Quel est le rôle du Syndic de copropriété?

Rôle et responsabilités du syndic de copropriété

Le syndic de copropriété est une personne physique ou morale, mandatée par l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble, le syndicat des copropriétaires, pour le représenter. Il est en charge de l’administration des parties communes de la copropriété ainsi que de ses équipements collectifs pour le compte des copropriétaires. C’est lui qui doit faire respecter le règlement de la copropriété et mettre en œuvre les actions nécessaires à sa bonne conservation. Il a également pour rôle l’exécution de l’ensemble des décisions prises pendant l’Assemblée générale.

En tant que mandataire de la copropriété, le syndic engage ses responsabilités civile et pénale. Vis-à-vis du syndicat des copropriétaires tout d’abord, s’il n’exerce pas correctement ses fonctions, s’il commet une faute ou ne respecte pas les règles de fonctionnement de la copropriété il peut être condamné. Il peut être amené à verser des dommages et intérêts s’il en résulte un préjudice pour la copropriété. Cela peut être le cas si par exemple le syndic prend une décision sans avoir au préalable demandé l’accord de l’assemblée générale des copropriétaires.

La responsabilité du syndic peut également être engagée vis-à-vis d’un copropriétaire en particulier si par exemple il n’a pas réalisé des travaux et que cela vient perturber le  copropriétaire dans l’accès à son logement. A noter que si par contre un préjudice est subi par une personne extérieure à la copropriété, c’est la responsabilité de la copropriété qui peut être engagée, et non celle du syndic, même si le syndicat des copropriétaires peut se retourner par la suite contre son gestionnaire.

 

Le cadre réglementaire 

C’est l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété qui encadre la fonction du syndic de copropriété et détaille les différentes missions dont il est chargé. La loi ALUR du 24 mars 2014 a également apporté d’importantes modifications dans le rôle du syndic, nous l’avons déjà abordé dans un autre article. A noter que toute copropriété doit obligatoirement être représentée par un syndic. L’ensemble des copropriétaires, le syndicat des copropriétaires, doit voter en assemblée générale s’il souhaite confier la gestion de la copropriété à un syndic professionnel ou à un copropriétaire.

Afin de pouvoir exercer ses missions, le syndic professionnel doit détenir une carte professionnelle délivrée par la chambre de commerce et d’industrie et portant la mention « Syndic de copropriété ». Pour l’obtenir il doit :

  • Etre en mesure de justifier d’une aptitude professionnelle : diplômes et/ ou expérience sur le terrain,
  • Avoir contracté une assurance responsabilité civile professionnelle,
  • Disposer d’une garantie suffisante pour couvrir les fonds de toutes les copropriétés qu’il gère (avec un minimum de 110 000€),
  • Prouver qu’il n’est pas dans l’incapacité ou sous l’interdiction d’exercer cette profession.

 

Contrat et politique tarifaire

La loi ALUR a introduit en 2015 la notion de modèle type pour le contrat de syndic. Ainsi depuis cette date tous les contrats de syndic doivent comporter deux parties : une partie forfaitaire pour la gestion courante, et une autre partie incluant les prestations complémentaires.

La rémunération forfaitaire annuelle comporte donc toutes les prestations entrant dans le cadre de la gestion courante et le contrat prévoit ensuite les prestations optionnelles qui peuvent être incluses au forfait ou celles qui sont exclues des missions du syndic.

ALUR a également prévu une liste limitative des prestations que le syndic pourra facturer hors forfait et qui feront alors l’objet d’une rémunération spécifique comme la tenue d’assemblée générale extraordinaire, la gestion des litiges et contentieux…

syndic de copropriété

 

Quelles sont les missions du syndic de copropriété ?

Le respect du règlement de copropriété

Le règlement intérieur de la copropriété est le document qui définit les règles de fonctionnement de l’immeuble. Obligatoire, il régit la vie de la copropriété en instaurant les droits et les devoirs de chacun des copropriétaires.

Faire respecter le règlement de copropriété est l’une des missions essentielles du syndic. Il doit s’assurer que les règles sont bien suivies mais aussi intervenir lorsque l’un des résidents (copropriétaire ou locataire) ne les respecte pas. En effet, les copropriétaires peuvent saisir leur syndic si l’un des membres de la copropriété déroge au règlement. Le syndic doit alors prendre contact avec le contrevenant. Si la personne n’entend pas coopérer et que la situation le justifie alors le syndic pourra saisir la justice afin de faire réparer les troubles causés.

