Un contexte économique instable

Le monde entier a connu ces dernières semaines une situation économique et sanitaire sans précédent. Même si la plupart des secteurs ont aujourd’hui la possibilité de reprendre leur activité presque normalement, la prudence est de mise. Cette situation exceptionnelle a engendré un bouleversement dans l'organisation quotidienne des agences immobilières qui ont dû mettre en place en un temps record des mesures spécifiques. Les visites ont été suspendues, ainsi que toutes les démarches d’acquisition de biens, mettant ainsi le secteur de la transaction en pause. Cette activité ne reprend doucement que depuis quelques semaines mais souffre aujourd’hui des instabilités des marchés ainsi que de la baisse du moral des ménages, moins enclins à investir face à l’incertitude économique.

 

Pour les autres activités immobilières, comme la location, la gestion locative ou le syndic, il a fallu s’organiser très vite : télétravail, mise au chômage partiel d’une partie du personnel voire même fermeture pour ceux qui étaient les moins bien préparés…Toutefois les quelques semaines passées tendent encore une fois à prouver que les métiers de la gestion apparaissent plus que jamais comme une source de stabilité financière pour les agences immobilières. En effet, crise ou pas, le rôle du syndic de copropriété ainsi que ses responsabilités n’ont pas changé, il doit se réorganiser pour poursuivre son activité malgré les contraintes mais c’est un métier qui n’est pas soumis aux aléas du marché… Côté gestion locative, on constate un ralentissement lié à la chute des investissements locatifs mais qui ne remet pas en cause les mandats actuellement en cours, mandats qui continuent de constituer un matelas de sécurité pour l’agence, un revenu récurrent indispensable…

 

Ainsi de nombreux professionnels de l’immobilier ont décidé de diversifier leur activité en ajoutant à la transaction, un service de gestion locative ou de gestion de copropriété. C’est pour les agences immobilières qui en ont la possibilité (personnel qualifié, carte professionnelle..) une véritable opportunité pour s’assurer d'un revenu récurrent, moins sensibles aux aléas de l'offre et de la demande. De plus, c’est aussi un moyen pour les dirigeants de ces structures de donner de la valeur à leur fonds de commerce car un portefeuille constitué de biens en gestion ou de copropriétés a une réelle valeur marchande en cas de revente et permet également de générer de l’activité pour les autres services de l’agence. Par exemple entre transaction et gestion locative et inversement.


Qu’il s’agisse de créer un nouveau service ou de maintenir l’activité de l‘agence, les professionnels de l’immobilier ont dû avoir recours à des solutions techniques spécifiques et totalement repenser l’organisation de leur agence afin de pouvoir traverser cette période complexe. Voyons les moyens qu’ils ont employé pour maintenir au mieux la continuité de leur activité.

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Les avantages des solutions cloud dans le travail à distance

Les solutions cloud ou full web ou encore en ligne sont une réponse efficace à un besoin toujours plus croissant de mobilité et de souplesse des professionnels de l’immobilier. Pendant la période de confinement qu’a connu notre pays, ce besoin a été encore plus important que d’ordinaire, les responsables d’agences ayant été amenés à mettre en place des mesures telles que le télétravail pour préserver la santé de leurs collaborateurs et de leurs proches.

Pour mettre en place un travail à distance efficace, il est impératif de maîtriser plusieurs éléments :

  • il faut avoir la possibilité d’accéder aux données de l’agence à distance, 
  • il faut que tous les collaborateurs de l’agence aient accès à leur outil de travail,
  • il faut également préparer “l’après” pour qu’au retour à l’agence, le travail accompli ne soit pas perdu.

Les solutions métiers full web permettent de répondre à ces problématiques.

 

En effet, les logiciels syndic ou logiciel de gestion locative dits “en mode full web” ont comme premier avantage d'offrir un accès illimité aux données de l’agence. Illimité puisque l’accès à la base de données de l’agence est possible n’importe quand et depuis n’importe quel poste relié à internet mais aussi illimité dans le sens où autant d’accès peuvent être générés que l’agence compte de collaborateurs. Ainsi ces solutions apportent une réponse aux deux premiers points évoqués ci-dessus. Elles permettent aux différents collaborateurs d’accéder à leur outil de travail depuis internet sans contrainte et sans installation spécifique autre qu’une connexion internet standard. 

