Qu’est-ce qu’une provision, qu’est-ce qu’une avance ?

Pour assurer son bon fonctionnement et veiller à son entretien et sa conservation en bon état, toute copropriété doit financer ses charges et pour cela les copropriétaires sont mis à contribution selon la répartition liées à leurs lots. Il s’agit de l’un des principales missions du syndic. Il doit élaborer un budget prévisionnel puis appeler plusieurs provisions pour permettre de couvrir les frais à venir durant l’exercice comptable. Mais entre provisions, avances et fonds de roulement, il est parfois un peu difficile de s’y retrouver. Faisons un point sur les différents appels de fonds en copropriété.

1. Le budget prévisionnel et provisions

Le budget prévisionnel de la copropriété couvre un exercice comptable de 12 mois. Il est constitué par le syndic en étroite collaboration avec le conseil syndical et doit être voté en assemblée générale.  C’est un document essentiel au bon fonctionnement de la copropriété car il permet d’évaluer et d’anticiper les dépenses courantes qui devront être engagées durant l’année comptable. C’est sur le budget prévisionnel que le syndic va s’appuyer pour établir le montant de la contribution de chaque copropriétaire et ainsi définir les sommes qu’il va devoir appeler pour assurer le bon financement de la copropriété.

Sont concernées par le budget prévisionnel les dépenses liées à la maintenance, au fonctionnement ainsi qu’à l’administration de l’immeuble. On notera ainsi :

• les honoraires du syndic,
• les frais de nettoyage des parties communes et d’entretien des espaces verts,
• les petites réparations,
• les assurances,
• les travaux visant à maintenir l’immeuble ou les équipements en bon état,
• le remplacement d’éléments d’équipements communs compris dans le contrat d’entretien,
• les contrôles périodiques obligatoires comme celui de l’ascenseur par exemple.

Des provisions représentant 1/4 de ce budget prévisionnel sont appelées et exigibles le 1^er jour de chaque trimestre ou de la période fixée en assemblée générale. Le syndic de copropriété est responsable du recouvrement de ces provisions mais il peut aussi être amené à appeler d’autres montants.

2. Les provisions pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel et les provisions pour travaux urgents 

Le syndic peut aussi appeler des provisions pour des dépenses qui ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel, notamment pour des travaux :

• de conservation ou d’entretien de l’immeuble ou portant sur des éléments d’équipements communs, hors maintenance,
• d’amélioration ou de transformation des équipements existants ou pour l’ajout de nouveaux éléments, l’aménagement ou la création de locaux dédiés à l’usage commun, la surélévation de bâtiments…
• ne concernant pas la maintenance des parties communes ou équipements communs.

Bien entendu ces travaux devront avoir été votés en assemblée générale. Pour ce qui est de leur financement, le syndic devra ensuite adresser à chacun des copropriétaires un courrier indiquant la somme exigible ainsi que l’objet de la dépense, et ce préalablement à la date d’exigibilité déterminée en assemblée générale.

A noter que le syndic peut également appeler des provisions pour la réalisation d’études techniques et de diagnostics.

Enfin, en cas d’urgence, le syndic peut de sa propre initiative faire exécuter des travaux dès lors qu’ils sont nécessaires à la sauvegarde de la copropriété. Il devra dans ce cas en informer les copropriétaires et convoquer immédiatement une assemblée générale extraordinaire. Dans le cadre de travaux urgents, le syndic pourra également demander le versement d’une provision avant même que l’assemblée générale n’ait eu lieu, de manière à pouvoir initier le chantier dans les meilleurs délais. Il devra dans ce cas prendre au préalable l’avis du conseil syndical et ne pourra appeler un montant excédant un tiers du devis estimatif des travaux.

3. Les avances de trésorerie

En plus des provisions, le syndic de copropriété peut être amené à constituer des avances qui peuvent être séparée en trois types :

• Le fond de roulement ou avance de trésorerie permanente

Il peut être prévu dans le règlement de copropriété la constitution d’une avance de trésorerie  pour laquelle chaque copropriétaire va contribuer à hauteur de sa quote-part dans les tantièmes de la copropriété. Cette avance, qui ne peut excéder 1/6 du budget prévisionnel, est considérée comme une réserve et ne peut servir au paiement des charges courantes. Elle est remboursable en cas de vente du lot.

• L’avance constituée par les provisions spéciales

Le syndic doit soumettre au vote de l’assemblée générale, tous les trois ans, une résolution visant à constituer des provisions spéciales pour les travaux d’entretien et de conservation (mais pas d’amélioration) des parties communes et éléments d’équipements communs. Il doit s’agir de travaux qui pourraient être nécessaires dans les trois années à venir et qui n’ont pas encore été votés en assemblée générale.

• L’avance dans le cadre du plan pluriannuel de travaux

Dans ce cas le syndic appelle les montants correspondants à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté en assemblée générale.

• Le fonds de travaux ALUR

La loi ALUR a instauré depuis le 1^er janvier 2017, l’obligation de constituer un fonds spécifique visant à faciliter le financement des travaux dans les immeubles d'habitation. Ce fond, dont  le montant doit être équivalent à au moins 5 % du budget prévisionnel, est constitué par des cotisations versées selon la même répartition que les charges courantes. Dans les faits ce fond ne doit pas être considéré comme une avance car les provisions restent acquises à la copropriété en cas de vente du lot, la cotisation n'est donc pas remboursable au copropriétaire vendeur. Nous détaillerons plus précisément les modalités de la mise en place de ce fond de travaux dans un article spécialement dédié très prochainement.

Voici donc les provisions qui peuvent être appelées par le syndic pour financer le bon fonctionnement de la copropriété. Il est utile de rappeler que dans le cadre de la vente d’un lot, le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel incombe au vendeur, alors que les autres provisions incombent à celui qui est propriétaire au moment de l’exigibilité, qu’il soit vendeur ou acheteur.