Vos premiers mandats de gestion : où les trouver et comment les gérer?

Vous venez d’ouvrir votre agence ou de lancer un service de gestion locative dans votre structure. Vous avez rempli les formalités administratives permettant d’obtenir votre carte professionnelle mention “gestion locative” auprès de la Chambre de Commerce et d’Industrie. Vient à présent la toute première étape, et non des moindres, qui consiste à développer votre portefeuille clients en vous rapprochant de votre cible : les propriétaires bailleurs. Ces derniers possèdent un bien immobilier qu’ils souhaitent louer et votre première mission va être de les convaincre de vous confier la gestion locative de leur bien. Comment vous y prendre? Par où commencer? Voici quelques pistes.

1. Propriétaires bailleurs : où démarcher ?

Il existe plusieurs cas de figure si vous lancez votre activité. Soit vous avez racheté un portefeuille, soit vous démarrez de zéro et vous devez trouver vos futurs clients progressivement en prospectant et en communiquant efficacement.

⇒ Rachat de portefeuille ou prospection ? 

Le premier cas n’est pas le plus répandu, les portefeuilles de gestion locative à vendre étant plutôt rares. Si vous avez pu avoir une opportunité de rachat cela va vous permettre d’être plus rapidement positionné vis-à-vis de vos concurrents. Vous allez également pouvoir dégager plus rapidement des revenus, nécessaires pour couvrir les frais de l’opération (un rachat de portefeuille est coûteux). 

Sinon vous allez devoir passer par la case prospection pour constituer progressivement votre portefeuille. Pas de panique, c’est le cas dans la majorité des démarrages d’activité. Tout est alors une question de visibilité. Vous allez devoir vous faire connaître en communiquant efficacement sur les services que vous proposez, nous verrons plus loin les principales pistes à explorer. Il ne faut pas négliger non plus les autres activités de l’agence qui peuvent être une source plutôt intéressante de nouveaux contacts. Une autre idée consiste à vous rapprocher d’un confrère qui ne propose pas ce service dans son agence et pourrait être intéressé par un partenariat commercial. 

⇒ Communiquer efficacement sur vos prestations

Pour être contacté par des propriétaires bailleurs potentiellement intéressés par vos services vous allez devoir travailler sur votre visibilité, sur le web mais également en local. 

Internet est aujourd’hui le moyen de recherche le plus utilisé par vos futurs clients. Il est donc important d’avoir un site internet mais également que celui-ci soit bien visible sur le net. Ne négligez pas non plus les annuaires web, dont le plus célèbre Google Mybusiness. Ils permettront à vos prospects de vous trouver facilement car vous apparaitrez sur la carte proposée par le moteur de recherche. Les réseaux sociaux sont également un moyen très efficace pour vous faire connaître alors n’hésitez pas à vous mettre en avant et à multiplier les contacts. 

Nous avons publié il y a quelques mois un dossier spécial consacré à cette thématique que je vous encourage à consulter.

En plus du web, être visible localement est important. Ne négligez aucun moyen permettant de faire parler de vous : pensez à soigner la présentation de votre vitrine, distribuez des brochures dans les boîtes aux lettres, participez ou organisez des évènements dans votre ville ou votre quartier...

2. Et ensuite ? Mandat de gestion et communication

Une fois trouvés vos premiers clients potentiels, l’étape suivante va être de matérialiser votre accord par la signature d’un contrat : le mandat de gestion.

⇒ Le mandat de gestion

Le mandat de gestion est le document officiel par lequel un propriétaire d’un bien en location, également appelé Mandant, confie à un professionnel de l’immobilier, également appelé Mandataire, la gestion de son bien. Il s’agit d’un contrat qui doit être écrit et signé par les deux parties. 

Ce document permet de fixer les droits et obligations de chacun : 

• les modalités de gestion du ou des biens concernés,
• l’étendue des pouvoirs confiés au mandataire,
• la rémunération associée aux missions du mandataire, généralement un pourcentage des sommes encaissées.

Il existe plusieurs types de mandats de gestion, couvrant un champ d’intervention plus ou moins étendu. Le mandat le plus courant comprend la gestion complète du bien et implique des missions en lien à la fois avec le locataire (sélection, entrée/sortie, encaissement des loyers et révision, régularisation des charges…) et le propriétaire auprès duquel vous devrez rendre compte de votre gestion (compte rendu de gérance, paiement des factures…).

Le mandat de gestion est généralement un contrat à tacite reconduction annuelle. Le propriétaire doit informer le mandataire de son souhait de résilier 1 à 3 mois avant la date anniversaire de la signature. 

Une fois le mandat de gestion signé, vous voilà face à vos premiers clients. Pour assurer au mieux la mission qu’il vous ont confiée et donc vous assurer leur fidélité, il va être important de vous montrer réactif et transparent.

⇒ Communiquer avec vos clients

Communiquer avec vos propriétaires mandants mais aussi avec les locataires en place est la clé de la réussite de votre mandat de gestion locative. Vous allez devoir notamment leur transmettre régulièrement des documents administratifs et comptables pour justifier de la transparence de votre gestion :

• Au locataire : quittances et avis d’échéance, révisions de loyer…
• Aux propriétaires : compte rendu de gérance, mais aussi courriers d’information à chaque entrée ou sortie d’un locataire, document d’aide à la déclaration des revenus fonciers...

Il est également important qu’ils puissent vous joindre facilement et que vous vous montriez réactifs à chacune de leur demande que ce soit d’information mais aussi d’intervention d’un fournisseur par exemple, ou de devis. 

Pour vous aider à partager facilement les informations de la gestion avec vos clients et aussi pour gagner en efficacité, il est fortement conseillé d’avoir recours à un extranet pour vos clients. L’extranet Gérer-ma-Location, fourni à nos partenaires avec leur solution de gestion locative est un espace personnel sur lequel les propriétaires et locataires peuvent accéder à leur compte, à leur historique comptable, à leurs documents mais aussi à une messagerie pour contacter leur agence.

Ce type de solution est une aide au quotidien qui vous permettra de gagner du temps mais aussi de proposer un service en plus à vos clients. S’ils sont satisfaits, ces derniers vous recommanderont à leur entourage, vous permettant ainsi de développer votre portefeuille et de vous positionner plus rapidement et plus durablement sur votre marché.