Si le contrevenant est un locataire, le syndic doit aussi informer le copropriétaire bailleur car c’est ce dernier qui est responsable des agissements de son locataire.

 

La gestion administrative

Le syndic de copropriété a également pour mission le suivi administratif de la copropriété. C’est lui qui établit et tient à jour la liste des copropriétaires avec l’indication de leurs lots.   

Ce suivi passe également par la gestion de l’assemblée générale. Il doit obligatoirement la convoquer une fois par an et établir l’ordre du jour en amont. C’est lui ensuite qui rédige le compte rendu de la réunion et notifie le procès-verbal de l’assemblée générale aux copropriétaires. Le syndic doit également veiller à faire exécuter toutes les décisions prises pendant l’assemblée générale.

Le syndic est également responsable de l’immatriculation de la copropriété sur le registre des copropriétés. Rappelons que le 31 décembre 2018 est la date butoir d’enregistrement sur le registre pour toutes les copropriétés quelle que soit leur taille. Le syndic doit alors communiquer les informations suivantes afin qu’elles puissent figurer sur le registre : le nom de la copropriété, sa date de création, le nombre ainsi que la nature des lots, le nom du syndic représentant la copropriété, des informations sur les finances de la copropriété (montant du budget prévisionnel, provisions pour travaux…), sur son bâti (période de construction, type de chauffage…), ainsi que d’éventuelles difficultés au sein de la copropriété.  Pour rappel,  le registre des copropriétés a pour but de permettre aux pouvoirs publics de mieux connaître le parc de copropriétés en France afin de pouvoir intervenir au plus tôt en cas de besoin. Le syndic est aussi responsable de l’établissement et de la mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété qui comprend le numéro d’immatriculation de la copropriété.

Enfin, le syndic est également en charge de la conservation des archives de la copropriété. C’est lui qui détient les procès-verbaux d’assemblées générales ainsi que l’historique des documents de la copropriété sauf si le syndicat des copropriétaires a décidé en assemblée générale de confier la gestion des archives de la copropriété à une entreprise spécialisée.

 

La gestion comptable de la copropriété

C’est le syndic qui a en charge la gestion des finances de la copropriété.

Cela implique : 

  • la tenue de la comptabilité de la copropriété et de chaque copropriétaire de manière claire, détaillée et transparente,
  • la souscription d’une assurance pour l’immeuble. Elle doit être votée en assemblée générale. En cas de refus, le syndic pourra signer d'office un contrat d'assurance pour le compte de la copropriété,
  • l’ouverture et la gestion d’un compte bancaire séparé au nom de la copropriété,
  • le recouvrement des factures de la copropriété notamment celles en rapport avec l’entretien de celle-ci,
  • la gestion des impayés,
  • l’établissement d’un budget prévisionnel pour l’année à venir ainsi que l’émission de décomptes de charge pour chaque copropriétaire,
  • la soumission au vote de l’assemblée générale de la constitution d’une provision destinée à financer d’éventuels travaux à réaliser sur la copropriété,
  • la présentation des comptes de la copropriété lors de l’assemblée générale pour approbation. Le but de cette validation est de permettre au syndic de ratifier sa gestion financière et comptable. On dit communément qu’il demande le quitus.

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L’entretien de l’immeuble

Le syndic est responsable de l’entretien de la copropriété. Il peut s’agir par exemple de l’entretien du système de chauffage ou de l’ascenseur, du changement d’une ampoule, de faire appel à un professionnel lorsqu’une intervention est nécessaire dans les parties communes, telle qu’une fissure dans un mur par exemple.  A ce titre, c’est lui qui est également chargé de sélectionner et de négocier avec les prestataires qui interviennent dans l’immeuble. A noter que lorsqu’il s’agit de réparations urgentes nécessaires à la sauvegarde de la copropriété le syndic peut intervenir sans consultation et accord préalable de la copropriété. Tous les autres travaux et notamment s’ils sont plus importants, doivent par contre être validés en amont lors de l’assemblée générale de la copropriété.

Toutes les interventions concernant l’entretien de la copropriété sont répertoriées dans le carnet d’entretien. Il est de la responsabilité du syndic de l’élaborer et de le mettre à jour. Les copropriétaires peuvent demander à le consulter à tout moment.

