Comment simplifier la gestion des mouvements locataires avec un logiciel de gestion locative ?

le 21 janv. 2020 14:02:00

La mission de l’administrateur de biens dans le cadre de la gestion locative est de prendre en charge la relation avec le locataire durant toute la durée du bail. Nous allons ici passer en revue les différentes étapes de l’entrée et de la sortie du locataire en soulignant dans chaque cas comment l’utilisation d’un logiciel de gestion locative peut simplifier la procédure et permettre un réel gain de temps.

Etape 1 : l'édition et la signature du bail

En tant que mandataire, c’est à l’administrateur de biens de prendre en charge la rédaction ainsi que la signature du bail par le locataire. Il existe différents types de contrats de location dont la durée est variable :

  • Le bail d’habitation dure généralement 3 ans,
  • Le bail de location meublée d’une durée de 1 an ou 9 mois pour les étudiants,
  • Le bail commercial ou commercial dérogatoire, est conclu pour une durée d’usage de neuf ans,
  • Le bail mixte (commercial et habitation) dure de 3 à 6 ans selon si le bailleur est un particulier ou une société,
  • Le bail professionnel concerne les activités lucratives hors commerce soit plutôt les professions libérales et est conclu pour une durée minimale de 6 ans,
  • Le bail saisonnier, comme son nom l’indique, aura une durée plus limitée, 
  • Le bail emphytéotique est conclu pour une durée de 18 à 99 ans.

Certains logiciels de gestion locative permettent d’éditer directement le bail ainsi que les documents associés : notice ALUR, acte de caution solidaire… La solution ira alors récupérer les informations contenues dans la base de données concernant le bien (descriptif, localisation, loyer…), le locataire (coordonnées, cautions solidaire ou colocataire…) et le mandataire.


Etape 2 : l'entrée du location

Une fois le locataire trouvé, ses conditions de solvabilité vérifiées, le contrat de location rédigé et signé, l’administrateur de biens va accompagner le locataire dans son entrée dans le logement.

Il va devoir réaliser un état des lieux d’entrée et aussi s’assurer que le logement est bien assuré en récupérant l’attestation d’assurance habitation auprès du locataire.

Le gestionnaire va également devoir envoyer des courriers :

  • Au propriétaire du bien pour l’informer de l’entrée du locataire, en précisant la date d’entrée ainsi que le montant du loyer et des charges,
  • Au centre des impôts dont dépend le bien en indiquant la date d’entrée du locataire afin de mettre à jour la base de données du service des impôts concernant la taxe d’habitation.

Grâce à son logiciel de gestion locative il va pouvoir éditer facilement les courriers évoqués ci-dessus et enregistrer les mouvements comptables liés à l’entrée du locataire : encaissement du dépôt de garantie, des honoraires de location, de gestion et édition de la note d’honoraires associée.


Etape 3 : la gestion du préavis et la résiliation du bail

Le contrat de location est renouvelable par tacite reconduction, cependant il peut y avoir plusieurs situations pouvant conduire à la fin de celui-ci :

  • Le locataire quitte le logement en cours de bail : il est tout à fait possible et même très fréquent que le locataire résilie le bail en cours de contrat. Pour cela il doit respecter un préavis d’une durée légale de 1 à 3 mois selon si le logement est meublé ou non et selon sa situation géographique (zone tendue ou non tendue). Le locataire envoie son préavis par courrier au gestionnaire qui devra à son tour en informer le propriétaire du bien.
  • Le bailleur donne congé au locataire : le bailleur ne peut mettre fin au contrat de location que dans trois cas bien particuliers. Soit il souhaite habiter dans le logement, soit il désire le vendre ou enfin il met fin au bail pour un motif légitime comme par exemple des retards répétés de paiement de loyer, un défaut d’entretien…. Le propriétaire ne peut résilier le contrat qu’à l’échéance et devra prévenir son locataire 3 à 6 mois avant la fin du bail. Le gestionnaire devra alors prévenir le propriétaire lorsque le bail arrive à son terme afin que ce dernier puisse le résilier.

En utilisant un logiciel de gestion locative, l’administrateur de biens sera alerté des contrats de location qui arrivent à échéance et pourra ainsi éditer simplement les courriers afin d’en notifier les propriétaires concernés.

 

Etape 4 : la sortie locataire

Lorsqu’un locataire quitte le logement qu’il occupait, l’administrateur de biens doit intervenir à plusieurs niveaux :

  • Il doit réaliser un état des lieux de sortie et le comparer à celui réalisé à l’entrée du locataire dans les lieux. Il pourra ainsi évaluer si des travaux sont nécessaires et les répartir entre le locataire et le propriétaire.
  • Il doit gérer la restitution du dépôt de garantie sous 30 jours si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, 60 jours si des travaux sont nécessaires et doivent être déduits de la caution.
  • Il doit prévenir le propriétaire de la sortie du locataire ainsi que les impôts et la CAF si le locataire bénéficiait d’aides au logement.

Le logiciel de gestion locative va permettre à l’administrateur de biens de gérer la sortie du locataire au niveau comptable (solde liquidatif du locataire, restitution du dépôt de garantie) mais aussi administratif (courriers à destination du propriétaire, de la CAF, des impôts).

La mission du gestionnaire dans le cadre des mouvements de locataires est plutôt polyvalente. Chaque entrée et sortie d’un locataire génère une partie comptable (gestion du dépôt de garantie, honoraires…) et administrative avec l’édition du bail, des documents officiels, des lettres pour informer les administrations, le propriétaire… Des tâches multiples et récurrentes qui pourront être simplifiée en utilisant un logiciel de gestion locative. La solution logicielle permettra au gestionnaire de recevoir des alertes, de créer des procédures plus ou moins automatisées afin d’éviter les oublis et de gagner en efficacité.

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