Les missions d'un syndic de copropriété

La profession de syndic de copropriété a une définition assez simple qui répond à des principes de base : agir au nom du syndicat des copropriétaires et représenter la copropriété. À ce titre, au quotidien, le rôle de ce professionnel de l’immobilier est de garantir l’intégrité des bâtiments de cette dernière ainsi que le respect des décisions votées en assemblée générale tout en assurant la gestion administrative et financière. Aussi, le syndic est polyvalent et ses missions font appel à des domaines de compétences variés et on le retrouve à toutes les étapes de la gestion d’un immeuble.

Il est tout d’abord l’agent administratif qui produit des documents, applique la loi et les décisions des copropriétaires. Il fait ensuite, valoir ses compétences comptables dans la gestion financières des copropriétés qui lui sont confiées tout en les pérennisant, enfin, en assurant l’intégrité des bâtiments et des données.

1. Le syndic, régisseur de copropriétés

La mission commerciale du syndic

Un syndic ne peut travailler que lorsqu’il a des copropriétés à gérer. Pour cela, il doit se faire connaitre en tant que syndic auprès des copropriétaires, conseils syndicaux ou promoteurs.

Il est alors nécessaire d’être actif en direct ou sur le net :

• Échanger et proposer ses services à ses propres clients en transaction ou location,
• Démarcher, faire des parutions,
• Se tenir informé des recherches de syndic, des mises en concurrences, des appels d’offres,
• Afficher son activité et ses avantages en agence et sur un site internet clair.

Les démarches et le suivi de copropriété avant la signature du contrat peuvent s’étendre sur plusieurs mois ou années. En effet, il est nécessaire de se faire élire par la copropriété et cela peut ne pas se faire dès la première approche. Il faut convaincre un nombre suffisant de copropriétaires.

Après la signature du contrat, les anciens et nouveaux syndics organisent la passation et le transfert des documents.

Le syndic et son rôle administratif

Il revient au syndic d’établir et de maintenir à jour les documents des copropriétés :

• La liste des copropriétaires avec les lots, état civil et coordonnées (domicile, adresse email),
• La fiche synthétique,
• Le carnet d’entretien,
• Les données financières et techniques de la copropriété et du bâtiment,
• Immatriculer ou s’assurer de l’immatriculation de toutes les copropriétés (obligatoire depuis le 31/12/2018).

Les copropriétaires s’appuient sur le syndic et attendent de lui qu’il se tienne informé des nouveautés en termes de communication ou de législation et les conseille quant à la gestion, leurs droits et devoirs.

L’Assemblée générale, le rôle central du syndic de copropriété

Le syndic s’occupe des différentes étapes d’une assemblée générale :

• Préparation du dossier de convocation : en partenariat avec le conseil syndical, il établit l’ordre du jour, les bilans, les documents comptables et les documents annexes.
• Convocation : en général, elle a lieu une fois par an. Des urgences particulières ou des demandes de copropriétaires peuvent amener à la convocation d’assemblées générales extraordinaires. L’envoi se fait en lettre recommandée avec accusé de réception.
• Tenue de l’assemblée générale : il doit recueillir les pouvoirs, les signatures des présents sur la feuille de présence, encadrer les débats et les orienter en partageant ses connaissances techniques, juridiques, administratives et enfin noter les votes de chacun en suivant l’ordre du jour.
• Envoi des procès-verbaux à tous les copropriétaires.
• Application scrupuleuse, durant les années suivantes, des décisions prises à chaque assemblée générale.

2. Le syndic de copropriété, comptable du syndicat des copropriétaires

Le syndic a la responsabilité de la gestion financière de la copropriété. En qualité de gestionnaire et donc de comptable de celle-ci, il s’occupe ou délègue cette tâche. Il doit pouvoir répondre aux questions des copropriétaires et produire à tout moment les documents comptables qui attestent de son travail et permettent de vérifier l’état financier de la copropriété. Plusieurs fois par an, le conseil syndical peut se mettre en relation avec le syndic pour vérifier les comptes.

Auprès du copropriétaire, ses missions financières se résument essentiellement à :

• L’établissement des appels de fonds personnalisés,
• L’encaissement des paiements des charges,
• L’établissement des historiques comptables et décomptes de charges annuels.

Auprès de la copropriété :

• Le traitement des factures et leur paiement,
• Le suivi des comptes : rapprochements bancaires mensuels,
• Arrêté comptable annuel et proposition des budgets prévisionnels,
• Relances, recouvrement,
• Gestion du personnel : embauche et licenciement, vérification des heures, gestion des congés, fiches de paie, versement du salaire et gestion des prélèvements sociaux, déclarations sociales.

Pour l’agence :

• Reverser régulièrement la rémunération de l’agence pour ses missions,
• Tenir la comptabilité claire et à jour,
• Tous les mois : éditer les documents comptables qui doivent être cohérents entre eux, notamment les balances des copropriétaires, des copropriétés, la pointe de trésorerie…

3. Syndic de copropriété, ce garant de l’intégrité matérielle des bâtiments et des données

Le rôle technique du syndic

Le syndic assure un suivi des copropriétés de son portefeuille, il doit agir pour la conservation, la garde et l’entretien du bâtiment. Aussi, il participe au choix des différents intervenants dans les domaines de la sécurité, l’entretien des équipements collectifs et du bâtiment. Il signe les contrats et s’assure de leur bonne exécution. Ainsi, c'est à lui qu’il revient d’assurer la copropriété.

Il assure la veille technique en effectuant régulièrement des tournées d’inspection des locaux qui lui permettent de se rendre compte du respect du règlement intérieur et de l’état du bâtiment. Lors de ces inspections, s’il détecte des anomalies, il peut s’occuper de les résoudre, soit pour les petits budgets avec l’accord du Conseil syndical, soit pour les soucis importants en demandant à des entreprises de venir faire les constatations et établir des devis à présenter en assemblée générale.

De même, il est amené à initier les poursuites judiciaires pour ses syndicats, dans des situations de dégradation des biens par de tierces personnes. C’est lui qui doit porter plainte au nom du syndicat des copropriétaires à la gendarmerie et missionner avocats et huissiers pour s’occuper du dossier si besoin. Dans ces cas de dégradations volontaires ou non, le syndic intervient sur les aspects techniques, en tant qu’expert, il établit des diagnostics et fait exécuter les travaux par des entreprises pour réparer les dégradations et s’assurer de la pérennité du bâtiment.

La mission archivistique du syndic de copropriété

L’archivage est une obligation, qu’il est possible de déléguer avec l’approbation de l’assemblée générale. Le syndic ne fait pas payer de frais de garde puisqu’il conserve ces données pour gérer la copropriété.

Toute copropriété doit conserver ses archives afin d’avoir un historique et de pouvoir le cas échéant produire des preuves de travaux, des décennales qui s’y réfèrent ou de distribution d’information comme les convocations d’assemblées générales. Lors de procédures judiciaires, par exemple, il est nécessaire de fournir aux avocats certaines pièces qui parfois remontent à plusieurs années pour justifier de démarches qui ont été faites par le syndicat.

Soumis à la législation, le syndic est un chef d’orchestre qui se doit de la respecter dans tous les aspects de son métier. En tant qu’expert, il est tenu de connaitre toutes les nouveautés. Multitâche, le syndic doit se souvenir de mettre son sens du service au premier plan afin de satisfaire ses clients et de développer sa notoriété.