D’autre part, ces solutions mettent en avant des applications associées comme l’extranet pour le copropriétaires en syndic et pour les propriétaires et locataires en gestion locative.  La mise en place de ce type de plateforme, rendu possible grâce à l’aspect 100% de web de la solution va également contribuer à maintenir une communication efficace entre l’agence ou le cabinet et ses clients.

 

Un autre avantage des solutions logiciels métiers 100% web est plutôt d’ordre technique mais a permis aux professionnels de l’immobilier qui en sont équipés d’aborder plus sereinement cette période sensible . En effet, le débogage de ce type de solution se fait à la source, c’est à dire que lorsqu’un dysfonctionnement est repéré sur la plateforme, les développeurs sont en mesure d’intervenir en amont de manière à ce que le problème soit réglé chez l’intégralité des utilisateurs. Cela permet donc un nombre moins important de demandes auprès de services après vente parfois surchargés notamment en situation de crise. Autre aspect technique, ce type de solution permet une sauvegarde automatique des données des agences sur des serveurs sécurisés, apportant aux dirigeants à la fois une certaine tranquillité d'esprit et également la possibilité d’envisager le retour à la normale sans crainte de perte du travail effectué.

 

A noter enfin, le véritable plus de ce type de solution est qu’elles sont éditées par des sociétés ayant elles-mêmes une culture tournée vers le web et la dématérialisation des échanges. AInsi ces structures ont su appliquer tout de suite leurs propres méthodes et mettre en place aisément un travail à distance pour leurs propres collaborateurs, assurant ainsi la continuité de leur activité et leur prestation de conseil auprès de clients ayant justement un grand besoin d’écoute et de réactivité.

Organiser son équipe à distance

Nous l’avons vu plus haut, utiliser une solution métier accessible depuis le web est un véritable atout pour le dirigeant d’agence qui souhaite développer ou maintenir une activité à distance. Cela lui permet avant tout de s’assurer que chaque collaborateur a accès à toutes les informations nécessaires pour mener à bien sa mission. Mais cela ne fait pas tout. Le responsable d’agence va également avoir besoin d’outils afin de pouvoir organiser le travail de ses collaborateurs à distance : leur permettre de communiquer vers l’extérieur mais aussi les uns avec les autres, de rendre compte de leur progression… 

 

Certaines solutions métiers de nouvelle génération intègrent des fonctionnalités de communication avancées qui vont permettre à toute l’agence de pouvoir s’organiser efficacement au quotidien. Ces solutions de type bureau virtuel ou de gestion des évènements ou des incidents vont faciliter la communication de  l’agence avec l’extérieur en centralisant les demandes entrantes et en permettant de dispatcher les dossiers entre les différents collaborateurs. Chaque gestionnaire pourra ainsi communiquer avec les copropriétaires, les prestataires et tout autre contact gravitant autour de la copropriété tout en conservant l’historique de ses communications au sein de sa solution logicielle métier. Chaque demande d”intervention fera ainsi l’objet d’un dossier virtuel dans lequel viendront s’ajouter tous les échanges en rapport avec l’affaire. Tout sera accessible à tout moment par les autres collaborateurs de l’agence en cas d’absence de l’interlocuteur principal et surtout disponible en ligne pour simplifier le travail à distance.

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Si communiquer avec l’extérieur est indispensable pour que l’agence assure la continuité de son activité il est aussi impératif que les différents collaborateurs puissent échanger entre eux pour maintenir une cohésion essentielle au sein de la structure. En effet, surtout en cas de crise ou de contexte particulier comme celui que nous traversons, la dynamique de groupe est encore plus importante puisque le télétravail malgré tous les avantages qu’il représente est aussi également synonyme d’une certaine rupture du lien social. La communication interne est aussi essentielle au directeur afin qu’il puisse diffuser ses consignes et aux chefs de services qui doivent rendre compte régulièrement de leurs avancées. Pour cela les solutions de communication à distance via visioconférence telles que Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou encore Whatsapp….connaissent un réel essor car elles permettent à plusieurs utilisateurs distants les uns des autres de pouvoir échanger en partageant à la fois le son et l’image.

