La convocation à l'assemblée générale

Fonctionnement et cadre légal

L’assemblée générale de copropriété doit avoir lieu au minimum une fois par an, c’est ce qu’on appelle communément l’assemblée générale ordinaire. Elle peut être à l’initiative du syndic de copropriété, du conseil syndical ou encore de copropriétaires à conditions qu’ils représentent au moins 25% des voix de l’ensemble de la copropriété.

C’est à vous syndic que revient la convocation de l’assemblée générale que vous soyez ou non à l’origine de la réunion. Cette convocation doit être adressée à tous les copropriétaires au moins 21 jours avant la date de la réunion. Il n’est pas obligatoire pour les copropriétaires d’assister à l’assemblée générale mais cela est fortement recommandé car il s’agit du seul moyen officiel et légal pour consulter la copropriété.

 

L’ordre du jour

assemblée généraleL’ordre du jour est un document qui récapitule les différentes questions, appelées résolutions, qui seront votées pendant l’assemblée générale de copropriété. Il doit être rédigé par le syndic préalablement à l’assemblée générale et envoyé avec la convocation. Les copropriétaires peuvent demander tout au long de l’année à inscrire un sujet à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Il est également possible de discuter d’un sujet pendant la réunion s’il n’a pas été inscrit sur l’ordre du jour par contre celui-ci ne pourra faire l’objet d’un vote.

Certaines résolutions inscrites à l’ordre du jour sont récurrentes. On observe ainsi souvent celles-ci :

  • Election du bureau qui va représenter la séance : président et scrutateurs,
  • Compte-rendu de l’année écoulée par le conseil syndical,
  • Approbation des comptes de l’exercice,
  • Quitus au syndic,
  • Election du syndic si son contrat arrivé à échéance dans les 6 mois,
  • Election des membres du conseil syndical pour la même durée que celle du contrat du syndic,
  • Budget prévisionnel : présentation et approbation…

Mais aussi d’autres résolutions se rapportant davantage à la vie de l’immeuble comme les travaux, les demandes spécifiques des copropriétaires ou toute autre question liée à la gestion de la copropriété.

 Documentation gestion de copropiété

 

Contenu de la convocation

La convocation à l’assemblée générale doit comporter la date, l’heure et le lieu précis de la réunion. Elle doit également comporter l’ordre du jour, comme évoqué plus haut ainsi que d’autres documents obligatoires ou notifiés à titre d’information comme :

  • les 5 annexes comptables obligatoires : état financier de la copropriété, compte de gestion général et budget, compte de gestion pour les opérations courantes et budget prévisionnel par clé de répartition, compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles, état des travaux et opérations exceptionnelles,
  • les contrats ainsi que les devis des fournisseurs en cas de travaux,
  • le contrat de syndic si son renouvellement doit être voté,
  • les demandes écrites des copropriétaires qui ont souhaité évoquer des points particuliers pendant l’assemblée générale.

 

Forme de la convocation

La convocation à l’assemblée générale peut-être remise en main propre contre récépissé mais il est vivement conseillé de la faire parvenir aux copropriétaires par lettre recommandée ou par lettre électronique avec accusé de réception si les copropriétaires vous en ont fait la demande et vous ont communiqué leur adresse email. Le but étant ici d’éviter toute contestation sur la date de convocation qui peut-être un motif d’annulation de l’assemblée générale. La convocation à l’assemblée générale doit être adressée individuellement à chaque copropriétaire.

 

Gérer facilement la convocation grâce à un logiciel adapté

Les logiciels de gestion des assemblées générales sont pour vous syndic de copropriété un allié de taille dans la préparation de l’assemblée générale. Vous allez pouvoir créer la convocation ainsi que l’ordre du jour en quelques clics seulement au moyen d’une bibliothèque proposant des modèles de résolutions. Certaines solutions vont jusqu’à intégrer au sein de la même plateforme un module de gestion des courriers vous permettant ainsi de pouvoir gérer également très simplement l’envoi de la convocation à l’assemblée générale par lettre recommandée avec accusé de réception ou LRE (Lettre Recommandée Electronique).