C’est également le syndic qui, en tant que mandataire de la copropriété, négocie et signe les contrats nécessaires comme les contrats d’entretien (chaudière, ascenseur…) et de fourniture (gaz, eau…).

Enfin, le syndic est responsable de la gestion du personnel employé par la copropriété : gardien, personnel d’entretien… Il doit prendre en charge son recrutement, l’établissement de son contrat de travail, le traitement de ses congés, la gestion de sa rémunération (versement et déclarations) et de sa formation.

 

Représentation du syndicat des copropriétaires

Le syndic représente le syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire l’ensemble de la copropriété à l’extérieur de celle-ci. Il est le mandataire de la copropriété et peut donc passer des contrats en son nom et pour son compte vis-à-vis de tiers.

C’est également lui qui peut être amené à représenter la copropriété devant la justice. Il n’a pas besoin d’autorisation préalable de l’assemblée générale pour défendre la copropriété lorsqu'elle est attaquée ou en cas d'action en référé. Sinon il doit obligatoirement obtenir une autorisation à la majorité simple de l'article 24.

syndic de copropriété

Comment bien gérer ses copropriétés ?

Nous l’avons vu plus haut, votre mission en tant que syndic de copropriété est très polyvalente. Vous devez être présent auprès de vos copropriétaires sur tous les fronts. En janvier 2017, CLCV (
Association nationale de défense des consommateurs et usagers) et Notre Temps ont publié les résultats de leur « 3ème édition du baromètre CLCV-Notre temps ». Dans le cadre de cette enquête ils ont interrogé des copropriétaires au sujet de leur syndic et de la gestion de leur copropriété. Les résultats du sondage ont montré que pour près d’un copropriétaire sur trois les principales qualités attendues d’un syndic sont la rigueur et la réactivité.  De plus, l’enquête a fait ressortir que 22% des copropriétaires interrogés favorisent les syndics mettant en avant un mode de gestion basé sur l’aspect relationnel et humain.

 

Rigueur et efficacité

Une gestion rigoureuse est la principale qualité attendue d’un syndic. Lorsqu’une copropriété opte pour un syndic professionnel c’est parce qu’elle souhaite bénéficier des services d’un prestataire qui va lui apporter son savoir-faire dans des domaines qu’elle ne maitrise pas (comptable, juridique…) mais c’est aussi pour la tranquillité d’esprit.

Un procès-verbal bien rédigé, une gestion efficace des contrats, un suivi rigoureux des prestataires… Ce sont autant de qualités qui vont être saluées par les copropriétés.  Une bonne gestion passe nécessairement par une application stricte des missions énoncées plus haut. Mais elle ne s’arrête pas au volet comptable et administratif, elle doit être partagée avec la copropriété.  En effet, les copropriétaires et le conseil syndical doivent eux aussi être conscients de leur rôle et de l’étroite collaboration qu’ils doivent mettre en place avec vous, leur gestionnaire. En effet, même un syndic rigoureux ne peut pas être informé de tout et c’est auprès d’eux que vous allez pouvoir obtenir les informations indispensables concernant la copropriété, tels que par exemple de petits incidents liés à l’intervention d’un prestataire. C’est alors à vous syndic d’insuffler cette dynamique d’échange.

Le syndic peut aussi, nous le verrons dans la dernière partie de cet article, s’appuyer sur des outils pour l’accompagner dans sa tâche : logiciel de gestion d’assemblée générale ou solution de gestion des interventions…

 

Disponibilité et réactivité

La facilité à contacter son syndic et la rapidité avec laquelle ce dernier va répondre aux demandes de ses copropriétaires fait indéniablement partie des principales qualités recherchées par les copropriétaires. Inversement le manque de réactivité peut-être la cause de nombreux dysfonctionnements : aggravation d’un problème technique, factures non réglées, indemnités d’assurances non perçues, conflits internes…

Deux facteurs peuvent être avantageux pour le gestionnaire : la proximité géographique entre les bureaux du syndic et les immeubles qu’il gère ou encore une organisation interne optimisée. Dans le premier cas, vous pouvez vous déplacer régulièrement sur place, même pour très peu de temps afin de faire avancer un dossier en attente. Dans le second cas, vous devez maitriser les outils de communication vous permettant d’être extrêmement réactif même à distance : email, plateformes de communications, applications mobiles dédiées aux copropriétaires…

