Comment convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

L’assemblée générale des copropriétaires doit être obligatoirement convoquée au moins une fois par an, dans un délai de six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Nous l’avons vu dans un autre article, c’est généralement vous, syndic de copropriété, qui en avez la responsabilité. Cette assemblée générale « ordinaire » a pour but de réunir les copropriétaires afin de prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété.

Cependant l’assemblée générale des copropriétaires peut également se réunir à d’autres occasions dès lors qu’une décision importante doit être prise pour la copropriété. Ce type d’assemblée est alors plus communément appelée une assemblée générale extraordinaire.

Quels sont les motifs pour convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Il est possible de convoquer une assemblée générale extraordinaire à chaque fois que des décisions importantes concernant la vie de la copropriété doivent être prises. C’est par exemple le cas :

• lorsque des travaux urgents ou des travaux de rénovation doivent être entrepris,
• lorsqu’un problème intervient dans les parties communes et que la copropriété doit rapidement en être informée,
• à chaque fois que le syndic a besoin de consulter l’ensemble des copropriétaires,
• à la demande d’un copropriétaire qui aurait besoin de consulter l’ensemble de la copropriété etc.

A la différence de l’assemblée générale ordinaire qui est annuelle, l’assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment.

Qui peut la convoquer ?

Selon l’article 7 du décret d’application de la loi du 10 juillet 1965, l’assemblée générale des copropriétaires qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire doit être convoquée par le syndic de copropriété. Cette convocation peut être faite de sa propre initiative ou encore à la demande du conseil syndical ou à celle d’un ou de plusieurs copropriétaires. Pour cela il faut que ces derniers représentent au moins 25% des voix de l’ensemble des copropriétaires sauf si le règlement de copropriété en a décidé autrement. La demande doit dans ce cas être envoyée au syndic de copropriété par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si l’assemblée générale n’est toujours pas convoquée par le syndic, ce dernier peut être mis en demeure. Le président du conseil syndical pourra alors se charger de la convocation ou tout autre copropriétaire après s’être adressé au tribunal de grande instance.

Comment la convoquer ?

Sur le même schéma qu’une assemblée générale « ordinaire », la convocation à l’assemblée générale « extraordinaire » doit être remise à tous les copropriétaires au moins 21 jours avant la date à laquelle il est prévu qu’elle se déroule. En cas d’urgence, selon la jurisprudence, il est possible de réduire ce délai. Doivent être joints à la convocation tous les documents nécessaires à la validité des futures décisions prises par l’assemblée générale extraordinaire.

La convocation peut être notifiée aux copropriétaires de plusieurs manières :

• remise en main propre contre signature ;
• remise à un mandataire contre récépissé ;
• envoyée en lettre recommandée ou lettre recommandée électronique, avec accusé réception pour éviter toute contestation sur la date de remise de la convocation. En effet, depuis la loi ALUR et son article 42-1 "les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique".

En cas de non-respect de ces modalités de convocation à l’assemblée générale, qu’il s’agisse d’un retard ou d’un procédé de remise non conforme, les votes réalisés durant celle-ci pourront être invalidés.

Contenu de la convocation

Quelle soit ordinaire ou extraordinaire, la convocation à l’assemblée générale doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires :

• des indications concernant le lieu, la date et l’heure de la réunion. A noter que celle-ci peut avoir lieu dans les locaux du syndic ou encore directement au sein de la copropriété.
• l’ordre du jour avec toutes les résolutions qui seront votées pendant la réunion,
• le mode de consultation des justificatifs de charge. En effet, le syndic doit tenir ces pièces justificatives à disposition des copropriétaires, notamment les factures.

D’autres documents peuvent également être ajoutés à la convocation, ils dépendent des sujets qui seront abordés et des décisions qui seront votées pendant l’assemblée générale. On notera ainsi les annexes comptables obligatoires, les courriers des propriétaires ayant effectué des demandes particulières, les contrats et devis des fournisseurs pour les travaux, le contrat de syndic en cas de renouvellement…

Si les documents obligatoires ne sont pas notifiés en même temps que l’ordre du jour, les décisions prises lors de l’assemblée générale ne sont pas valides.

Qu’il s’agisse de l’assemblée générale annuelle ou d’une réunion extraordinaire, l’assemblée générale de copropriété est soumise à un cadre légal strict. Modalités de convocation, notifications, documents obligatoires etc. sont autant de règles que le syndic doit absolument respecter sous peine de voir une résolution ou même l’intégralité de l’assemblé générale annulée.