 

 

Le déroulement de l'assemblée générale

Composition de l’assemblée générale.

L’assemblée générale de copropriété est composée des copropriétaires qui ont pu être présents ou le cas échéant de leurs représentants. En effet, tout copropriétaire peut donner un mandat, appelé également « pouvoir » à une autre personne pour qu’elle la représente pendant l’assemblée générale et ainsi vote en son nom. Attention, vous ne pouvez pas en tant que syndic représenter l’un des copropriétaires. Toutefois les copropriétaires peuvent se représenter entre eux, dans la limite de trois pouvoirs et à condition de ne pas dépasser 5% de l’ensemble des voix de la copropriété.

Le président de séance et si besoin un ou plusieurs scrutateurs sont désignés dès le début de l’assemblée générale. Ils sont nommés parmi les copropriétaires à la majorité simple. C’est une étape indispensable pour démarrer correctement la réunion.

Le syndic de copropriété est également présent, bien entendu. Vous assurez ici souvent, sauf décision contraire de l’assemblée générale, le poste de secrétaire de séance.

Enfin certains observateurs extérieurs peuvent être admis et assister à l’assemblée générale de la copropriété à condition d’obtenir l’accord de celle-ci. Par exemple un artisan, un architecte ou encore une personne qui souhaite acquérir un bien dans la copropriété.

 

Le rôle de la feuille de présence

Il s’agit du document officiel attestant de la présence de tous les membres de l’assemblée générale. La feuille de présence, qui doit être tenue par le syndic, permet de contrôler la régularité des pouvoirs. Elle est importante car elle va permettre de comptabiliser les voix lors du vote de chaque résolution et de vérifier si les majorités requises sont atteintes. Chaque copropriétaire ou mandataire doit signer cette feuille de présence sur laquelle sont précisés :

  • la date et le lieu de l’assemblée générale,
  • le nom et les coordonnées du syndic qui gère la copropriété,
  • le nom et les coordonnées de chacun des copropriétaires,
  • la liste des lots rattachés à chaque copropriétaire avec leur numéro et le nombre de tantièmes attachés (équivalent au nombre de voix).

La feuille de présence doit être certifiée exacte par le président de séance et les scrutateurs et annexée avec les pouvoirs au procès-verbal de l’assemblée générale.

 

Les votes

vote assemblée générale

Chaque résolution inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriété est votée. Tous les copropriétaires présents ainsi que les mandataires peuvent prendre part au vote. Le nombre de voix dont dispose un copropriétaire est proportionnel au nombre de tantièmes qu’il détient dans la quote-part de la nature dont dépend la résolution qui est votée. Par exemple s’il s’agit d’une résolution se rapportant à la nature « ascenseur » et que le lot comporte 200 millièmes alors le copropriétaire disposera de 200 voix pour ce vote soit l’équivalent de 20% de l’ensemble des voix. 

Attention toutefois, un copropriétaire ne peut pas être majoritaire. Si les lots lui apportent plus de la moitié des tantièmes alors sa quote-part sera automatiquement ramenée à la somme des millièmes des autres copropriétaires.

Il est important que vous puissiez identifier les copropriétaires ayant participé au vote de chacune des résolutions. Pour cela nous vous conseillons un vote par écrit ou à main levée. Vous pourrez ainsi plus facilement comptabiliser le nombre de copropriétaires ayant voté pour, s’étant opposés ou abstenus.

