Les missions de l’administrateur de biens

L’administrateur de biens est un professionnel de l’immobilier dont le métier consiste à gérer, pour un tiers, les biens de ce dernier en son nom et pour son compte. Le principe de base du métier est la mise en relation d’une personne qui veut louer son bien et d’une autre qui recherche un bien à louer. Il va gérer, pour l’un et l’autre, les tâches administratives et financières. En effet, l’administrateur de bien est polyvalent et ses missions font appel à des domaines de compétences variés. On le retrouve à toutes les étapes de la gestion d’un bien.

L’administrateur de biens est d’abord un commercial qui recherche des bailleurs et des locataires pour les biens de son portefeuille. Il fait ensuite valoir ses compétences comptables dans la gestion financière des biens qui lui sont confiés tout en les pérennisant et en assurant le suivi.

1. La commercialisation

Un administrateur de biens ne peut travailler que lorsqu’il a des biens à gérer. C’est là que commence sa mission de commercialisation, il doit se faire connaitre en tant que gestionnaire de biens auprès des propriétaires : particuliers, groupes ou structures de personnes.

Il est alors nécessaire d’être actif en direct ou sur le net :

• Proposer ses services à ses clients lorsque l’on a déjà une activité immobilière, vente ou syndic,
• Démarchage, parutions,
• Établir une veille sur les petites annonces de particulier à particulier,
• Utiliser un site internet clair pour attirer les clients à la recherche d’un administrateur de biens.

Après la rencontre et l’échange sur les modalités d’action du gestionnaire, l’agent et le propriétaire bailleur signent un mandat qui permettra à l’administrateur de biens d’accomplir ses missions. Ce mandat est contracté pour une durée préalablement déterminée, il regroupe les informations principales dont les honoraires de l’agence.

La recherche des locataires va s’inscrire dans la même démarche que la recherche de bailleurs :

• Annonces sur Internet,
• Affichage en vitrine,
• Parutions,
• Bouche-à-oreille.

Il ne faut négliger aucun de ces moyens, tous ne s’adressant pas forcément aux mêmes personnes, le travail de l’administrateur de biens étant de toucher un large public pour trouver le locataire idéal. Il va magnifier ses biens par son discours écrit ou lors de la visite. La visite est une étape cruciale qui est préparée en amont avec l’occupant du bien encore en place.                                                                 

L’aspect administratif de la commercialisation répond à plusieurs étapes avant la signature du bail :

• Vérifier si les revenus du locataire potentiel sont compatibles. Ils doivent être de trois fois le montant du loyer minimum, sinon il faut un garant ou une caution solidaire,
• Rassembler les documents des locataires et colocataires : 3 derniers bulletins de salaire, derniers avis d’impôts, pièces d’identité, dernières quittances, RIB, assurance. Pour le garant, les trois premiers suffisent,
• Soumettre le dossier à son client,
• Établir le bail d’entrée.

Il faut garder en mémoire que l’administrateur de biens doit être moralement irréprochable, il lui est interdit de faire de la discrimination. Il ne peut refuser un locataire pour des raisons autres que financières : présence ou nombre d’enfants, d’animaux domestiques, nationalité, origine, faciès, religion, handicap, âge, sauf cas d’un mineur sans garant.

2. Les missions comptables

Les missions financières sont diverses.

Auprès du locataire, elles se résument essentiellement à :

• Appeler, prélever et encaisser les loyers, établir les quittances,
• Comptabiliser les aides de la CAF versées directement à l’agence,
• Refacturer les dépenses exceptionnelles,
• Déduire du loyer les travaux qui incombent au propriétaire et réglés par le locataire,
• Faire les régularisations de charges,
• Relancer les retardataires,
• Réviser les loyers à date anniversaire des baux suivant l’indice INSEE,
• Gérer les remboursements.

Pour le propriétaire :

• Passer en comptabilité factures et paiements,
• Assurer les loyers impayés,
• Rendre des comptes réguliers,
• Paiement du propriétaire et des factures,
• Éditer le montant à déclarer pour revenus fonciers.

Pour l’agence :

• Reverser, en fin de mois ou de trimestre, la rémunération de l’agence pour ses missions,
• Tenir la comptabilité claire et à jour,
• Tous les mois : éditer les documents comptables qui doivent être cohérents entre eux, notamment les balances des propriétaires, locataires, des mandants, la pointe de trésorerie, celle des fonds mandants, la liste des sommes détenues à l’agence (caution, garanties, charges, …)

3. Assurer le suivi d'un bien

L’administrateur de biens assure un suivi de tous les biens de son portefeuille que ce soit administrativement ou techniquement. Ainsi c’est à lui qu’il revient de vérifier les assurances responsabilité civile du locataire et « non-occupant » du propriétaire.

De même, il est amené à initier des poursuites judiciaires pour ses clients, en cas de non-paiement des loyers ou dans des situations de dégradation des biens par de tierces personnes.

Il reçoit le préavis des locataires, en vérifie les conditions, prévient le propriétaire et assure le suivi de ce départ jusqu’à l’état des lieux de sortie durant lequel il s’assure qu’il n’y a pas eu de dommages.

Dans le cas de dégradations volontaires ou non, pendant la location ou au départ du locataire, le gestionnaire intervient sur les aspects techniques, en tant qu’expert, il établit des diagnostics et fait exécuter les travaux par des entreprises pour réparer les dégradations et s’assurer de la pérennité du bien.

Les clients de l’administrateur de biens attendent de lui qu’il se tienne informé des nouveautés et les conseille quant à la gestion de leur bien, leurs droits et devoirs.

Soumis à la législation, l’administrateur de biens se doit de la respecter dans tous les aspects de son métier. En tant qu’expert, il est tenu de connaitre toutes les nouveautés. Multitâche, le gestionnaire doit se souvenir de mettre son sens du service au premier plan afin de satisfaire ses clients et de développer sa notoriété.