Un logiciel de gestion locative pour tout centraliser

Le métier d’administrateur de biens présente des missions variées et demande des compétences polyvalentes. La gestion de l’information notamment est une contrainte quotidienne à laquelle tout gestionnaire doit faire face. Pour gagner du temps et se montrer plus efficace, il peut avoir recours à un logiciel de gestion locative. Mais quelles sont les principales caractéristiques d’un logiciel de gestion locative professionnel efficace ? Doit-il être complet ? En ligne ? Peut-il suffire à faire gagner du temps au gestionnaire ou n’existe-t-il pas d’autres solutions tout aussi efficaces pour lui permettre de gérer plus sereinement ses missions ?

 1. Un logiciel de gestion locative complet

Le quotidien de l’administrateur de biens est fait de tâches variées, faisant appel à plusieurs domaines de compétences. Pour répondre à ses principales contraintes, le gestionnaire peut choisir d’utiliser plusieurs solutions spécifiques : un tableau Excel pour la comptabilité mandant, un autre pour le calcul de ses honoraires, sa boîte mail pour communiquer avec ses propriétaires et locataires… En faisant cela il répond de manière ciblée à ses différents besoins mais ne permet pas de centraliser les informations. Lorsque l’un de ses locataires va lui poser une question spécifique sur son dossier par exemple, il va devoir aller à la pêche aux informations sur plusieurs supports différents et perdre ainsi beaucoup en réactivité et en efficacité.

L’autre option est pour l’administrateur de biens d’avoir recours à une solution unique, un logiciel de gestion locative complet réunissant au même endroit tous les outils indispensables à la gestion de son portefeuille. Il va ainsi pouvoir y retrouver toutes les informations relatives à un bien en particulier : l’historique des locataires, les échanges avec le propriétaire, les courriers envoyés, les loyers enregistrés, les factures associées… Le gestionnaire va ainsi simplifier son quotidien et gagner un temps précieux. Il sera aussi en mesure d’offrir un service plus qualitatif à ses propriétaires et locataires en réduisant le délai de réponse à leurs demandes. Autre avantage non négligeable, un logiciel de gestion locative complet et bien plus avantageux que plusieurs solutions au niveau économique. On ne multiplie pas les abonnements et frais annexes liés à la formation, à l’assistance…

2. Un logiciel de gestion locative en ligne

Une autre question importante que le gestionnaire doit se poser avant de choisir un logiciel de gestion locative professionnel est la suivante : dois-je me tourner vers une solution installée au sein de mon agence ou dois-je m’orienter vers une solution en ligne ? Les solutions de gestion locative de toute dernière génération sont des solutions 100% web et elles présentent de nombreux avantages :

• Elles solutionnent les problèmes de compatibilité : que le gestionnaire possède un ordinateur sous Mac, PC ou Linux, il peut sans problème utiliser une solution en ligne car celles-ci sont compatibles avec tous les systèmes d’exploitation.
• Elles permettent un accès illimité aux données: grâce au web, les données du portefeuille de gestion locative sont accessibles 24h/ 24 et 7j/7 depuis n’importe quel poste relié à internet. Ainsi l’administrateur de biens peut se connecter depuis chez lui ou encore plusieurs gestionnaires peuvent travailler sur les mêmes dossiers depuis des endroits différents, pratique pour les agences possédant des bureaux dans plusieurs villes.
• Elles simplifient le travail en itinérance : les solutions en ligne sont généralement accompagnées d’applications mobiles que l’administrateur de biens peut télécharger sur son portable ou encore sa tablette. Grâce à elles, il va pouvoir accéder notamment aux données du locataire et être en mesure de répondre à ses éventuelles questions sur le terrain, par exemple pendant l’état des lieux.
• Elles offrent des retombées positives en termes d’image : opter pour une solution de gestion locative en ligne donne l’opportunité au gestionnaire de se positionner comme un acteur innovant. Il va pouvoir ainsi se démarquer de ses concurrents dans un climat de plus en plus concurrentiel en proposant une méthode de gestion plus connectée, plus à l’écoute des tendances du marché.

3. Plus qu’un logiciel de gestion locative : faites-vous accompagner pour gagner du temps

Le gestionnaire peut donc compter sur les nombreux avantages d’un logiciel de gestion locative professionnel complet et en ligne pour lui permettre de gagner du temps et de simplifier la gestion de son activité. Mais pour être encore plus efficace il peut également faire appel à un autre prestataire à qui il va confier certaines tâches inhérentes à sa mission : c’est l’externalisation. Attention il ne s’agit pas ici de déléguer n’importe quoi car bien-entendu la présence du gestionnaire est indispensable dans de très nombreux cas. Mais certaines tâches répétitives et fastidieuses peuvent être aisément identifiées comme par exemple la gestion des courriers, l’édition des documents de la gestion, les rapprochements bancaires…

Il existe sur le marché des solutions à destination des professionnels de l’immobilier qui proposent de prendre en charge ces tâches à la place du gestionnaire. Elles offrent à l’administrateur de biens un véritable accompagnement au quotidien en lui mettant à disposition d’une part un logiciel de gestion locative puissant, complet et en ligne et d’autre part une équipe de gestionnaires expérimentés. En faisant cela, ces alternatives innovantes permettent à l’administrateur de biens de gagner du temps au quotidien et de se concentrer sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée comme le développement de leur portefeuille ou encore une présence accrue sur le terrain, au contact des clients.

Pour centraliser les informations indispensables à une gestion efficace de son portefeuille l’administrateur de biens peut donc compter sur un logiciel de gestion locative professionnel, qu’il préférera le plus complet et le plus connecté possible. Il pourra aussi se tourner vers des solutions d’accompagnement, de plus en plus courues notamment auprès de gestionnaires débordés, qui ont parfois du mal à recruter ou à trouver une organisation interne suffisamment rentable.