Selon la décision à prendre et la nature des charges associées, les règles de vote peuvent varier. Il y a plusieurs types de majorité dont les conditions d’application figurent dans la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 :

  • la majorité simple (article 24) : elle correspond à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés lors de l’assemblée générale. Elle est appliquée pour le vote des décisions se rapportant à la gestion courante de l’immeuble.
  • la majorité absolue (article 25) : elle correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires qu’ils soient présents, représentés ou absents. Elle est appliquée pour des décisions plus importantes. Si elle n’est pas atteinte et qu’au moins un tiers des voix sont « pour » alors un second vote peut permettre de statuer à la majorité simple. Sinon une autre assemblée générale devra statuer à la majorité simple dans un délai de 3 mois.
  • la double majorité (article 26) : elle correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou non, représentant au moins deux tiers des voix. Elle est appliquée pour les décisions les plus importantes comme par exemple la vente de parties communes, la modification du règlement de copropriété en ce qui concerne une partie commune ou encore la suppression du poste de gardien…
  • l’unanimité : elle correspond à l’ensemble des voix de tous les copropriétaires et est appliquée pour les décisions qui modifient fondamentalement la destination de l’immeuble ou touchent aux droits des copropriétaires. C’est le cas notamment lors de la suppression d’un équipement commun (chauffage collectif, ascenseur…), la modification de la répartition des charges ou encore lors de la souscription d’un emprunt pour la copropriété…

 

Avec un logiciel c’est encore plus simple

En tant que syndic de copropriété, un logiciel de gestion des assemblées générales va vous simplifier la tenue de l’assemblée générale et ce à plusieurs niveaux. En effet, il va vous permettre :

  • d’éditer la feuille de présence pour la faire signer aux présents et mandataires,
  • de comptabiliser les présents, les représentés et les absents en vue des votes,
  • d’enregistrer les votes pour chacune des résolutions tout en tenant compte automatiquement des tantièmes et des majorités.

Le logiciel vous guide ainsi tout au long de la réunion, résolution après résolution. Vous gagnez du temps en gérant l’assemblée générale en temps réel et vous limitez le risque d’erreur notamment en ce qui concerne les majorités associées à chacune des décisions votées.

Découvrez notre solution de gestion de copropriété

 

Le procès-verbal d’assemblée générale

Contenu et valeur légale

Le procès-verbal est un compte-rendu qui doit être rédigé à chaque assemblée générale. Il s’agit d’un document résumant toutes les décisions prises lors de l’assemblée générale. On doit y retrouver :

  • Chaque résolution inscrite à l’ordre du jour avec en dessous le résultat du vote,
  • Le nom des copropriétaires qui se sont opposés à la décision avec leur nombre de voix,
  • Les réserves formulées par les copropriétaires opposants.

Nous l’avons vu plus haut, la feuille de présence doit être annexée au compte-rendu de l’assemblée générale.

Le procès-verbal de l’assemblée générale doit être signé par le président de séance, le secrétaire (soit le syndic dans la plupart des cas), le ou les scrutateurs. Pour limiter tout risque de contestation il est conseillé de le faire signer immédiatement après l’assemblée générale. Toutefois, lorsqu’une assemblée générale se termine tard ou si elle a été un peu mouvementée, il arrive que le syndic transmette le procès-verbal au président de séance ainsi qu’aux scrutateurs pour qu’ils puissent le relire au calme avant de le signer. Cette pratique est courante mais peut d’avérer risquée car elle représente un motif d’annulation de l’assemblée générale par un copropriétaire.

Les compte-rendus d’assemblées générales de copropriété sont réunis au sein d’un registre par le syndic qui doit à tout moment en produire une copie ou un extrait s’il en reçoit la demande de l’un des copropriétaires.

 

La notification du procès-verbal d’assemblée générale

En tant que syndic vous devez envoyer le procès-verbal aux copropriétaires dans les deux mois suivants la date de l’assemblée générale.

Cette notification doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique, dans plusieurs cas :

  • Pour les copropriétaires opposants : il s’agit des copropriétaires qui ont voté contre une ou plusieurs résolutions lors de l’assemblée générale. Est également considéré comme opposant un copropriétaire qui a voté pour une résolution qui a été rejetée.
  • Pour les copropriétaires défaillants : il s’agit des copropriétaires qui n’étaient pas présents à l’assemblée générale et qui n’étaient pas non plus représentés par un mandataire.

