PARTIE 3 - Logiciels syndic : des solutions de plus en plus évolutives

le 8 sept. 2021 11:22:00

Nous l’avons vu, les outils mis à disposition des syndics professionnels ont évolué depuis une dizaine d’années permettant aux gestionnaires de répondre aux attentes des copropriétaires elles-aussi en constante migration. En effet, ces derniers sont plus exigeants vis-à-vis de leur syndic qu’ils souhaitent plus réactif et plus transparent dans sa gestion. Nous allons voir que de nouvelles alternatives s’offrent aujourd’hui aux syndics professionnels avec pour but de leur faire gagner du temps pour être justement en mesure d'être plus disponibles et plus efficaces.

1. De nouvelles alternatives pour mieux gérer ses priorités

Déléguer pour être plus présent

Nous l’avons vu dans les deux précédents articles de ce dossier, les solutions métiers à disposition des syndics sont de plus en plus connectées et automatisées. Mais le but de ces évolutions n’est pas d’écarter le syndic de sa mission, bien au contraire. Les automatismes proposés par les logiciels syndics ne se substituent pas au gestionnaire. Ces innovations vont permettre au syndic de laisser la technologie intervenir là où il n’a pas réellement de valeur ajoutée pour qu’il puisse se concentrer sur son cœur de métier. C’est l’opportunité pour lui de mieux gérer son temps pour pouvoir être plus présent auprès des copropriétaires et sur le terrain, là où son savoir-faire et son professionnalisme sont indispensables.

Une évolution en accord avec les attentes des copropriétaires

Un sondage IPSOS publié en septembre 2020 montre qu’une faible majorité des français, aujourd’hui seulement 66%, déclarent être satisfaits de leur syndic. Ils sont même 36% à vouloir en changer. Plusieurs motifs sont évoqués qui viennent appuyer les idées avancées jusqu’ici dans ce dossier :

une grande majorité des copropriétaires (67%) reprochent à leur syndic d’avoir recours à des outils obsolètes pour gérer leur copropriété,
85% des copropriétaires souhaitent une meilleure communication et une véritable digitalisation des documents échangés avec les syndics,
la réactivité du gestionnaire face aux demandes des copropriétaires ne satisfait pleinement que 22% des Français,
31% se déclarent insatisfaits de la communication du syndic à l’égard des copropriétaires vis-à-vis de l’avancement des dossiers de la copropriété.

Ces chiffres montrent bien qu’il est important que le syndic de demain soit en mesure de profiter pleinement des avantages que les évolutions technologiques apportent à ses outils de travail mais aussi qu’il doit se montrer plus réactif et plus disponible. En réponse à cela, d’autres alternatives sont possibles

2. De nouvelles alternatives pour gagner en efficacité : l’externalisation

L’externalisation c’est quoi?

L‘externalisation consiste à confier à un autre prestataire, extérieur à la société, dans notre cas à l’agence, la gestion d’une partie des tâches liées à un domaine bien particulier. Par exemple, certains prestataires proposent aux syndics de copropriété de leur confier la gestion administrative et comptable de leur portefeuille.

Il y a plusieurs avantages à ce type de pratique :

l’agence bénéficie d’un savoir faire qu’elle n’a peut-être pas au sein de sa structure, et ce sans avoir à recruter et à assurer la gestion des ressources humaines,
elle ne va payer le service qu’à hauteur de ses besoins et ainsi avoir une meilleure maîtrise de sa rentabilité,
elle va avoir la capacité d’absorber de façon plus souple et réactive les aléas du marché, qu’il s’agisse d’un ralentissement de l’activité ou au contraire d’une arrivée massive de nouvelles copropriétés,
pour un démarrage d’activité, l’externalisation est un moyen de limiter la prise de risque financier et de bénéficier dès le départ du savoir-faire d’une entreprise spécialisée.

Le rôle central du logiciel syndic

Et que devient notre logiciel syndic si le gestionnaire délègue une partie de sa gestion? Il n’est pas relégué au second plan bien au contraire, il va devenir un élément central du relationnel entre l’agence et le prestataire de service. En effet, le logiciel syndic va être le moyen privilégié de transmission des informations entre le syndic et l’équipe de gestionnaires qui suit son dossier chez le prestataire.

