Comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ?

La rédaction ainsi que la notification du procès-verbal est la dernière étape de l’assemblée générale de copropriété. En tant que syndic, il est de votre responsabilité de veiller à la rédaction et à la diffusion de ce document indispensable. Tout comme la convocation d’assemblée générale, le procès-verbal est soumis à des règles strictes et encadré par la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Voici donc un petit mémo pour ne rien oublier.

Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale de copropriété ?

Le procès-verbal est en quelque sorte un compte rendu de l’assemblée générale de copropriété. Ce document, généralement rédigé par le syndic, doit impérativement être établi à la fin de chaque assemblée générale. Il réunit l’ensemble des décisions prises ou des résolutions votées pendant celle-ci. Pour que l’assemblée générale soit valide, ce document doit être signé par le président de séance, les scrutateurs et le secrétaire.

Les procès-verbaux sont tous réunis au sein d’un registre spécialement dédié et tenu par le syndic de copropriété. Les copropriétaires peuvent à tout moment réclamer au syndic une copie du procès-verbal. Vous pouvez alors mettre à disposition ce document sur l’extranet de vos copropriétaires pour qu’ils puissent y avoir accès à tout moment.

Que doit-il contenir ?

Le procès-verbal d’assemblée générale doit faire figurer :

• Chaque résolution votée au cours de la séance avec pour chacune le résultat des votes,
• Le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes et leur nombre de voix,
• Les réserves qui ont pu être formulées par les copropriétaires opposants.

À noter que la feuille de présence doit être impérativement annexée au procès-verbal de l’assemblée générale. Pour rappel, celle-ci doit être signée en début de séance et faire figurer « les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose » (article 14 du Décret n° 67-223 du 17 mars 1967).

Comment notifier le procès-verbal d’assemblée générale ?

C’est vous, syndic de copropriété, à qui revient la mission d’envoyer le procès-verbal d’assemblée générale, et ce, dans le mois suivant la tenue de celle-ci. Il doit être envoyé aux copropriétaires suivants :

• Les défaillants : les copropriétaires qui n’étaient ni présents ni représentés par un mandataire pendant l’assemblée générale et les abstentionnistes.
• Les opposants : les copropriétaires qui ont voté contre une ou plusieurs résolutions abordées durant l’assemblée générale. Il faut noter que sont également considérés comme opposants les copropriétaires ayant voté pour une résolution ayant été rejetée ou contre une résolution ayant été approuvée.

La notification doit dans ce cas se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique (LRE) si les copropriétaires en ont fait la demande et ont renseigné leur adresse email. 

En pratique, les syndics de copropriété préfèrent souvent envoyer le procès-verbal de l’assemblée générale à tous les copropriétaires pour éviter tout risque de contestation, avec un envoi en lettre simple aux copropriétaires qui ne sont ni opposants, ni défaillants.

Depuis la loi ALUR, le syndic doit impérativement informer l’ensemble des occupants de la copropriété des décisions prises en assemblée générale, les locataires notamment qui ne peuvent pas assister à la séance. Il suffit pour cela d’afficher le procès-verbal de l’assemblée générale dans les parties communes, le hall de l’immeuble par exemple. Il est important de noter que c’est la réception du procès-verbal qui fait courir le délai de contestation de l’assemblée générale, ou d’une décision prise durant celle-ci.

La contestation

Les copropriétaires peuvent contester l’assemblée générale ou toute décision votée pendant celle-ci dans un délai de deux mois suivant la réception du procès-verbal. Il faut savoir que, passé ce délai, toutes les décisions prises pendant l’assemblée générale sont définitives.

Seul un copropriétaire opposant ou défaillant (voir définitions ci-dessus) peut contester une décision ou demander l’annulation d’une assemblée générale.

• Contestation d’une résolution : il faut qu’une irrégularité ait été constatée au niveau du vote. On notera parmi les motifs de demande d’annulation d’une résolution par exemple une erreur de majorité ou l’absence d’un document devant être joint à la convocation…
• Annulation complète de l’assemblée générale : peuvent dans ce cas être mises en avant des anomalies concernant la convocation à l’assemblée générale (retard dans le délai de convocation par exemple ou oubli d’un copropriétaire) ou dans la tenue de celle-ci comme l’élection d’un mandataire en tant que président de séance ou encore des irrégularités constatées sur le procès-verbal.

À savoir que l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 précise toutes les modalités de contestation de l’assemblée générale de copropriété.

La contestation d’une assemblée générale ou d’une décision de celle-ci implique l’engagement d’une procédure contre le syndicat des copropriétaires devant le Tribunal de grande instance (TGI) du lieu où se situe la copropriété.

Vous l’avez compris, le procès-verbal est donc une étape de l’assemblée générale nécessitant beaucoup de rigueur pour vous, syndic de copropriété. Pour vous aider à vous organiser, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de gestion des assemblées générales. Il vous accompagnera dans toutes les étapes de l’assemblée générale et vous permettra notamment d’éditer votre procès-verbal en fin de séance pour signature. Vous mènerez ainsi à bien votre mission plus sereinement en évitant toute irrégularité pouvant conduire, nous l’avons vu plus haut, à une éventuelle contestation d’un copropriétaire.