 

Ainsi, réussir l’organisation de son agence à distance dépend surtout de la capacité de celle-ci à communiquer efficacement à la fois avec l’extérieur (clients, prestataires) mais aussi en interne, qu’il s’agisse de la direction avec les collaborateurs ou des collaborateurs entre eux. D’autres agences, ne pouvant mettre en place l’organisation adéquate en interne pour faire face au contexte particulier, ont choisi de faire appel à des prestataires externes afin de leur déléguer ce qu’ils ne pouvaient prendre en charge au sein de leur agence même à distance. 

Et pourquoi pas l'Externalisation?

L’externalisation est en quelques mots le transfert de tout ou partie d’une activité vers un prestataire extérieur spécialisé. Le but de cette sous traitance est à la fois de permettre à la société de se recentrer sur son coeur d’activité mais aussi d’accéder à un savoir faire ou à des méthodes de travail dont elle ne dispose pas en interne. Dans le cadre de la gestion de copropriété ou de la gestion locative, l’externalisation se répand de plus en plus et à été pour certaines agences une alternative salutaire durant la crise économique et sanitaire que nous avons traversé. Ainsi certains professionnels de l’immobilier ont la possibilité d’externaliser surtout le back office de leur activité notamment la gestion administrative et comptable. 

Plusieurs avantages pour l’agence :

  • Dans un contexte difficile économiquement parlant, l’embauche va pour certaines agences être reportée de quelques mois… Un des avantages de l’externalisation est qu’elle va permettre à la structure de pouvoir bénéficier d’un surcroît de main d’oeuvre disponible rapidement et de manière ponctuelle pour répondre à un besoin limité dans le temps, ou sur un plus long terme histoire de “voir venir”...

 

  • L’agence peut aussi choisir de sous traiter la gestion comptable de son activité afin de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le développement commercial du portefeuille ou encore la possibilité de passer plus de temps sur le terrain au contact des clients pour développer un relationnel plus efficace, fidéliser dans un contexte de concurrence accrue…

 

  • Pour une structure qui se lance ou qui se diversifie en ouvrant un nouveau service de syndic ou de gestion locative, avoir recours à l’externalisation est un moyen efficace de pouvoir se développer rapidement tout en limitant la prise de risque financier. En effet, c’est la possibilité pour l’agence de s’entourer dès le départ de partenaires spécialisés ayant déjà l’expérience requise afin d’accompagner la structure dans son expansion.

L’externalisation est donc aussi une alternative permettant à l’agence de travailler à distance puisqu’une partie des collaborateurs font partie d’une structure partenaire. En plus c’est l’agence qui bénéficie directement des retombées de ce type d’organisation puisqu’elle reste propriétaire du portefeuille de gestion locative ou de gestion de copropriété et que c’est toujours elle qui touche l’intégralité des honoraires de gestion.

 

Travailler à distance a donc été pour de nombreux professionnels de l’immobilier une solution indispensable pour maintenir leur activité dans un contexte de crise sans précédent. Pour d’autres il s’agit d’un mode d’organisation permettant une plus grande souplesse et une mobilité accrue. Dans les deux cas, il s’avère indispensable d’être entouré des bons outils, solutions logicielles métiers 100% web, plateformes de communication efficace ou encore des bons partenaires comme nous l’avons abordé avec l’externalisation. En effet, si aujourd’hui le secteur de l’immobilier a pu reprendre son activité presque normalement, le travail à distance aura marqué les esprits et va offrir des pistes aux responsables d’agence afin de mettre en place de nouvelles méthodes de travail. Parce qu’on le sait à présent, gérer son agence à distance, oui, c’est tout à fait envisageable.

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