Externalisation de la comptabilité : quels avantages pour les syndics de copropriétés et administrateurs de biens ?

le 20 août 2019 à 15:52:00

Les administrateurs de biens et syndics se retrouvent aujourd’hui submergés par des tâches fastidieuses qui les éloignent du cœur de leurs métiers. Nous l’avons déjà abordé ces derniers sont complexes et demandent de vastes connaissances dans des domaines très variés. Pourtant, de nouveaux services et innovations fleurissent sur le marché pour proposer aux professionnels des solutions automatisant les tâches ou les soulageant de celles-ci.

L’externalisation de la comptabilité fait partie de ces améliorations. De l’expert-comptable aux services et logiciels personnalisés, de nombreuses possibilités se développent, les professionnels de l’immobilier n’ont plus qu’à déterminer leurs besoins.

1. Pour quelles raisons se tourner vers l'externalisation de la comptabilité

La question de l’externalisation peut se poser à divers moments dans l’histoire d’une agence immobilière. Le recours à l’externalisation correspond toujours à un besoin précis :

Gain de temps et désengorgement d’un service :

Le travail administratif peut vite être chronophage et certaines agences se retrouvent débordées par un mauvais rapport entre flux de données à gérer et personnel disponible. En effet, lors d’un lancement d’activité, le travail peut vite dépasser la capacité du personnel restreint d’une agence. Ce cas de figure se retrouve également lors du départ de collaborateurs, retraite ou changement d’emploi. Mais aussi lors d’un développement rapide du portefeuille, la surcharge de travail finit par être telle que l’agence prend du retard.

Eviter le recrutement de comptables :

Le recrutement est une tâche souvent stressante qui prend du temps : entretiens, choix de la personne, intégration, compétences, le tout pour des tâches nécessaires mais sans grande valeur ajoutée.

Assistance et expertise :

L’externalisation permet de bénéficier d’une assistance et d’une expertise reconnue tout en ayant un accompagnement personnalisé :

  • Aider à la préparation des comptes pour les propriétaires, AG, caisses de garanties,
  • Vérification de leur validité et légalité,
  • Conseil,
  • Aide pour répondre aux questions des clients.

En effet, l’externalisation de ces missions plutôt invisibles pour les clients est un avantage certain. Elle donne l’assurance de ne pas être seul et de garder la gestion et les honoraires associés au sein de l’agence contrairement à la mise en nourrice par exemple. De plus, cela permet de proposer une gestion appropriée et de montrer une image qualitative et dynamique de l’agence tout en se concentrant sur son métier.

2. Copropriétés et gestion locative : que peut-on externaliser ?

L’avantage de l’externalisation se vérifie dans les deux métiers que sont le syndic et la gestion locative. Chacun ayant des missions pouvant être externalisées.

Pour le syndic :

Lors de la reprise :  

Il est alors nécessaire de saisir les éléments permanents mais aussi la comptabilité depuis le 1er jour de l’exercice :

  • Reprendre et établir le relevé général de dépenses, les balances, grands livres,
  • Analyse des données,
  • Noter et résoudre les anomalies.

Au quotidien :

Pour les propriétaires et fournisseurs :

  • Encaissement des règlements,
  • Justification des comptes,
  • Enregistrement et règlement des factures.

Aujourd’hui les règlements physiques ne sont plus si courants, la dématérialisation se développant. Les virements et les prélèvements se démocratisent ce qui permet un paiement plus sécurisé et un traitement plus rapide pour les syndics.

Mensuellement/ Trimestriellement/ Annuellement :

  • Rapprochements bancaires mensuels,
  • Régularisations,
  • Appels de fonds,
  • Relances,
  • Pré contrôle du relevé de dépenses de la balance,
  • Analyse et préparation des annexes SRU,
  • Modification des budgets votés,
  • Création des budgets pour les travaux votés,
  • Comptabilisation des soldes de répartition,
  • Edition des décomptes de régularisation,
  • Préparation et édition décomptes d’appels de fonds pour budget ordinaire et travaux,
  • Préparation pré état daté et état daté, …

En gestion locative :

Occasionnellement :

  • Reprise des lots suite à signature de bail,
  • Reprise de portefeuille,
  • Etablissement du décompte dépôt de garantie, gestion des fiches locataires au moment des entrées et départs.

Quotidiennement :

  • Encaissement des paiements de loyers,
  • Saisie et paiement des factures fournisseurs.

Mensuellement : 

  • Etablissement des avis d’échéances,
  • Quittancements,
  • Relances.

Annuellement :

  • Revalorisation des loyers,
  • Régularisation des charges locatives,
  • Vérification des charges récupérables et non récupérables,
  • Comptes rendus de gérance,
  • Arrêté des charges du locataire sortant.

3. Quelles solutions sont proposées pour l'externalisation ?

L’externalisation de la comptabilité doit être confiée à des personnes compétentes. Il existe aujourd’hui plusieurs options :

  • L’expert-comptable,
  • Les équipes comptables directement présentes chez certains éditeurs de logiciels de gestion immobilière qui se proposent d’intervenir sur le back office comptable.

Déléguer des tâches comptables à quelqu’un de l’extérieur mérite que l’on s’interroge sur les besoins de l’agence. En effet, l’externalisation à un coût certain ou tout est à ramener à des charges salariales et à une expertise. Cette sous-traitance peut être partielle ou totale pour avoir la meilleure combinaison prix/gain de temps possible.

Souvent les cabinets spécialisés peuvent être plus chers. Il faut alors bien étudier le contrat que l’on souhaite passer avec eux. Les experts-comptables sont des experts qui facturent essentiellement au temps passé sur une tâche. Certaines missions peuvent être alors réalisées par l’agence car elles ne demandent pas de savoir-faire particulier et pourraient être chronophages et coûteuses si l’expert-comptable s’en occupait.

Une fois bien définies les missions à confier, on établit un contrat sous forme d’une lettre de mission indiquant :

  • La nature de la mission,
  • L’exercice comptable à compter duquel elle s’applique,
  • Le montant des honoraires,
  • Les travaux précis confiés à l’expert-comptable et la répartition des tâches entre l’entreprise et lui,
  • Les conditions de résiliation.

Il faut également prendre en compte que l’accès aux informations peut ne pas être instantané. En effet, le travail de l’expert-comptable peut être fait à son cabinet et rester inaccessible hors demandes jusqu’à ce qu’il fasse son retour.

Les solutions proposées par les services d’externalisation des sociétés éditrices de logiciels informatiques sont différentes. Souvent, il s’agit de packs avec un tarif englobant toutes les tâches externalisées. Les plateformes logicielles sont alors développées dans le but de permettre le lien entre l’équipe et les agences.

 

L’externalisation est devenue un outil à étudier pour de nombreux professionnels de l’immobilier qui souhaitent se concentrer sur leur cœur de métier. Les solutions, diverses, permettent de répondre aux besoins et attentes de chacun pour permettre de dégager du temps et produire une gestion toujours plus transparente et qualitative. L’image d’une agence qui propose une gestion experte dans tous les domaines est un plus en termes de notoriété.

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