Pourquoi la gestion locative en ligne va devenir indispensable ?

Comme tous les secteurs d’activité, l’immobilier n’échappe pas à la vague du tout numérique et des nouvelles technologies de l’information et de la communication. On découvre chaque jour sur le marché de nouvelles applications connectées et vos clients sont de plus en plus friands de supports en ligne. Qu’en est-il au niveau de la gestion locative immobilière ? Entre dématérialisation et extranet, pourquoi la gestion locative en ligne est-elle la prochaine étape pour vous administrateurs de biens ?

1. La dématérialisation des documents

Définition

La dématérialisation des documents ou gestion électronique des documents est une étape indispensable vers la gestion locative en ligne. Elle consiste tout simplement à n’utiliser que des supports informatisés au lieu des documents papier. Vous éditez, consultez, archivez et partagez par exemple vos quittances de loyers ou compte-rendu de gestion uniquement via un support numérique.

Les avantages

C’est tout d’abord bien plus pratique que le papier. Vous limitez les contraintes liées au stockage des documents qui non seulement occupent de l’espace mais demandent en plus une méthode de classement contraignante. C’est également plus économique car n’ayant plus besoin d’éditer systématiquement les documents vous n’êtes pas obligé de vous équiper d’un copieur ou encore d’une plieuse, sans compter les contraintes liées à la maintenance et les consommables. Vous faites aussi des économies au niveau de l’affranchissement car la dématérialisation vous permet de transmettre les documents de la gestion à vos locataires et propriétaires par voie électronique. Sans compter également l’aspect écologique : le zéro papier limite votre empreinte écologique et vous n’êtes pas sans savoir que c’est un plus étant donné les problématiques actuelles.

Ainsi un logiciel de gestion locative ou une solution de gestion locative en ligne va vous permettre notamment d’éditer les quittances de loyer par exemple sous format électronique pour les transmettre directement à vos locataires.

2. Le cloud

Définition

Un logiciel de gestion locative qui utilise la technologie du cloud n’est pas installé sur votre ordinateur ou sur le serveur interne de votre agence, il s’agit d’une solution de gestion locative en ligne, et donc hébergée sur des serveurs distants.

Les avantages

La technologie cloud a pour principal avantage de permettre l’accessibilité aux données 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe où. Ainsi, si vous utilisez une solution de gestion locative en ligne, vous pourrez accéder aux informations liées à la gestion de votre portefeuille depuis n’importe quel support relié à internet. L’accès est donc possible depuis un ordinateur, une tablette ou encore un téléphone portable. D’autre part, l’utilisation du cloud écarte tous les soucis liés à la compatibilité du système d’exploitation, c’est à dire qu’une solution de gestion locative en ligne est compatible avec un PC, un Mac, un Linux…

Le cloud a d’autres avantages plutôt techniques. Il permet la sécurité de vos données en ayant recours à des identifiants personnalisés ou encore la sauvegarde de vos informations en cas de plantage de votre ordinateur. Un autre point pratique, votre solution de gestion locative en ligne est mise à jour de façon automatique par l’éditeur qui solutionne également à la source les éventuels dysfonctionnements.

3.L’extranet et l'application mobile

Définition

L’extranet est un espace privé en ligne qui va permettre à vos clients propriétaire ou locataire, d’accéder à leurs informations personnelles et à leurs documents : quittances de loyer, avis d’échéance, révisions de loyer… Ils pourront ainsi les consulter quand ils le souhaitent.

Les avantages

Un extranet pour vos propriétaires et locataires vous permet à vous, administrateur de biens, de gagner beaucoup de temps au quotidien dans votre gestion : vous aller avoir la possibilité de mettre en ligne les documents de la gestion en quelques clics et n’aurez donc plus à traiter les demandes de réédition par exemple de la dernière quittance de loyer.

Vous allez également gagner en efficacité dans la communication avec vos clients. Certains extranets proposent des messageries intégrées qui vous permettent de proposer un autre canal plus indirect à vos clients. Ils peuvent ainsi vous envoyer leurs demandes via leur espace et vous leur répondez ainsi en différé, notamment en dehors des heures d’ouvertures de l’agence.

Un extranet représente aussi un réel avantage concurrentiel. En ayant recours à de telles technologies vous renvoyez l’image d’un gestionnaire efficace, transparent et résolument tourné vers l’avenir. Il est ainsi en quelque sorte un gage de la qualité de votre prestation. Si l’extranet est obligatoire côté syndic depuis la loi ALUR, il n’est pas encore très répandu dans le domaine de la gestion locative et peut ainsi représenter un service intéressant que ne proposent pas encore toutes les agences.

L’application mobile

Certains éditeurs de solutions de gestion locative en ligne proposent aussi des applications mobiles dédiées permettant à vos clients d’accéder aux fonctionnalités de leur extranet sur un format tout spécialement adapté à leur téléphone mobile.

Opter pour une solution de gestion locative en ligne va indéniablement vous donner accès à de nouvelles technologies pratiques et efficaces vous permettant à la fois de gagner en réactivité vis-à-vis de vos clients mais aussi de proposer un mode de gestion plus moderne et conforme aux attentes d’une clientèle de plus en plus connectée et adepte du zéro papier.