PARTIE 2 - Logiciels syndic : des solutions de plus en plus automatisées

Nous l’avons vu dans le premier article de ce dossier spécial, les logiciels syndic évoluent afin de proposer aux professionnels de l’immobilier des réponses efficaces aux problématiques d’aujourd’hui. Ainsi, les récentes innovations technologiques ont permis à ces outils d’être davantage connectés et aux syndics de proposer plus de transparence dans leur gestion au quotidien. Mais l’évolution des techniques permet également aux solutions logicielles de s’enrichir de nouvelles fonctionnalités, plus automatisées, afin de permettre aux syndics de gagner du temps et de se montrer plus efficaces dans certaines de leurs tâches quotidiennes. Développons ici quelques exemples.

1. La gestion des courriers

En tant que syndic de copropriété, vous êtes amené à envoyer de nombreux courriers à vos copropriétaires tout au long de votre mission. 

Un cadre strict

La législation impose un cadre strict en ce qui concerne les correspondances entre le syndic et les copropriétaires. Si le gestionnaire dispose d’une certaine latitude en ce qui concerne les envois d’appels de fonds, les convocations par contre doivent être envoyées dans un délai de 21 jours au moins avant la date d’assemblée générale et en lettre recommandée. Il en est de même pour le PV de l’AG qui doit être notifié par recommandé dans le mois suivant la séance notamment aux copropriétaires défaillants ou opposants. 

A cela s’ajoute la généralisation de l’utilisation du courrier électronique qui implique elle aussi des enjeux supplémentaires. Il faut valider les préférences des copropriétaires et recueillir leur consentement. Enfin, une fois envoyés les différents types de courriers, vous devez être en mesure de quantifier les sommes qui peuvent être refacturées aux copropriétés… En bref, la gestion à la fois des délais et des types d’envois représente parfois un challenge pour vous syndic.

Une gestion intégrée de A à Z

Certains éditeurs de logiciels syndic ont bien compris tous les enjeux de ce dossier fastidieux et proposent aux professionnels de l’immobilier des solutions intégrant la prise en charge de A à Z de la gestion du courrier par la solution logicielle. Ainsi, les copropriétaires choisissent en amont le format des courriers qu’ils souhaitent recevoir. C’est ensuite le logiciel syndic qui prend le relais en éditant les courriers : 

• sous format papier pour les envois par courrier postal traditionnel,
• sous forme de PDF pour les envois électroniques.

Les courriers sont ensuite envoyés ou notifiés aux copropriétaires selon les cas. Ils sont également mis à disposition de ces derniers sur leur extranet de manière à être disponibles pour la consultation à tout moment. Les preuves de dépôts sont de leur côté archivées sur la plateforme du syndic pour être utilisées en cas de besoin. 

Et la facturation me direz vous? La solution d’envoi de courriers étant interfacée avec le logiciel syndic, les frais liés à l'affranchissement ou l’acheminement des courriers peuvent être refacturés aux copropriétés en quelques clics seulement… Un vrai gain de temps pour le syndic !

2. La connexion bancaire

Entre l’encaissement des appels de fonds, de travaux, d’avance, le paiement des factures fournisseurs ou encore le versement des honoraires, les mouvements bancaires sont nombreux dans le monde de la gestion de copropriété. Dans ce domaine aussi, de grandes avancées ont été réalisées afin de permettre au syndic de gagner en efficacité et de limiter les erreurs.

EBICS et l’échange de données informatisées 

EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) est en réalité un canal permettant l’échange de données bancaires informatisées entre les comptes bancaires des copropriétés et le logiciel syndic. Ce système, utilisant les normes SEPA, est matérialisé sous la forme d’un contrat passé entre vous syndic et la banque qui héberge les comptes des copropriétés que vous gérez. Les données qui vont être transportées par cette connexion vont permettre :

• de récupérer les lignes des comptes bancaires des copropriétés en temps réel et ainsi d’automatiser les rapprochements bancaires,
• de récupérer les virements entrants de vos copropriétaires directement dans le logiciel syndic sans avoir besoin d’aller sur le site de la banque vérifier chaque compte de chaque copropriété,
• d’éditer depuis le logiciel syndic les fichiers d’opérations bancaires pour les prélèvements des appels de fonds ou encore les paiements des factures fournisseurs par virement. Grâce à la connexion, ces ordres d’opération seront ensuite transportés sur le site de la banque et vous n’aurez plus qu’à les valider. Le tout en quelques clics seulement.
  
