Les avantages de l'externalisation pour une gestion plus sereine

Le recours à l’externalisation est une pratique de plus en plus répandue dans les entreprises en général. Le secteur de l’immobilier ne fait pas exception puisqu’on constate que de plus en plus d’agences ont tendance à déléguer la gestion d’une partie de leur activité à un prestataire extérieur. Mais qu’est-ce que l'externalisation? Peut-on réellement tout déléguer? Nous répondrons à ces questions et analyserons ensemble les avantages de ce type de pratique, que ce soit en terme de gestion des ressources ou d’organisation interne.

1. Qu’est ce que l’externalisation ?

L'externalisation est l’action de confier à une société extérieure une ou plusieurs tâches secondaires. Le champs d’intervention du prestataire sous-traitant est établi par contrat et porte majoritairement sur des tâches non stratégiques, pour lesquels l’entreprise n’a pas de réelle valeur ajoutée. On constate ainsi une tendance de plus en plus importante à l’externalisation de l’accueil (standard), de la comptabilité générale ou encore de la force de vente...Dans le secteur de l’immobilier, certains acteurs proposent la sous-traitance d’un volet métier plus important comme la relation clients, la gestion comptable etc. On peut ici s’interroger sur les limites de ce type de pratique.

2. Peut-on vraiment tout déléguer ?

La réponse mérite d’être nuancée. Un professionnel de l’immobilier est mandaté par ses clients pour accomplir une mission bien particulière. S’il souhaite déléguer l’intégralité de sa gestion alors il en a tout à fait le droit mais il confie dans ce cas son portefeuille à un autre prestataire et ne le gère plus du tout. C’est ce qu’on appelle communément la “mise en nourrice”. Si toutefois il ne souhaite déléguer qu’une petite partie de sa gestion c’est parfaitement envisageable mais il doit garder sous contrôle les responsabilités pour lesquelles il a été mandaté. Par exemple, dans le cadre de la gestion locative, la carte professionnelle lui confère entre autres le droit de percevoir les loyers des locataires ou encore de payer les factures pour le compte des propriétaires mandants… S’il délègue ces tâches à un autre prestataire, il faudra s’assurer que lui aussi en a le droit et que le mandat soit bien signé par le bon interlocuteur. 

Dans les faits, les professionnels de l’immobilier ont souvent recours à l’externalisation de la gestion administrative et comptable. Ce qui leur permet de garder la main sur le terrain : relationnel client, démarchage commercial, mouvements locataires en gestion locative ou entretien des copropriétés pour le syndic...

3. Quels sont les avantages ?

• Une meilleure gestion des ressources

Le premier avantage de l’externalisation est financier. Cette pratique va permettre à la société de n’allouer que les ressources nécessaires à un service donné. Prenons l’exemple concret d’une agence qui souhaite se lancer dans la gestion locative et qui n’a qu’une poignée de lots. Il sera plus pertinent économiquement d’avoir recours à un sous-traitant et de ne payer qu’un abonnement pour ce petit portefeuille. En effet, recruter dès le départ un employé pourrait grever la rentabilité du service et créer un emploi dont la pérennité à terme ne serait pas assurée. L’agence va ici procéder à l’échange de coûts fixes contre des coûts qu’elle pourra faire varier en fonction de l’activité.

• Une performance accrue

En ayant recours à un sous-traitant pour déléguer les tâches pour lesquelles elle n’a pas de valeur ajoutée l’agence va se dégager du temps pour se concentrer sur son coeur de métier. Elle va gagner en qualité de deux manières. D’une part parce qu’elle va pouvoir passer plus de temps sur un champs d’activité qu’elle maîtrise et d’autre part parce que le sous-traitant, lui aussi spécialisé, se verra confier une mission relevant d’un domaine pour lequel lui aussi a des compétences indéniables. Par exemple, une agence immobilière qui décide de passer par une société spécialisée pour externaliser une partie de sa gestion comptable va s’assurer que sa comptabilité sera parfaitement exécutée alors que de son côté elle aura plus de temps pour développer commercialement son portefeuille. 

Autre argument, le fait d’avoir recours à une société extérieure spécialisée va également permettre à l’entreprise qui sous-traite de monter en compétence. L’expertise du prestataire apporte un savoir faire supplémentaire à l’entreprise qui n’avait pas les ressources en interne pour développer cette compétence.

• Une plus grande souplesse dans l’organisation

Avoir recours à l’externalisation va permettre à l’agence d’avoir une capacité d’adaptation plus importante, nous l’avons vu plus haut en allouant ses ressources au gré des fluctuations de l’activité. Mais le fait de posséder une partie de ses ressources humaines en dehors des frontières de l’entreprise va aussi lui permettre de s’assurer une certaine stabilité, la continuité de l’activité étant en partie assurée par un prestataire sous contrat. 

Nous le voyons actuellement avec les contraintes économiques et sanitaires en place, il est de plus en plus important que les sociétés soient en mesure de se montrer réactives pour maintenir leur activité en place et soient en mesure de faire preuve de souplesse : télé travail, isolement de salariés, arrêts maladie simultanés… L’externalisation peut-être une réponse efficace à ces nouvelles problématiques. A condition de garder en tête que tout ne se délègue pas et qu’un relationnel efficace fait partie des critères de sélection d’un professionnel au même titre que ses compétences techniques.