Ces outils ne viendront pas remplacer votre présence physique mais pourront prendre le relai lorsque votre présence sur place n’est pas nécessaire, ou encore en dehors des heures d’ouverture en cas d’urgence. Le métier de syndic reste un métier de proximité et pour être encore plus réactif vous devez avoir une bonne connaissance des copropriétés que vous gérez : configuration de l’immeuble, caractéristiques techniques du bâtiment…

 

La transparence

La transparence c’est avant tout pour le syndic la capacité à communiquer sur les services qu’il rend à ses copropriétaires. La profession a trop longtemps souffert d’une mauvaise réputation car les copropriétaires s’estimaient mal informés et pas assez impliqués dans la gestion de leur copropriété. La législation a fait de grandes avancées dans ce domaine notamment avec ALUR qui depuis 2015 a rendu obligatoire le compte séparé ainsi qu’un extranet copropriétaires permettant de diffuser les informations comptables de la copropriété. Mais la transparence ne doit pas se limiter à l’extranet, qui n’est qu’un outil, elle doit être présente à toutes les étapes de l’intervention du syndic auprès des copropriétés.

Un contrat de syndic clair et explicite par exemple permettra dès le départ de poser les jalons d’une gestion efficace et sans mauvaise surprise. Les copropriétaires doivent être informés des honoraires liés à chaque prestation avant même de s’engager de manière contractuelle. Au quotidien également, vous avez, en tant que syndic, tout à gagner à communiquer au maximum avec vos copropriétaires. Mieux informés ils seront mieux armés pour prendre les décisions concernant la gestion de leur copropriété. Par exemple, si les copropriétaires ont un accès facilité à la comptabilité de la copropriété, ils pourront plus aisément approuver les comptes pendant l’assemblée générale et votre tâche s’en trouvera facilitée.

 

Étude de cas : Comment réussir son lancement d’activité de syndic de  copropriété en 18 mois ?

Bien s'organiser avec un logiciel de gestion de copropriété

L’automatisation des tâches pour une plus grande efficacité

Une solution logicielle est un appui de taille pour tout syndic de copropriété. Elle va vous permettre de mieux vous organiser pour mettre en place une gestion efficace.  Grâce au logiciel vous avez un accès simple et rapide aux données concernant vos copropriétés. Vous pouvez automatiser certaines tâches pour gagner du temps au quotidien, limiter les erreurs et vous organiser plus efficacement dans vos différentes missions.

Un logiciel de gestion des assemblées générales par exemple va vous permettre d’éditer l’ordre du jour en quelques clics seulement, d’animer l’assemblée générale en enregistrant les absents et représentés, de gérer les votes avec une prise en compte automatique des différentes majorités et enfin d’éditer le procès-verbal directement à la fin de l’assemblée générale pour signature.

Plus que de simples logiciels de gestion de copropriété il existe des solutions innovantes qui permettent d’aller encore plus loin dans ces automatismes. Vous allez ainsi pouvoir payer toutes les factures par virement directement depuis votre interface en ligne. En un clic seulement vous allez pouvoir éditer le fichier d’opérations pour la banque et enregistrer le paiement des factures en comptabilité. De la même manière vous pourrez automatiquement éditer vos factures d’honoraires à destination de vos copropriétés ou encore transmettre l’état daté au notaire en quelques clics.

 

De nouvelles applications pour être plus réactifs

Nous l’avons vu plus haut la réactivité est une qualité fort appréciée par les copropriétaires notamment dans les rapports avec leur gestionnaire. Il existe là aussi des outils vous permettant à vous syndic de mieux vous organiser pour répondre encore plus efficacement aux demandes de vos copropriétaires. Certaines applications sont apparues sur le marché très récemment. Elles permettent de faire le lien entre le syndic et la copropriété et fonctionnent globalement ainsi : un copropriétaire constate un incident dans les parties communes de son immeuble, il en informe son syndic directement par le biais de l’application. Le syndic reçoit une alerte et peut traiter la demande et informer la copropriété de l’avancée ainsi que de la clôture du dossier.

Ce type de solution peut vous permettre de gagner un temps considérable dans la gestion des incidents qui surviennent régulièrement au sein des copropriétés. En plus, grâce à elles vous impliquez davantage vos copropriétaires et en les tenant informés de vos avancées vous mettez en avant votre rigueur ainsi que votre réactivité.

