PARTIE 1 - Logiciels syndic : des solutions de plus en plus connectées

En tant que syndic de copropriété, vous utilisez au quotidien des solutions logicielles pour vous accompagner dans toutes vos démarches. Ces outils sont amenés à évoluer régulièrement pour faire face aux changements dans la législation mais également pour s’adapter aux innovations technologiques. Ces dernières années, le marché des logiciels s’est fortement diversifié et sont apparues sur le marché de nouvelles formes de logiciels syndic, plus connectées. Quels sont les avantages de ces solutions en ligne? Comment les applications qui en découlent permettent-elles réellement au syndic de gagner en efficacité dans le traitement de ses missions quotidiennes? Faisons le point sur ces nouveaux logiciels de gestion de copropriété.

1. Les avantages d’un logiciel syndic en ligne

Les nouveaux logiciels de gestion de copropriété qui sont apparus sur le marché ces dix dernières années sont en réalité des plateformes en ligne, également appelées “full web” ou “sur le cloud”. Ces applicatifs ne sont plus installés dans les bureaux du syndic mais bien hébergés sur des serveurs distants et accessibles depuis internet.

Plus de souplesse et de simplicité

Le premier avantage de ce type de solution est qu'il élimine la notion de compatibilité Mac, PC, Linux… En effet vous pouvez utiliser votre logiciel syndic sur n’importe quel ordinateur à condition qu’il soit relié à internet. Pour y accéder, il n’y a donc plus de licence à acheter, mais plutôt des comptes utilisateurs à ouvrir ce qui permet un accès plus souple au logiciel.

Une plus grande accessibilité aux données

Avec ce type de solution, les données de vos copropriétés sont accessibles 24h/24 et depuis n’importe où. Vous allez donc pouvoir vous connecter à votre outil de travail depuis votre domicile ou votre lieu de vacances aussi simplement que si vous étiez au bureau et ce sans contrainte horaire. C’est un réel avantage dans le contexte actuel où le télétravail est largement répandu.

Une maintenance plus efficace

Les aspects techniques de ce type de logiciel syndic sont également intéressants. Puisqu’avec ces solutions vos données sont sauvegardées sur plusieurs serveurs distants, vous ne subirez pas de perte même si votre poste informatique est hors-service. De plus, les dysfonctionnements sont bien plus rares sur ce type de formule que sur des logiciels installés car ils sont résolus à la source pour tous les utilisateurs simultanément. De la même manière, plus besoin non plus d’installer de mise à jour, ces dernières sont faites automatiquement.

La limite majeure : la sécurité des données 

L’inconvénient des logiciels syndic en ligne réside surtout dans la dépendance de ce type de solution au réseau internet. Effectivement l’accès à la plateforme est impossible en cas de coupure. Mais cet inconvénient peut être facilement contourné car les pannes sont généralement locales et on peut toujours accéder aux données depuis un autre poste ou en partageant la connexion avec son téléphone portable. 

Les logiciels de gestion de copropriété présentent donc des avantages importants aussi bien en termes d’accessibilité des données que de souplesse d’utilisation. Mais cette petite révolution technologique ne se limite pas à vous syndic, vos clients aussi peuvent en bénéficier au travers de l’extranet copropriétaires.

2. L’extranet copropriétaires au service de tous

L’extranet copropriétaires a été rendu obligatoire par la loi du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové, plus communément appelée loi ALUR. Qu’en est-il exactement?

Définition et contexte

La loi ALUR exige depuis 2015 que tous les syndics de copropriété donnent accès à leurs copropriétaires à un espace en ligne, privé et sécurisé. Dans cet extranet, les copropriétaires retrouvent des informations et documents de leur copropriété mais aussi concernant leur propre dossier. Certains textes de loi, notamment la loi ELAN, sont venus préciser de façon plus spécifique les éléments qui doivent impérativement être mis en avant sur cet espace par le syndic. Dans les faits, toutes les copropriétés n’ont pas réellement accès à cet outil qui pourtant présente de nombreux avantages.

