L’extranet copropriétaires pour simplifier la gestion de copropriétés

Voici une synthèse consacrée à l'extranet copropriétaires : le cadre juridique qui encadre sa mise en place ainsi que son contenu mais aussi ses avantages pour les copropriétaires mais aussi pour le syndic. Enfin nous vous en dirons plus sur la solution Gérer-ma-Copro, un extranet innovant qui remporte un franc succès auprès des copropriétaires qui l'utilisent.

1. ALUR et l’extranet copropriétaires

La loi ALUR entrée en vigueur le 1^er janvier 2015 exige que le syndic mette à disposition de ses copropriétaires un espace en ligne sécurisé : c’est l’extranet copropriétaires.

Voici un extrait de l’article 18 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : "...de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical..."

Par le biais de cet extranet copropriétaires, le syndic doit :

• Mettre à disposition des copropriétaires les informations et documents liées à la gestion de leur copropriété,
• Proposer un accès différencié pour les membres du conseil syndical avec notamment l’accès aux relevés du compte banque de la copropriété,
• Etre en mesure de proposer à ses copropriétaires la possibilité de recevoir leurs courriers par voie électronique.

Au-delà des exigences de la loi, le but de l’extranet est de simplifier les relations entre le syndic et les copropriétés qu’il gère. Le gestionnaire va pouvoir gagner en efficacité au quotidien et les copropriétaires seront mieux informés et auront la possibilité d’être plus impliqués dans la vie de leur copropriété.

2. Le complément apporté par ELAN

La loi ELAN 23 novembre 2018 est venue compléter la loi ALUR notamment en apportant des précisions sur la nature du contenu attendu sur l'espace en ligne des copropriétaires. Ainsi elle indique que le copropriétaire doit pouvoir accéder sur son extranet aux documents et informations comptables relatives :

• Au copropriétaire et à son ou ses lots comme son propre compte, sa quote-part dans les charge courantes, sa participation aux fonds de travaux...
• A la gestion de l'immeuble comme le carnet d’entretien, les différents diagnostics techniques ou encore le règlement de copropriété...

3. Un outil pour gagner en efficacité

L’extranet copropriétaires représente un véritable allié pour le syndic dans la gestion de ses copropriétés. Il va tout d’abord lui offrir un accès facilité aux données. En effet, puisque l’extranet est un espace en ligne, le syndic peut consulter les données de ses copropriétés 24h sur 24 et 7j sur 7 depuis n’importe quel ordinateur relié à internet. D’autre part, ces solutions sont souvent couplées à des applications mobiles permettant ainsi au syndic de consulter les informations des copropriétés pas seulement au bureau mais également en itinérance, directement sur le terrain.

Cet espace en ligne va aussi permettre au gestionnaire de gagner en efficacité au quotidien et de proposer un service plus qualitatif à ses copropriétés. Par ce biais il va pouvoir donner libre accès aux copropriétaires à toutes les informations relatives à la gestion de leur copropriété : comptabilité, entretien de l’immeuble… ll va pouvoir d’une part mettre en avant la transparence de sa gestion et d’autre part gagner du temps en facilitant la communication avec ses copropriétaires. Il n’aura plus par exemple besoin de renvoyer le dernier procès-verbal d’assemblée générale à un copropriétaire qui lui en fait la demande puisque ce dernier sera accessible à tout moment sur l’espace en ligne.

L’extranet peut également être un réel appui pour le syndic dans le développement de son activité. Il va pouvoir se démarquer de ses concurrents en proposant des services pratiques comme la possibilité pour les copropriétaires d’automatiser le règlement de leurs appels de fonds ou de s’abonner en ligne au courrier électronique …

Côté copropriétaires aussi l’extranet présente de nombreux avantages. En partageant de manière transparente les informations relatives à la vie de la copropriété, le syndic implique davantage les copropriétaires : devis de fournisseurs, état des dépenses par rapport au budget voté … Ces derniers seront mieux informés au quotidien sur les grandes questions qui rythment la vie de leur copropriété et seront ainsi mieux préparés pour prendre des décisions lors de l’assemblée générale.

Certaines solutions de nouvelle génération proposent un modèle dans lequel l’extranet copropriétaires est au centre de la relation entre le syndic et ses copropriétaires. L’extranet va alors aller au-delà de la simple diffusion d’informations pour devenir un véritable outil de communication en temps réel : messagerie intégrée pour communiquer avec le syndic, suivi des demandes d’intervention, accès aux informations mises à jour en continu … C’est le cas de l’extranet Gérer-ma-Copro.

4. L'extranet copropriétaires Gérer-ma-Copro

La solution de gestion globale des copropriétés KEL Syndic 360 intègre un extranet à destination des copropriétaires : Gérer-ma-Copro. Il s’agit d’un espace en ligne entièrement conforme aux exigences d’ALUR mais pas seulement… C’est aussi un outil innovant pour le syndic qui va pouvoir proposer à ses copropriétaires un modèle de gestion plus transparent et basé sur une communication facilitée entre tous les acteurs de la copropriété. 

Parce que le Groupe KEL accompagne ses partenaires syndic dans toutes les étapes du développement de leur activité nous avons élaboré des supports visant à vous aider à mieux présenter les avantages de cet extranet auprès des copropriétés que vous démarchez.

Un site internet dédié : www.gerer-ma-copro.fr

Le site Gérer-ma-Copro s’adresse avant tout aux copropriétaires et aux membres du conseil syndical avec un discours tout spécialement adapté. Il leur présente les principales fonctionnalités de cet espace en ligne innovant :

• L’actualité de la copropriété en temps réel,
• La communication simplifiée avec leur syndic,
• Le suivi facile des incidents,
• Les comptes de la copropriété en toute transparence,
• Toutes leurs informations disponibles en ligne,
• L’accès à des services innovants…

Le site www.gerer-ma-copro.fr met également en avant les principaux avantages que cet extranet va représenter pour les copropriétaires, que ce soit en termes de sécurité ou de simplicité d’accès aux informations. Il vous positionne vous syndic comme contact privilégié en mettant en valeur votre réactivité, votre transparence et votre disponibilité au travers de cet espace en ligne.

Une vidéo de présentation de l’extranet Gérer-ma-Copro : Vidéo Gérer-ma-Copro

Cette courte vidéo donne un aperçu en moins de 2 minutes des principaux avantages de la solution ainsi que des principales fonctionnalités qui vont faciliter la vie dans la copropriété. Vous pouvez faire suivre le lien à vos copropriétaires ou encore la diffuser pendant l’assemblée générale lorsque vous présentez vos services. Elle présentera de manière rapide et qualitative l’essentiel du service.

Une brochure en ligne

Le site www.gerer-ma-copro.fr permet aussi à vos copropriétaires ou futurs copropriétaires d’accéder à une brochure présentant les avantages de l’extranet copropriétaires Gérer-ma-Copro. Il va vous permettre de démontrer votre efficacité, captures d’écran de la solution à la clé, dans le cadre de votre prospection auprès de nouvelles copropriétés.