 

Vous pouvez faire parvenir le procès-verbal de l’assemblée générale à tous les autres copropriétaires par lettre simple. Toutefois, en pratique, pour éviter tout risque de contestation, les syndics choisissent souvent de notifier l’ensemble des copropriétaires par lettre recommandée.

Le délai légal peut toutefois être ramené à un mois dans le cas particulier où les membres du conseil syndical n’ont pu être désignés pendants l’assemblée générale faute de volontaires ou parce que la majorité n’a pas été atteinte. Dans ce cas le procès-verbal doit être notifié à l’ensemble de la copropriété par lettre recommandée ou lettre recommandée électronique.

A noter également que tous les résidents de la copropriété, notamment les locataires qui n’assistent pas aux assemblées générales, doivent être informés des décisions prises lorsque celles-ci concernent la vie de l’immeuble. C’est le cas par exemple s’il a été décidé l’embauche d’une personne pour l’entretien des parties communes ou encore en cas de travaux… Un affichage dans les parties communes est le moyen le plus efficace de communiquer ce type d’information.

La notification du procès-verbal d’assemblée générale est soumise à un cadre l’égal strict car la date de réception du procès-verbal faire courir le délai de contestation des décisions prises ou de l’assemblée générale elle-même.

 

La contestation

Toute décision d’assemblée générale ou l’assemblée générale elle-même peut être contestée dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal par le syndic de copropriété. Pour cela, le copropriétaire doit engager une procédure contre la copropriété auprès du Tribunal de grande instance.

contestation assemblée généralePour demander l’annulation ou contester une résolution, le copropriétaire doit être opposant, donc avoir voté contre cette décision, ou encore être défaillant, c’est-à-dire ne pas avoir assisté à l’assemblée générale et ne pas avoir été représenté. Il faut également qu’une irrégularité ait été constatée comme par exemple une décision qui n’a pas été votée à la bonne majorité. Le copropriétaire peut également demander l’annulation complète de l’assemblée générale en mettant en avant un retard dans le délai de convocation par exemple ou si une anomalie est constatée au niveau de la tenue de l’assemblée générale comme l’élection d’un mandataire en tant que président de séance.

Passé le délai de deux mois, toutes les décisions prises durant l’assemblée générale sont considérées comme définitives. Toutes les modalités de contestation des assemblées générales sont précisées dans l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

Pour les raisons évoquées ci-dessus il est impératif que vous soyez extrêmement rigoureux en tant que syndic dans la préparation et la tenue de vos assemblées générales de copropriété. En effet, toutes les irrégularités évoquées peuvent aisément être évitées avec une organisation précise ou encore en ayant recours à un logiciel de gestion des assemblées générales.

 

Les solutions qui facilitent la gestion des assemblées générales.

On l’a vu, les logiciels de gestion des assemblées générales permettent de faciliter à la fois la préparation et le déroulement de l’assemblée générale de copropriété. Pour ce qui est du procès-verbal, un logiciel bien conçu vous permettra bien évidement d’éditer le compte-rendu à la fin de l’assemblée générale pour le faire signer par le président de séance et ses scrutateurs.

 

Certaines solutions innovantes permettent également d’inclure dans le processus la notification du procès-verbal de l’assemblée générale ainsi que sa mise en ligne sur l’extranet des copropriétaires. Un clic suffit pour tout gérer : le procès-verbal est notifié en lettre recommandée pour les opposants ou défaillants, par courrier postal ou électronique en fonction des préférences des copropriétaires. Ces derniers peuvent accéder à tout moment au compte-rendu sur leur espace en ligne. Vous, syndic, n’êtes plus sollicité pour produire une copie du document. C’est un grand pas en avant vers la simplification de la gestion des assemblées générales et un véritable gain de temps pour vous au quotidien.

 

assemblée générale

Démonstration gratuite

Découvrez notre logiciel de syndic de copropriété complet ! Nous avons des solutions pour vous aider à automatiser les tâches concernant les Assemblées Générales. 

 

Demandez une démo