Comment simplifier le quotidien des administrateurs de biens ?

Le métier d’administrateur de biens requiert un sens aigu de l’organisation. Son quotidien est constitué de missions qui demandent beaucoup de polyvalence et d’une succession d’échéances à respecter. Pour ne pas passer à côté de quelque chose et rester serein, le gestionnaire peut heureusement compter sur un outil précieux : le logiciel de gestion locative. Cette solution va lui permettre d’automatiser certaines tâches, de mettre en place des procédures, d’accéder plus aisément aux informations de son portefeuille…. En bref de rendre la gestion locative facile ou du moins de la simplifier.

1. La gestion comptable

Grâce à un logiciel de gestion locative, l’administrateur de biens va pouvoir prendre en charge de façon plus facile la gestion comptable de son portefeuille : enregistrement des mouvements comptables, consultation de l’historique, édition des documents à destination des locataires et propriétaires ou encore pour son expert-comptable ou la caisse de garantie. Analysons un peu plus dans le détail :

• La comptabilité locataire : grâce au logiciel, le gestionnaire va pouvoir enregistrer le paiement des loyers encaissés, des provisions sur charges, gérer le dépôt de garantie (encaissement et restitution)…
• La comptabilité mandant : le logiciel de gestion locative va permettre au gestionnaire d’enregistrer les loyers ainsi que les honoraires de gestions facturés aux propriétaires. Il pourra aussi prendre en compte les éventuelles factures en cas de travaux réalisés.
• La comptabilité de l’agence : le logiciel va principalement permettre à l’administrateur de biens d’enregistrer ses honoraires.

Le logiciel de gestion locative va donc faciliter la prise en compte du volet comptable de l’activité. L’administrateur de biens va pouvoir se conformer aux exigences de la législation en vigueur tout en ayant la certitude de produire une comptabilité claire et sans erreur. Il va aussi pouvoir se mettre en conformité vis-à-vis de sa caisse de garantie en éditant les documents appropriés : balances propriétaires, locataires, fonds mandants, sommes détenues…

A noter qu’il existe des solutions qui vont permettre d’automatiser au maximum certaines procédures comptables comme par exemple les rapprochements bancaires ou l’enregistrement des loyers par le biais d’une connexion directe entre le logiciel de gestion locative et le compte bancaire de gestion.

2. La gestion administrative

Nous l’avons vu, le métier de la gestion locative présente un volet comptable certes mais également des tâches administratives pour lesquelles l’utilisation d’un logiciel peut s’avérer utile. En effet, la solution logicielle va tout d’abord permettre d’automatiser les entrées et sorties des locataires en éditant tous les documents et courriers appropriés. Ensuite, une fois le locataire en place, grâce au logiciel de gestion locative, l’administrateur de biens va pouvoir éditer les documents à destination des locataires et propriétaires :

• Pour les locataires : les quittances de loyer, avis d’échéances, les révisions de loyer…
• Pour les propriétaires : les comptes-rendus de gestion, aides à la déclaration foncière, les courriers de notifications en cas d’entrée, de sortie d’un locataire …

Certains logiciels de gestion locative vont se limiter à l’édition de ces documents, d’autres solutions plus évoluées permettront également de prendre en charge l’envoi de ces courriers par voie postale et électronique ou encore leur mise à disposition sur l’extranet des locataires et propriétaires.

Le logiciel de gestion locative va aussi simplifier la gestion des dossiers d’assurance qu’il s’agisse de l’assurance PNO (propriétaire non occupant) ou encore de la garantie des loyers impayés (GLI). Le gestionnaire va pouvoir :

• Editer pour chaque propriétaire une facture avec leur part d’assurance et les déduire des loyers à reverser,
• Editer une déclaration mensuelle ou annuelle (selon le type d’assurance) et la transmettre directement à la compagnie d’assurance,
• Créer comptablement la ligne de paiement à l’assurance et générer le virement. A noter que grâce au système d’échange bancaire évoqué plus haut, des logiciels de gestion locative plus avancés permettront ici de générer physiquement et comptablement le virement puisque la plateforme est reliée au compte bancaire de gestion.

Il ne s’agit que de quelques exemples précis mais ils démontrent l’intérêt d’un logiciel de gestion locative pour simplifier les démarches quotidiennes du gestionnaire.

3. Le développement du portefeuille

Utiliser un logiciel de gestion locative est aussi un plus pour l’administrateur de biens ou le responsable d’agence s’il souhaite développer son portefeuille. Tout d’abord, le fait même d’utiliser une solution technique va lui permettre de gagner en efficacité. Il pourra alors absorber un volume d’affaires plus conséquent et gérer ainsi davantage de biens.

Ensuite parce qu’en utilisant un logiciel de gestion locative, le gestionnaire va avoir l’opportunité de produire une comptabilité claire et conforme et des éditions comptables de qualité ce qui va être pour ses clients, locataires et propriétaires, un gage de professionnalisme et de sérieux. L’extranet joue aussi ici un rôle important. Il offre un service en plus aux clients de l’agence et permet à l’administrateur de biens de se différencier de ses concurrents. L’utilisation d’innovations technologiques va donner alors une image dynamique et novatrice au gestionnaire qui pourra se positionner plus facilement sur son marché.

Certains fournisseurs de solutions à destination des professionnels de l’immobilier et notamment de logiciels de gestion locative incluent à leur offre une prestation de service visant à accompagner l’administrateur de biens dans le développement de son activité. Ils proposent ainsi des outils que le gestionnaire pourra présenter à ses futurs clients dans le cadre du démarchage commercial auprès de nouveaux propriétaires mandants. Ces supports de présentation sont variés : site internet, vidéos, documentation… L’administrateur de biens se trouve ainsi mieux armé pour développer plus efficacement son portefeuille.

Qu’il s’agisse d’assister l’administrateur de biens dans la gestion comptable ou administrative de son portefeuille, un logiciel de gestion locative efficace est une aide inestimable. Il va avant tout permettre au gestionnaire de se montrer plus efficace et plus rigoureux dans sa gestion. Mais il est également un gage de professionnalisme certain et peut représenter un avantage concurrentiel de taille permettant au gestionnaire d’obtenir plus rapidement de nouveaux mandats.