Logiciel de gestion de copropriété et conformité à la loi Alur

Le 26 mars 2014 a été publiée au journal officiel la loi ALUR, loi n° 2014-366 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové. 2018 est une date charnière dans l’application de cette loi avec notamment les dernières échéances concernant l’immatriculation des copropriétés. Cette loi a entraîné de profondes modifications dans le rôle et les missions du syndic de copropriété. Heureusement, il peut s’appuyer sur des solutions métier, logiciels de gestion de copropriété ou solutions plus globales, pour l’accompagner dans ces changements et l’aider à se mettre en conformité avec la nouvelle législation.

 1. Gestion et comptabilité

L’utilisation d’un logiciel de gestion de copropriété va aider le syndic à mettre plus simplement en application certaines obligations énoncées par la loi ALUR. Parmi les principales, on notera :

Le fonds de travaux loi Alur

Le logiciel de gestion de copropriété va permettre de gérer le compte 105 lié aux travaux. Dans sa constitution tout d’abord puisqu’il va permettre d’éditer les appels de travaux en quelques clics seulement mais aussi dans son affectation aux lots en proposant une ventilation claire. La solution logicielle permettra également de prendre en charge l’utilisation du fonds lorsque des travaux seront décidés par la copropriété.

Le carnet d’entretien

Le logiciel permet de mettre à jour facilement et régulièrement le carnet d’entretien de la copropriété. Les informations concernant les travaux, les fournisseurs, les dates d’échéances des contrats en cours etc. sont directement récupérées par le logiciel. Le syndic peut ainsi fournir simplement le document aux copropriétaires qui le demandent ou au notaire dans le cadre de la vente de l’un des lots.

L’assemblée générale

Certains logiciels de syndic proposent des modules de gestion des assemblées générales. Ils intègrent donc les mises à jour opérées par la loi ALUR notamment en ce qui concerne les nouvelles règles de majorité et permettent ainsi une gestion simplifiée des assemblées générales de l’élaboration de l’ordre du jour à la notification du procès-verbal. Grâce à ce type de solutions le syndic peut gérer les votes pendant l’AG en prenant en compte les majorités adaptées aux évolutions liées à ALUR.

2. L'extranet

L’extranet copropriétaires est également un chapitre important de la loi ALUR. Elle a en effet rendu obligatoire depuis le 1er janvier 2015, sauf décision contraire de l’assemblée générale, la mise en place d’un espace en ligne privé et sécurisé pour toutes les copropriétés. La loi indique que le syndic doit, sur cet espace, mettre à la disposition des copropriétaires l’ensemble des documents relatifs à la gestion de l’immeuble.

Il existe des solutions extranet plus poussées qui vont au–delà de la simple mise à disposition de documents pour proposer des services en plus à destination des copropriétés et rentrant également dans le cadre d’ALUR. Il est par exemple possible pour les copropriétaires sur ces plateformes de nouvelle génération de recevoir l’intégralité des courriers envoyés par le syndic via leur interface en ligne. C’est plus pratique, plus économique et c’est complètement légal puisqu’ALUR a permis de donner un cadre à la dématérialisation des courriers.

Ces plateformes proposent également une alternative intéressante pour répondre à la problématique de gestion des archives qui sont, pour rappel, sous la responsabilité du syndic. Ces espaces en ligne innovants mettent en avant une GED (Gestion Electronique des Documents) puissante permettant de simplifier le classement, l’archivage des documents de la copropriété, ainsi que leur mise à disposition des copropriétaires en cas de demande.

L’extranet copropriétaire est donc un outil de choix permettant au syndic de mettre en application une partie des points soulevés par la loi ALUR. Mais ces solutions ont évolué et lui permettent aujourd’hui d’aller bien au-delà d’une simple mise en conformité.

3. Plus qu'une mise en conformité

Bien plus qu’une obligation légale, la mise en place d’un extranet pour les copropriétaires peut représenter un véritable atout à la fois pour le syndic et pour les copropriétés. Cet espace en ligne sécurisé va permettre au syndic de pouvoir proposer un service plus qualitatif à ses copropriétaires :

• Plus de transparence : en donnant libre accès aux informations concernant la comptabilité de la copropriété en temps réel, le syndic va pouvoir mettre en avant la transparence de sa gestion et impliquer davantage les copropriétaires dans la gestion de leur immeuble.
• Une plus grande réactivité : ces technologies innovantes offrent au syndic la possibilité de communiquer en temps réel avec ses copropriétaires par le biais d’une messagerie intégrée. Ces derniers peuvent entre autre déclencher une intervention et suivre chaque étape de la résolution de l’incident sur leur espace en ligne.
• Des services en plus : les solutions de nouvelle génération vont permettre de simplifier la vie de la copropriété et donc le quotidien du syndic. Les copropriétaires vont pouvoir par exemple gérer directement sur leur espace en ligne l’automatisation des paiements de leurs appels de fonds.

Plus que la possibilité de se mettre en conformité avec les évolutions de la législation, les solutions et logiciels de gestion de copropriété offrent aux syndics de véritables opportunités pour proposer un mode de gestion plus innovant et plus efficace. Transparence et communication sont ainsi au cœur de la relation entre syndic et copropriétaires ce qui est un point capital lorsqu’on sait que l’un des objectifs d’ALUR était justement de clarifier les relations entre les différents acteurs qui gravitent autour des copropriétés.