4 bonnes raisons d'opter pour un logiciel de syndic complet

Vous êtes syndic de copropriété. C’est un métier exigeant qui fait appel à des compétences variées. Votre rôle et vos responsabilités en tant que gestionnaire de copropriété sont soumises à un cadre légal ce qui demande rigueur et professionnalisme. Il existe heureusement des outils pour simplifier votre quotidien et vous appuyer dans vos différentes tâches. Pour être efficaces, ces solutions doivent être complètes afin de couvrir l’éventail des problématiques que vous rencontrez dans votre métier de syndic de copropriété.

1. La gestion comptable avec un logiciel de comptabilité de copropriété

La gestion comptable des copropriétés est le cœur du métier de syndic. Elle est l’une des missions principales que le syndicat des copropriétaires confie au gestionnaire. Ce volet répond à tout un ensemble de règles régies par le plan comptable et ne doit pas être pris à la légère. Pour être efficace et mener à bien votre mission l’esprit tranquille, vous devez vous équiper d’un logiciel de comptabilité de copropriété. Vous pourrez y saisir de manière simplifiée les mouvements comptables et produire en quelques clics tous les documents prouvant que les comptes de la copropriété sont tenus en bonne et due forme : grands livres, balances comptables, état des dépenses détaillées…

Vous pourrez également éditer facilement à l’attention de vos copropriétaires tous les documents indispensables à la gestion de la copropriété : appels de fonds, de travaux, d’avance, décompte de charge…

Il est donc important que votre logiciel de gestion de copropriété présente un volet comptable efficace et complet, mais il doit aussi couvrir d’autres fonctionnalités afin de pouvoir réellement vous être d’une aide précieuse dans votre quotidien de syndic.

2. Tous les outils nécessaires pour un bon logiciel gestion de copropriété

Nous vous recommandons donc un logiciel de gestion de copropriété plus complet et qui ne se limite pas uniquement à la comptabilité. En effet, dans le cadre de votre activité de gestionnaire de copropriété, vous êtes amenés à prendre en charge d’autres missions : gérer l’entretien de la copropriété, les assemblées générales, les demandes spécifiques de vos copropriétaires ou des membres du Conseil Syndical… Nous vous conseillons donc plutôt une solution tout-en-un, possédant différents modules adaptés à ces différentes problématiques :

• Un module de gestion événementielle pour centraliser les demandes de vos copropriétaires, les faire suivre à vos fournisseurs, suivre l’intervention et en informer la copropriété.
• Un module de gestion des assemblées générales pour créer vos ordres du jour, gérer les présences et les votes et éditer les procès-verbaux.
• Un module de gestion bancaire pour prélever les appels de fonds, payer vos fournisseurs par virement ou encore accéder en temps réel aux comptes bancaires de vos copropriétés.
• Un extranet copropriétaires complet et innovant pour communiquer en direct avec vos copropriétaires et leur proposer des services donnant de la valeur ajoutée à vos prestations.

Entre autres bien entendu ! Un logiciel de gestion de copropriété complet vous permettra de gagner en temps, en efficacité et en tranquillité d’esprit.

3. Et le marketing ? 

Et bien oui ! Il existe aussi des logiciels de gestion de copropriété qui vont jusqu’à vous aider dans votre phase de démarchage commercial auprès de vos futures copropriétés. Ce coup de pouce marketing s’opère de deux manières :

• D’une part, par la mise en avant d’un extranet copropriétaires innovant et qualitatif inclus dans la solution. L’espace en ligne devient alors une véritable vitrine pour vous en tant que syndic de copropriété, car il vous permet de présenter des services que ne proposent pas vos concurrents : dématérialisation du courrier, suivi des interventions, paiement par prélèvement…
• D’autre part, par la mise à disposition d’outils de communication vous aidant à présenter vos services. On trouvera notamment un site internet clés en main avec email et nom de domaine personnalisé, une plaquette de présentation à votre effigie ou encore des supports vidéos.

Ainsi, certaines solutions à destination des syndics relèvent davantage du service complet que du simple logiciel de gestion de copropriété. D’autres prestataires vont encore plus loin dans la notion de service et proposent un accompagnement par une équipe d’experts en gestion de copropriété.

4. Un accompagnement au quotidien

On est ici au summum de la notion de « all included ». Il existe en effet, parmi le panel de solutions proposées aux syndics de copropriétés, certaines formules novatrices incluant, en plus de ce qui a été décrit plus haut, le suivi au quotidien par une équipe de gestionnaires de copropriétés. Ces experts sont à votre écoute si vous avez besoin d’un conseil ou si vous rencontrez une situation particulière pour laquelle un retour d’expérience est le bienvenu. Mais surtout, vous allez pouvoir leur déléguer un certain nombre de tâches bien définies :

• reprise des données,
• rapprochements bancaires,
• édition et envoi des appels de fonds, de travaux, d’avance,
• relances,
• préparation de l’arrêté comptable,
• envoi de la convocation à l’assemblée générale,
• envoi du PV d’AG…

Le marché des solutions et services à destination des syndics de copropriété propose des solutions attractives ayant toutes un objectif commun : vous faciliter le quotidien en tant que gestionnaire de copropriété. Certaines proposent cependant des services plus complets que d’autres, vous permettant alors de vous libérer du temps pour développer encore plus efficacement votre portefeuille… ou pour souffler, tout simplement.