La mission de l’administrateur de biens dans le cadre de la gestion locative est de prendre en charge la relation avec le locataire durant toute la durée du bail. Nous allons ici passer en revue les différentes étapes de l’entrée et de la sortie du locataire en soulignant dans chaque cas comment l’utilisation d’un logiciel de gestion locative peut simplifier la procédure et permettre un réel gain de temps.
En tant que mandataire, c’est à l’administrateur de biens de prendre en charge la rédaction ainsi que la signature du bail par le locataire. Il existe différents types de contrats de location dont la durée est variable :
Certains logiciels de gestion locative permettent d’éditer directement le bail ainsi que les documents associés : notice ALUR, acte de caution solidaire… La solution ira alors récupérer les informations contenues dans la base de données concernant le bien (descriptif, localisation, loyer…), le locataire (coordonnées, cautions solidaire ou colocataire…) et le mandataire.
Une fois le locataire trouvé, ses conditions de solvabilité vérifiées, le contrat de location rédigé et signé, l’administrateur de biens va accompagner le locataire dans son entrée dans le logement.
Il va devoir réaliser un état des lieux d’entrée et aussi s’assurer que le logement est bien assuré en récupérant l’attestation d’assurance habitation auprès du locataire.
Le gestionnaire va également devoir envoyer des courriers :
Grâce à son logiciel de gestion locative il va pouvoir éditer facilement les courriers évoqués ci-dessus et enregistrer les mouvements comptables liés à l’entrée du locataire : encaissement du dépôt de garantie, des honoraires de location, de gestion et édition de la note d’honoraires associée.
Le contrat de location est renouvelable par tacite reconduction, cependant il peut y avoir plusieurs situations pouvant conduire à la fin de celui-ci :
En utilisant un logiciel de gestion locative, l’administrateur de biens sera alerté des contrats de location qui arrivent à échéance et pourra ainsi éditer simplement les courriers afin d’en notifier les propriétaires concernés.
Lorsqu’un locataire quitte le logement qu’il occupait, l’administrateur de biens doit intervenir à plusieurs niveaux :
Le logiciel de gestion locative va permettre à l’administrateur de biens de gérer la sortie du locataire au niveau comptable (solde liquidatif du locataire, restitution du dépôt de garantie) mais aussi administratif (courriers à destination du propriétaire, de la CAF, des impôts).
La mission du gestionnaire dans le cadre des mouvements de locataires est plutôt polyvalente. Chaque entrée et sortie d’un locataire génère une partie comptable (gestion du dépôt de garantie, honoraires…) et administrative avec l’édition du bail, des documents officiels, des lettres pour informer les administrations, le propriétaire… Des tâches multiples et récurrentes qui pourront être simplifiée en utilisant un logiciel de gestion locative. La solution logicielle permettra au gestionnaire de recevoir des alertes, de créer des procédures plus ou moins automatisées afin d’éviter les oublis et de gagner en efficacité.