Pour une gestion encore plus efficace, optez pour une solution globale incluant ce type d’application. Dans ce cas, le module de gestion des évènements ou interventions est directement interfacé à la solution de gestion que vous utilisez au quotidien. Cela évitera la double saisie et en plus l’historique de l’intervention sera directement enregistré dans les données archivées de la copropriété. En plus des messages associés à un incident vous pourrez ainsi consulter les devis demandés aux prestataires ainsi que la facture du fournisseur retenu, le paiement de celle-ci etc.

 

Un extranet copropriétaire performant pour une transparence totale

Nous l’avons mis en avant à plusieurs reprises dans nos publications, si l’extranet copropriétaire est à la base une obligation née des récentes évolutions législatives, notamment ALUR en 2015,  il serait dommage pour le syndic de ne pas exploiter au maximum cet outil de communication incontournable. Si certaines solutions se limitent à une simple mise en conformité, certains extranets proposés sur le marché vont beaucoup plus loin en inscrivant l’extranet copropriétaires comme une véritable plateforme au cœur de la relation entre le syndic et ses copropriétés.

Ces solutions de nouvelles générations permettent aux copropriétaires d’accéder en toute transparence à la vie de leur copropriété. Ils peuvent notamment :

  • Consulter la comptabilité de leur copropriété en temps réel,
  • Accéder à l’historique des opérations,
  • Voir les dépenses de la copropriété par rapport au budget qui a été voté,
  • Afficher les factures correspondantes…

Les fonctionnalités innovantes de ces solutions vont permettre de simplifier le quotidien des copropriétaires, et ils vous en seront reconnaissants :

  • L’intégralité de leurs documents archivés en ligne et accessibles à tout moment : appels de fonds, convocation et procès-verbal d’assemblée générale,
  • La messagerie interne pour vous contacter ou déclencher une demande d’intervention,
  • L’abonnement ou courrier électronique,
  • L’automatisation du prélèvement des appels de fonds…

Ainsi, l’extranet copropriétaires va vous permettre de donner une visibilité complète à vos copropriétaires, de valoriser votre mission et de vous démarquer de vos concurrents en proposant des services en plus. 

 

Externaliser pour mieux gérer son temps

Malgré la présence d’outils dont l’efficacité n’est plus à démontrer il reste tout de même compliqué pour vous syndic de ne pas vous laisser déborder par la quantité de demandes émanant de vos copropriétés, les dossiers aux échéances rapprochées… Difficile de rester disponible parfois, surtout si vous devez gérer de front plusieurs activités au sein de l’agence : la location, la gestion, la transaction… Si on rajoute à cela les aléas que rencontrent toutes les entreprises (congés maladie, difficultés de recrutement…) on comprend mieux pourquoi certains cabinets se tournent parfois vers l’externalisation.

Aujourd’hui faire appel à un prestataire spécialisé afin qu’il prenne le relais sur une partie de la gestion du portefeuille ne signifie plus perdre la main sur sa gestion. Il existe des solutions qui proposent un compromis intéressant permettant au syndic de conserver son mode de gestion habituel et le relationnel avec ses copropriétés tout en déléguant certaines tâches : reprise des copropriétés, rapprochements bancaires, envoi des courriers, préparation de l’arrêté comptable…

Les prestataires qui proposent ces solutions sont des professionnels de la gestion de copropriété avec lesquels vous avez la possibilité de communiquer au quotidien lorsque vous rencontrez des difficultés dans la gestion de vos copropriétés ou sur lesquels vous pouvez vous appuyer si vous lancez votre activité. En ayant recours à une solution de ce type vous gagnez un temps précieux que vous pourrez réaffecter au développement commercial de l’agence ou encore à consacrer davantage de temps sur le terrain à l’entretien des copropriétés ou à développer un relationnel de qualité avec vos copropriétaires.

 

Nous l’avons vu le rôle et les missions du syndic de copropriété sont fortement encadrés par la loi, mais pour être reconnu par les copropriétaires comme un gestionnaire de qualité le syndic devra en plus se montrer transparent, rigoureux et réactif. Face à cela, un modèle de gestion à la fois efficace et permettant un relationnel solide avec ses copropriétés n’est pas simple à mettre en place pour le gestionnaire. Heureusement il bénéficie d’outils lui permettant d’optimiser son organisation : logiciels de gestion de copropriété, applications de gestion d’immeubles, extranet copropriétaires … Ou peut-être la solution idéale est-elle d’externaliser les tâches qui peuvent l’être tout en conservant ce qui fait du syndic un métier de service et de proximité. 

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