Les innovations bancaires au service des syndics et des copropriétaires

Nous l’avons vu avec le cloud et l’extranet copropriétaires, le monde de la copropriété est en train de passer progressivement à l’heure du numérique et ce n’est pas sans déplaire aux syndics mais aussi aux copropriétaires. De récentes innovations sont apparues sur le marché et permettent aux gestionnaires de gagner un temps précieux dans le traitement des tâches courantes liées à la gestion de leur portefeuille. La gestion bancaire ne fait pas exception. Les banques proposent de plus en plus d’outils innovants afin de faciliter les opérations quotidiennes propres aux activités de gestion locative et de gestion de copropriétés.

1. Quelles sont les principales innovations ?

EBICS

EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) est un système d’échange automatisé d’informations bancaires utilisant les nouvelles normes SEPA. Ce contrat passé avec votre banque va permettre de créer un canal d’échange entre les comptes bancaires de l’agence ou ceux des copropriétés et votre solution de gestion.

Les flux de données qui vont transiter par le biais de cette connexion vont notamment permettre :

• La récupération en temps réel des lignes des comptes bancaires en automatique directement dans votre solution de gestion,
• L’édition depuis votre solution de gestion de fichiers d’opérations en quelques clics ainsi que leur transport sur le site de votre banque où vous n’aurez plus qu’à valider les ordres de virements ou de prélèvements.

Le lecteur de chèques

Une autre innovation intéressante pour les syndics et administrateurs de biens est le lecteur de chèques. Il se présente sous forme d’un petit scanner qui va lire les informations du chèque mais également le numériser. En effet, chaque chèque comprend les identifiants IBAN et BIC sous forme d’un code CMC7 unique. Il s’agit d’un système de codage numérique : Caractères Magnétiques Codés à 7 bâtonnets. Ce code est lu par le lecteur de chèque et va permettre d’identifier le copropriétaire ou le locataire qui a effectué le paiement.

Grâce au lecteur, la saisie des règlements des loyers ou des appels de fonds va être simplifiée et l’image du chèque numérisée va pouvoir être stockée et intégrée dans la GED (Gestion Electronique des Documents).

2. Quelles sont les avantages de ces innovations ?

Qu’il s’agisse d’EBICS ou du lecteur de chèques ces innovations technologiques ont pour premier avantage de faire gagner un temps précieux au syndic ainsi qu’à l’administrateur de biens dans le cadre de la gestion de ses copropriétés ou de ses biens. La saisie du règlement des loyers ou des appels de fonds et une tâche récurrente parfois fastidieuse. Grâce à de tels outils, le gestionnaire va pouvoir permettre un règlement des appels par prélèvement ou encore par virement et automatiser en partie le traitement comptable de ces écritures.

De la même manière il va pouvoir mettre en place le virement pour le paiement des factures ou de ses honoraires. Mais concrètement comment cela se traduit-il au niveau de la solution de gestion ?  Nous l’avons constaté chez un éditeur pour lequel la connexion EBICS est intégrée à la solution de gestion de copropriétés par exemple. Le syndic doit au préalable avoir renseigné le RIB de ses fournisseurs sur l’interface. Ensuite lorsqu’il souhaite régler ses factures, il lui suffit de cliquer sur un bouton sur la ligne de chacune des factures à payer. La solution logicielle édite un fichier avec toutes les lignes de prélèvements à effectuer et le gestionnaire peut alors signer l’ordre d’opération sur le site de sa banque. La solution enregistre automatiquement le règlement de la facture au niveau de la comptabilité mais aussi au niveau de la banque.

Un autre avantage est la limitation du risque d’erreur. En effet les saisies comptables, en plus d’être chronophages sont sources de nombreuses fautes d’inattention ou encore d’oublis. L’automatisation d’une partie des saisies courantes va permettre au syndic tout comme à l’administrateur de biens de limiter ces erreurs. Elle va aussi être une opportunité intéressante en termes d’organisation interne au sein de l’agence. En effet, le comptable pourra alors éditer les fichiers depuis l’interface de la solution logicielle pour générer les virements et les prélèvements et le responsable de l’agence n’aura plus qu’à aller les valider sur le site de la banque.

3. Comment bénéficier de ce type d'innovations ?

C’est votre banque qui pourra vous proposer un contrat EBICS, ce contrat existe chez toutes les banques. Toutefois pour pouvoir l’utiliser avec votre solution logicielle ou encore pour bénéficier des avantages du lecteur de chèque il faudra vous rapprocher d’un éditeur de solutions de syndic ou de gestion locative. Attention cependant tous les prestataires ne proposent pas ce type d’automatisme. Pour fonctionner il faut tout d’abord qu’ils soient reliés à une solution full web puisque c’est par le biais d’une connexion internet que les flux de données sont transportés de la banque vers la solution logicielle et inversement.  D’autre part il faut que l’éditeur ait mis en place les développements nécessaires afin de permettre l’interfaçage de ces outils avec ses solutions logicielles. 

L’échange de données informatisées est une problématique qui touche tous les secteurs de l’économie et notamment le secteur bancaire ou encore l’immobilier. Les banques l’ont bien compris et proposent de plus en plus de solutions adaptées aux syndics et administrateurs de biens afin de leur permettre une automatisation croissante de leurs tâches les plus récurrentes.