Immobilier : quelles innovations dans la gestion des courriers ?

L’immobilier connaît depuis ces dernières années des évolutions techniques et législatives. Les professionnels de ce secteur bénéficient ainsi du développement de nouvelles solutions leur permettant de gagner en efficacité et en rentabilité dans leurs missions quotidiennes. C’est le cas notamment avec la gestion des courriers.

Les métiers de l’immobilier, syndic comme gestion locative, sont de grands producteurs de correspondances. Il convient de se demander quels types de courriers sont envoyés aux copropriétaires, propriétaires et locataires et comment il est prévu législativement de s’en charger. Nous nous intéresserons ensuite aux nouvelles méthodes de gestion apparues sur le marché comme l’externalisation ainsi qu’à la gestion des coûts associés à ce dossier.

1. Quels sont les courriers envoyés par une agence immobilière ?

Les agences immobilières communiquent quotidiennement avec de nombreux interlocuteurs et notamment par écrit. Si les emails ont permis de diminuer notablement le nombre de courriers postaux, il n’en reste pas moins que certains documents sont toujours adressés à leurs destinataires de manière physique.

En gestion locative, les courriers concernent essentiellement :

• Les quittances, avis d'échéances et comptes-rendus de gestion,
• Les révisions de loyer,
• Les relances : pour les locataires débiteurs, les justificatifs d'assurance...,
• Les communications écrites avec les locataires, propriétaires ou fournisseurs.

Dans la gestion des copropriétés les courriers sont plus nombreux :

• Les appels de fonds et appels de travaux en lettre simple,
• Les messages d’information,
• Les correspondances avec les fournisseurs,
• Les convocations à l’assemblée générale avec ordre du jour obligatoirement en recommandé avec AR. L’envoi de la convocation doit être fait 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale pour respecter le délai légal,
• Le procès-verbal d’assemblée générale, pour les opposants ou défaillants, doit être envoyé en recommandé avec accusé de réception pour respecter la légalité, pour les autres, un courrier simple peut convenir du moment que dans les deux cas il soit envoyé au plus tard dans le mois suivant,
• Les relances : la première peut être en courrier simple mais les suivantes doivent être faîtes en recommandé avec accusé de réception pour avoir une réelle valeur au niveau juridique,
• Les relevés de comptes et de charge, joint à la convocation ou en courrier simple.

2. Est-il possible pour un syndic ou un administrateur de biens d’externaliser la gestion de son courrier ? 

L’impression et la mise sous pli des envois est chronophage, la machine à affranchir ou l’affranchissement individuel à la poste sont onéreux, cette prestation bien qu’indispensable n’a aucune valeur ajoutée pour l’agence... C’est en réponse à ces constats que des solutions se sont développées autour de l’externalisation des courriers. Des dizaines de prestataires spécialisés proposent ainsi des formules adaptées pour permettre à chacun de se libérer de cette tâche fastidieuse et de se recentrer sur son métier.

Intégrée ou non à la plateforme de gestion immobilière, l’externalisation a plusieurs avantages :

• Gain de productivité : automatisation et/ou personnel extérieur pour éditer, mettre sous pli, affranchir, trier et poster,
• Sécurité et suivi : sauvegarde informatique des courriers, suivi des courriers, mise à disposition des gestionnaires et propriétaires/locataires,
• Economie : pas de perte de temps, prix avantageux puisque envoi en gros,
• Facturation détaillée.

Le fonctionnement est simple. Le gestionnaire met à disposition du prestataire les adresses et les courriers à transmettre. Le prestataire se charge de l’édition, de la mise sous pli, du tri, de l’affranchissement et du dépôt en poste des courriers pour les lettres simples et les recommandés.

Parmi les solutions les plus avancées dans ce domaine, certaines permettent l’automatisation de toute la procédure de gestion de courrier réduite en deux clics. L’ensemble de la procédure est intégrée : la génération des documents, leur archivage dans la GED de l’agence et sur les extranets des utilisateurs, les envois postaux, le traitement et la sécurisation des données dans la comptabilité agence, copropriétés, propriétaires et locataires mais aussi la refacturation éventuelle des frais d’affranchissement.

L’externalisation est une optimisation de vos envois. Qualitatif, ce service vous permet de mieux gérer votre temps et de respecter les délais légaux d’envois plus facilement.

3. Comment gérer les coûts de courrier en gestion locative et syndic de copropriété ?

La refacturation des frais postaux est encadrée par la loi. En effet, les administrateurs de biens ne peuvent refacturer à leur client ces frais qui doivent être pris en compte dans les frais administratifs ou les honoraires demandés par l’agence.

Pour le syndic, l’encadrement est plus souple. Depuis le 1^er juillet 2015, le contrat de syndic doit faire apparaître dans l’article 7.2.1 la mention suivante : « l’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés. ». Ainsi si le syndic ne peut plus facturer les frais d’édition ou de papeterie, il peut récupérer auprès de ses copropriétés les frais postaux non compris dans le forfait de base. Les copropriétés paient donc des factures d’affranchissement correspondant aux courriers envoyés dans le cadre de sa gestion.

Pour cette refacturation, il peut être intéressant de mettre en avant auprès des copropriétaires l’utilisation d’un service d’externalisation. En effet, les frais d’envois de courrier, surtout en lettre recommandée, représentent des frais élevés. Pour des copropriétés importantes cela peut aller jusqu’à quelques milliers d’euros par an. Cette correspondance postale est encore aujourd’hui celle qui répond au mieux aux cadres du droit immobilier. Dans ce cas, l’externalisation peut faire considérablement économiser aux résidences.

D’un point de vue juridique, dans les métiers de la gestion immobilière, syndic ou gestion locative, le courrier postal est encore aujourd’hui incontournable. En effet, les recommandés avec accusés de réception font office de preuves lors des procédures judiciaires qui peuvent être menées par les syndics et les gestionnaires. Dans ce cadre, il est important de respecter délais et modalités d’envois tout en réduisant l’impact financier. Pour cela des solutions innovantes permettent un réel gain de temps pour les agences et leurs clients.