Organiser son agence à distance : l'émergence de nouveaux outils

La crise sanitaire que connait notre société a forcé chaque individu à bouleverser ses habitudes et à repenser son organisation aussi bien dans la sphère professionnelle que personnelle. De nouvelles pratiques ont vu le jour pour permettre de conserver un lien social fragile et pourtant si indispensable. Les chefs d'entreprises en général et les responsables d'agence en particulier ont également du revoir leur pratiques pour réussir à maintenir la continuité de leur activité. Faisons le point sur ces outils, émergents ou pas d'ailleurs, qui ont aujourd'hui plus que jamais su se rendre indispensables.

1. Les solutions de réunion en ligne

Qui n'a pas assisté à une réunion de service sur Google Meet, une assemblée générale sur Zoom, un apéro-Skype, un cours de droit sur Whatsapp ou encore un entretien d'embauche sur Teams? Les solutions de réunion en ligne existent depuis des années mais le confinement à fait exploser leur utilisation à un tel point qu'il est à présent complètement naturel de demander si la réunion de jeudi aura lieu en présentiel ou en ligne... Pour les agences immobilières, ces solutions ont permis de maintenir le lien à deux niveaux. Entre les collaborateurs de l'agence d'une part, une communication interne efficace est indispensable pour toute société qui veut avancer et pouvoir organiser des réunions de ce type a permis au responsables d'agence de pouvoir continuer à piloter leur activité tout en fédérant leurs équipes. Avec les clients de l'agence d'autre part, car ces solutions sont aujourd'hui largement utilisées notamment pour tenir les réunions du conseil syndical ou encore les assemblées générales de copropriétés.

2. Les plateformes Cloud

Il s'agit en réalité d'espaces en ligne sur lesquelles il est possible de stocker des données : documents, vidéos, images, photos... Ces espaces ont plusieurs avantages qui s'avèrent être de véritables atouts dans le contexte actuel. Ces plateformes sont de plus en plus utilisées dans la sphères professionnelles car elles permettent :

• le partage d'information : en effet tout ou partie de ces espaces ou des informations qu'ils contiennent peuvent être partagés entre plusieurs collaborateurs et ainsi favorisent le travail simultané sur les mêmes dossiers. Indispensable lorsque les collaborateurs n'ont pas les moyens techniques d'être connectés au même serveur et qu'ils doivent travailler sur le suivi d'un dossier sinistre par exemple ou encore un appel d'offres pour des travaux...
• l'accès aux données depuis n'importe où et n'importe quand : et oui, c'est le gros avantage de ce type de plateforme qui vous l'aurez compris facilité grandement le quotidien de nombreuses personnes obligées de travailler depuis leur domicile. Les documents stockés sur le cloud sont en effet accessibles depuis n'importe quel ordinateur relié à internet, sans installation préalable. Leur accès est sécurisé par un mot de passe ou limité à un nombre de personnes autorisées par l'auteur du document.

3. Les EDI bancaires

Il s'agit d'Echanges de Données Informatisées bancaires. En d'autres termes, il s'agit de la possibilité d'accéder à tous ses comptes et d'effectuer ses opérations bancaires de manière entièrement dématérialisée. C'est un véritable avantage pour le responsable d'agence qui va ainsi pouvoir prélever ses loyers ou appels de fonds ou encore faire ses rapprochements bancaires en quelques clics. Vous trouverez plus de détails dans le dossier spécial que nous avons consacré aux récentes évolutions du secteur bancaires : Gestion bancaire : comment l’aborder sereinement et efficacement en tant que syndic et administrateur de biens?

4. La dématérialisation du courriers

Le phénomène n'est pas récent, mais les contraintes liées au confinement ont favorisé le développement d'autres moyens d'envoyer son courrier notamment par le biais de lettres recommandées électroniques. Pour les professionnels qui sont amenés à envoyer de très nombreux courriers comme dans le secteur de l'immobilier, il existe des prestataires qui permettent d'externaliser complètement cette gestion et de n'en conserver qu'un pilotage à distance. Le syndic de copropriété pourra ainsi envoyer ses convocations en quelques clics seulement, idem pour l'administrateur de biens et ses quittances de loyer.

5. Les solutions métiers full web

Les métiers de l'immobilier, qu'il s'agisse de transaction, gestion locative ou gestion de copropriété, nécessitent l'usage de solution logicielles pour la diffusion d'annonce, la gestion comptable ou encore la gestion des assemblées générales. Depuis quelques années, des solution 100% web sont apparues sur le marché, permettant au professionnel de bénéficier dans son activité quotidienne des avantages du Cloud (accessibilité des données, compatibilité sur tous les systèmes d'exploitation, facilité de communication...).Parmi les solutions de ce type, les plus abouties intègrent souvent les différents point ci-dessus, permettant ainsi aux professionnels de l'immobilier d'aborder le travail à distance de façon parfaitement sereine.


Nous avons détaillé ces quelques exemples mais il y a très certainement d'autres outils astucieux qui autrefois étaient parfois considéré comme des éléments accessoires alors qu'ils sont aujourd'hui devenus partie intégrante du quotidien de nombreux professionnels de l'immobilier. Tout bien réfléchi ces nouvelles pratiques étaient déjà dans l'air du temps bien que considérées par beaucoup comme avant-gardistes, le contexte a en fait uniquement contribué à accélérer leur développement.