Les applications mobiles pour les copropriétaires

Les copropriétaires sont de plus en plus demandeurs de solutions leur permettant une communication plus fluide avec leur syndic ainsi qu’un accès plus transparent aux informations de leur copropriété. La loi ALUR puis la loi ELAN ont confirmé la tendancea en rendant obligatoire pour tous les syndics la mise à disposition d’un extranet copropriétaire dès 2015. En parallèle de cet espace sécurisé en ligne, d’autres innovations technologiques apparaissent depuis quelques années pour répondre à la demande de copropriétaires de plus en plus connectés : les applications mobiles.  Penchons-nous sur l’émergence de ces solutions dans l’univers de la copropriété. Quels avantages pour les copropriétaires, pour le gestionnaire ? Nous décrypterons ensuite Gérer-ma-Copro, une application mobile à destination des copropriétaires qui a le vent en poupe.

1. Applications mobiles : une extension de l’extranet copropriétaires ?

L’extranet copropriétaires a été initié par la loi ALUR pour favoriser la transparence au sein des copropriétés. Ainsi, depuis le 1er janvier 2015, les syndics professionnels ont l’obligation de mettre en place un espace sécurisé en ligne afin que l’ensemble des documents relatifs à la copropriété soit accessible 24h/24, sauf si l’assemblée générale en décide autrement. « Le syndic est chargé (…) de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical ». En 2018, la loi ELAN est venue apporter des précisions notamment sur la teneur des documents et informations qui doivent être accessibles sur l'extranet copropriétaires.

Quelques années après ALUR, le bilan de l’extranet est plutôt mitigé : une mise en place pas toujours homogène ou un outil encore trop rarement utilisé par les copropriétaires... En effet, même si l’objectif premier était d’offrir une meilleure transparence, l’adhésion des copropriétaires n’est pas encore unanime car les solutions proposées manquent souvent de clarté et n’offrent pas toujours une ergonomie optimale. Ainsi pour faciliter l’accès à un extranet finalement souvent boudé par les copropriétaires, de nouvelles solutions sont apparues, utilisant le téléphone mobile ou la tablette comme support : il s’agit des applications mobiles.

Ces solutions peuvent être un produit à part entière ou l’extension d’un extranet à destination des copropriétaires. Elles sont facilement téléchargeables et leur utilisation sur mobile est aisée car elles sont spécialement développées pour ce type de support. Une vraie révolution lorsqu’on sait que de plus en plus de connexions sur internet sont faites hors domicile, via un smartphone notamment.

2. Quels avantages pour la copropriété ? 

L’émergence des applications mobiles à largement simplifié la vie en copropriété, que ce soit du point de vue des copropriétaires ou du gestionnaire.

• Pour le copropriétaire :

Les avantages sont nombreux. L’application répond en premier lieu à un souci de transparence clairement exprimé par les copropriétaires. Ils peuvent grâce à l’application accéder simplement, en temps réel, et depuis n’importe où, à toutes les informations relatives à leur copropriété. Ils gardent ainsi un œil sur la gestion de leur copropriété, se sentent plus impliqués dans les décisions relatives à celle-ci et donc mieux préparés pour l’assemblée générale.

L’application mobile est aussi une réponse efficace au reproche souvent fait par les copropriétaires à leur syndic : ils ne le trouvent pas assez disponible et lui reprochent souvent son manque de réactivité. Grâce à cette solution, le copropriétaire va pouvoir communiquer plus simplement avec son syndic en utilisant un moyen pratique et qu’il privilégie dans la grande majorité de ses échanges aujourd’hui : son téléphone portable.  

• Pour le syndic

Lui aussi bénéficie des avantages de ce système en termes de communication : une diffusion de l’information plus rapide et plus large à destination de ses copropriétés mais aussi une meilleure prise en charge des incidents et du suivi de ces derniers. L’application mobile va en effet proposer d’autres moyens d’alerte aux copropriétaires permettant une plus grande réactivité de la part du syndic car plus efficaces que les appels téléphoniques souvent chronophages.

Mais c’est aussi côté image que les applications mobiles sont un véritable atout pour le syndic de copropriété. Elles lui permettent de s’inscrire dans une stratégie numérique d’avenir, de mettre en avant une gestion innovante. De plus, en proposant une solution permettant de devancer les besoins des copropriétaires, le syndic va pouvoir valoriser sa qualité de service ainsi que son professionnalisme. Ces deux éléments sont de véritables avantages dans un secteur de plus en plus concurrentiel ou satisfaction des clients et gain de temps sont les mots d’ordre.

3. Gérer-ma-Copro : plus qu’un extranet copropriétaires, une application mobile de nouvelle génération

Gérer-ma-Copro est un extranet copropriétaires innovant qui a vu le jour en 2012. Développé bien avant ALUR, il prônait déjà la transparence et une communication simplifiée entre les différents acteurs gravitant autour de la copropriété. Depuis une dizaine d'années maintenant, Gérer-ma-Copro a connu plusieurs évolutions lui permettant d’être toujours au fait des évolutions législatives (ALUR puis ELAN) mais aussi des toutes dernières tendances en matière d’innovations technologiques. Une application du même nom est proposée en accompagnement de cet extranet pour offrir aux copropriétaires une solution parfaitement adaptée à l’univers mobile.

Cette application permet aux copropriétaires de communiquer plus simplement et en toute transparence avec leur syndic. Ils peuvent ainsi, depuis leur mobile :

• signaler directement un incident à leur syndic avec photo à la clé et suivre la résolution de celui-ci,
• se tenir informés des dernières actualités de leur copropriété,
• communiquer avec leur syndic en quelques clics grâce à la messagerie intégrée,
• s'abonner pour recevoir les courriers du syndic par voie électronique,
• gérer le prélèvement de leurs appels de fonds.

Ils pourront également accéder en temps réel aux informations de leur copropriété en toute transparence et ainsi consulter :

• la comptabilité de leur copropriété,
• les documents de leur copropriété,
• leur solde,
• leur historique comptable,
• les courriers envoyés par leur syndic : appels de fonds, convocation à l’assemblée générale etc.

Pour les membres du conseil syndical, Gérer-ma-Copro a prévu l’accès à des informations spécifiques telles que les relevés du compte banque, le relevé des dépenses détaillées ainsi que des documents, messages et actualités spécialement dédiés.

L’extranet copropriétaires, pourtant souvent réclamé, est encore trop fréquemment boudé car manquant de praticité d’utilisation et de clarté. Les applications mobiles comme Gérer-ma-Copro se positionnent comme des réponses pertinentes et plus adaptées aux tendances actuelles et présentent de véritables avantages tant pour les copropriétaires que pour le syndic.