Le syndic va renseigner les informations qu’il constate sur le terrain, comme les factures à régler mais aussi le règlement de ces factures, la réception du règlement des appels de fonds, les relevés de banque...Le prestataire de son côté va pouvoir prendre connaissance des dossiers pour assurer les tâches qui lui ont été déléguées comme par exemple la relance des locataires débiteurs, les rapprochements bancaires…

Les copropriétaires vont aussi bénéficier des retombées de cette plateforme d’échange et pouvoir consulter via leur extranet les informations provenant de l’agence mais aussi les documents édités par le prestataire. Bien entendu son intervention est invisible à leurs yeux, les éditions portant généralement le logo de l’agence et le prestataire ne rentrant pas en direct avec les copropriétaires gérés par le syndic.

Pour que cette méthode soit plus parlante, nous avons choisi de développer un exemple concret : la solution KEL Syndic 360, package réunissant le logiciel syndic et la prestation d'externalisation de la gestion administrative et comptable des copropriétés.

3. Etude de cas : la solution KEL Syndic 360

Le Groupe KEL édite des solutions logicielles à destination des syndics de copropriété depuis 1988. Nous avons choisi de clôturer ce dossier spécial “Logiciels syndic” en l’illustrant avec un exemple concret : la solution KEL Syndic 360.

Plus qu’un logiciel syndic...

KEL Syndic 360 est une solution full web qui vous permet à vous, syndic, d'accéder aux données de vos copropriétés à tout moment, depuis n’importe quel ordinateur relié à internet. L’outil existe également sous forme d’application mobile pour poursuivre votre mission également sur le terrain lors des visites d’immeuble par exemple. Côté copropriétaires, un extranet complet propose des fonctionnalités intéressantes comme l’abonnement au courrier électronique ou la gestion du paiement des appels de fonds.

KEL Syndic 360 propose aussi de nombreux automatismes tels que la gestion intégrée des courriers, l’échange de données informatisées bancaires ou encore la gestion des assemblées générales dématérialisées, thématiques que nous avons développées plus tôt dans cette série d’articles.

Le Groupe KEL est un acteur innovant qui a souvent été précurseur dans le milieu des logiciels de gestion de copropriété. Ainsi la solution KEL Syndic 360, 6ème génération de logiciel syndic édité par le groupe, est à l’écoute constante des toutes dernières innovations technologiques mais aussi des problématiques qui touchent au monde de l’immobilier.

Ainsi, parce que les syndics sont demandeurs de plus de flexibilité dans la gestion de leur temps, le Groupe KEL a décidé d’aller plus loin en proposant plus qu’un logiciel syndic, une véritable prestation de service à destination des syndics professionnels.

Une prestation de service dédiée aux syndics professionnels

KEL Syndic 360 n’est pas un simple logiciel syndic. Cette solution de gestion de copropriété intègre la participation d’une équipe de comptables syndics mise à disposition par le Groupe KEL.

L’équipe d’experts va accompagner le client syndic professionnel dans la gestion quotidienne de ses copropriétés :

en le formant en continu à l’utilisation de la solution,
en répondant à ses éventuelles problématiques métiers,
en prenant le relais sur certaines tâches liées à la gestion administrative et comptable de son portefeuille : reprise des copropriétés, rapprochements bancaires, envois des courriers, arrêtés comptables...

Pour le syndic c’est un réel avantage en termes d’organisation. Il va gagner en souplesse puisqu’il va pouvoir utiliser la prestation à hauteur de ses besoins. Il n’utilisera les ressources mises à disposition par la solution que pour les copropriétés qu’il gère, ce qui évitera surtout en phase de démarrage, le recrutement d’un collaborateur qui sera sous employé faute d’un nombre important de copropriétés à prendre en charge.

Pour regagner la satisfaction de ses copropriétaires à 100% le syndic de demain va devoir se montrer novateur dans la sélection et l’utilisation de ses outils de travail, notamment son logiciel syndic. Il pourra également explorer d’autres pistes comme le recours à l'externalisation afin d’optimiser son organisation et de concentrer ses efforts sur le suivi de ses dossiers et la communication avec ses copropriétaires.