  

Cas concret : automatiser le paiement des factures

Une fois mise en place cette connexion et si le logiciel syndic le permet, payer vos factures fournisseurs devient un jeu d’enfant. Une fois les factures saisies, vous allez pouvoir procéder au paiement en quelques clics seulement. Il suffit de passer en revue les factures à payer pour chacune de vos copropriétés et si le solde du compte banque le permet, de cliquer sur le bouton “payer”. Le logiciel va alors créer un fichier unique d’opérations bancaires sur lequel figurera l’intégralité des virements qui sont prévus toutes copropriétés confondues. Vous n’aurez plus qu’à vous connecter au site de la banque pour signer électroniquement l’ordre de virement. Le logiciel syndic enregistrera dans un même temps le règlement de toutes les factures “payées”. On limite ainsi le risque d’erreur de saisie, et le paiement des factures fournisseurs est bouclé en quelques minutes seulement !

3. Les assemblées générales

Les principales évolutions technologiques apportées aux logiciels de gestion de copropriété en ce qui concerne les assemblées générales ont surtout été motivées par le contexte économique et sanitaire actuel : crise COVID, confinements successifs, difficultés à tenir les assemblées générales…

Des contraintes liées à un contexte particulier

A l’ère du COVID 19, organiser une assemblée générale est particulièrement délicat. Les syndics ont dû revoir leur organisation et plusieurs solutions ont été mises en place :

• l’assemblée générale en présentiel tout en respectant les gestes barrière : port du masque, salle aérée, limitation du nombre de participants... Dans les faits, ce type d’assemblée générale n’a pu être organisé que pour les petites copropriétés.
• l’assemblée générale en visioconférence : l’ordonnance datée du 25 mars 2020 autorise le recours à la visioconférence ou au vote par correspondance jusqu'à la fin du mois suivant l'arrêt de l'état d'urgence sanitaire, sans que la décision soit préalablement validée en AG. En réalité, cette méthode est peu utilisée car les syndics ne disposent pas encore d’outils adaptés.
• l’assemblée générale par correspondance  : le vote par correspondance (VPC) a été choisi pour 60 % des 200 000 assemblées générales qui se sont tenues entre septembre 2020 et janvier 2021 (source UNIS février 2021). Il permet aux syndics de pouvoir effectivement tenir leurs assemblées générales dans les temps et sans risque mais on leur reproche bien entendu leur manque d’interactivité.
• l’assemblée générale mixte : cette méthode regroupe plusieurs modes de participation. Elle offre un maximum de souplesse aux copropriétaires mais demande une organisation importante côté gestionnaire.

Des réponses techniques pour plus de souplesse

Les syndics ont dû composer dans un délai parfois très court avec ces changements de méthodes et nouvelles pratiques. Certains logiciels syndic ont su évoluer en conséquence et proposer une réponse adaptée au travers d’un module de gestion des assemblées générales offrant davantage de souplesse. Alors que certains éditeurs ont proposé des applications permettant le vote par correspondance, d’autres ont offert au syndic plus de souplesse d’utilisation afin de s’adapter aux différents cas de figure évoqués ci-dessus. Il est ainsi possible au syndic à la fois d’enregistrer ses votes par correspondance en amont de la séance mais aussi de faire l’appel des copropriétaires en renseignant sur son logiciel syndic les différents modes de participation : par correspondance, à distance, en présentiel...

Qu’il s’agisse de contraintes liées au contexte ou de l’évolution des technologies, les logiciels destinés aux professionnels de l’immobilier et notamment les solutions à destination des syndics de copropriété ont su s’adapter. Ces logiciels syndics offrent aujourd’hui des possibilités intéressantes en termes d’automatisation de certaines tâches jusqu’ici fastidieuses comme la gestion des courriers, des opérations bancaires ou encore des assemblées générales. Mais l’évolution des besoins des gestionnaires à également fait naître de nouvelles méthodes de travail, comme nous le verrons dans le dernier article de notre dossier spécial “Logiciels syndic“.

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