Avantages pour les copropriétaires et le syndic de copropriété

Les copropriétaires sont mieux informés et peuvent participer plus activement à la vie de leur copropriété. Ils ont accès aux informations concernant la gestion du compte bancaire, du budget etc. ce qui les rassure dans un contexte où l’on reproche souvent au syndic son manque de transparence et de clarté. Côté syndic, l’extranet est souvent relié au logiciel syndic du gestionnaire et donc automatiquement alimenté. Il représente un réel plus, car en étant davantage informés, les copropriétaires sont mieux préparés à prendre les décisions qui s’imposent lors de l’assemblée générale. D’un point de vue commercial, c’est aussi un moyen de fidéliser les copropriétaires car le syndic propose ici un outil de communication, un service complémentaire à l’attention de ses clients.

Il y a extranet et extranet

Comme pour les logiciels syndic, tous les extranets proposés par les éditeurs de solutions logicielles ne se valent pas. Certaines solutions se limitent à diffuser les informations exigibles aux copropriétaires alors que d’autres vont beaucoup plus loin. L’extranet devient alors un outil au cœur de la relation entre le syndic et la copropriété. Certains extranet proposent également des services interactifs aux copropriétaires comme par exemple une messagerie pour communiquer avec le syndic ou encore la possibilité de gérer leur courrier ou le règlement de leurs appels de fonds. 

L’extranet copropriétaires est un premier pas vers une digitalisation de la sphère de la copropriété. Autres solutions connectées et qui viennent proposer une offre complémentaire aux logiciels pour syndics : les applications mobiles. 

3. Des applications mobiles pour gagner en efficacité

Le téléphone mobile est aujourd’hui l’outil incontournable. Dans la sphère privée comme dans la sphère professionnelle, il est présent à tout moment : prendre une photo, payer sa baguette de pain, prendre un rdv chez le médecin, faire ses courses… Il est donc tout naturel qu’il trouve aussi sa place dans le monde de la copropriété.

Les différents types d’applications

Il existe plusieurs types d’applications mobiles liées au domaine de la gestion de copropriété. Certaines s’adressent surtout aux copropriétaires et ont pour but de faciliter la communication au sein de la copropriété. D’autres proposent des solutions permettant une gestion de l’immeuble plus poussée : incidents, maintenance, gestion des contrats etc. Elles sont très utiles aux copropriétés gérées en syndic bénévole car elles représentent une véritable plateforme d’échange qui simplifie la gestion de la copropriété. Enfin, d’autres applications mobiles sont proposées par les solutions qui éditent les logiciels à destination des syndics de copropriétés. Les plus élaborées offrent des perspectives intéressantes en termes de communication et de gestion des incidents mais permettent également un accès aux données liées à la gestion de la copropriété.

Une réponse à un besoin croissant de mobilité

Chez le copropriétaire tout d’abord, l’application mobile proposée par le syndic va offrir la possibilité d’accéder aux informations en lien avec la gestion de la copropriété depuis n’importe où et à tout moment. Il va pouvoir communiquer plus simplement avec le gestionnaire de la copropriété en utilisant un outil plus réactif et qu’il a toujours dans la poche. Pour le syndic on ajoutera aussi le gain de temps que représente la possibilité d’avoir toujours à portée de main les informations relatives à son portefeuille y compris sur le terrain lorsqu’il est en pleine visite d’immeuble par exemple.

Une plus grande réactivité pour le syndic

Le syndic qui utilise l’application mobile en lien avec son logiciel syndic aura accès aux données de sa copropriété en temps réel y compris sur le terrain. Il pourra se montrer plus réactif dans la gestion des incidents puisqu'il recevra des alertes en direct sur son mobile. Mais c’est également en termes d’image que les applications mobiles sont un véritable atout pour le syndic de copropriété. Celles-ci permettent au gestionnaire de mettre en avant une gestion innovante, dynamique et professionnelle. De quoi se différencier dans un secteur de plus en plus concurrentiel.

Le logiciel syndic est un outil indispensable pour le gestionnaire de copropriété. ll évolue avec son temps et se fait de plus en plus connecté pour répondre à des besoins de mobilité croissants que ce soit dans le quotidien du gestionnaire mais aussi pour l’ensemble des copropriétaires.

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