Le financement de la copropriété : une mission clé pour le syndic

Charges et budget : comment fonctionne une copropriété ?

Les différents types de charges

Les charges de copropriétés représentent l’intégralité des dépenses nécessaire à son entretien, sa conservation ainsi qu’au bon fonctionnement de l’immeuble. On distingue deux types de charges : les charges générales et les charges spéciales.

• Les charges communes générales

Les charges communes générales concernent l’ensemble de la copropriété et doivent donc être supportées par l’intégralité des copropriétaires. Elles peuvent être réparties en trois familles de dépenses, celles liées à la conservation de l’immeuble, celles liées à son entretien et enfin celles liées à l’administration des parties communes.

• • Les charges liées à la conservation des parties communes comprennent tous les travaux de réparation qui dépassent l’entretien habituel de l’immeuble. On notera ainsi les travaux de gros-œuvre, de ravalement ou encore les travaux de rénovation de toiture.
  • Les charges relatives à l’entretien de l’immeuble sont les dépenses qui permettent de conserver l’immeuble dans un bon état général comme par exemple les frais liés à l’éclairage et au nettoyage des parties communes, ou encore à l’entretien d’éventuels espaces verts.
  • Enfin parmi les charges liées à la gestion administratives de l’immeuble on notera par exemples les honoraires du syndic et autres frais annexes comme par exemple les frais engagés pour la tenue de l’assemblée générale de copropriété. Font également partie de ses charges les assurances souscrites pour la copropriété ainsi que les éventuelles taxes et impôts auxquels elle est assujettie.

• Les charges spéciales

Les charges spéciales peuvent être motivées par l’utilisation d’équipements communs ou de services collectifs.

• • Les charges liées aux équipements communs : sont considérés comme équipements communs en copropriété tous les équipements et accessoires qui permettent d’apporter un confort complémentaire aux copropriétaires. On notera ainsi les ascenseurs, le chauffage collectif, les éventuelles antennes collectives ou raccordements au réseau câblé, les appareils permettant la production ainsi que la distribution d’eau froide ou d’eau chaude, la VMC…
  • Les charges liées au recours à des services collectifs découlent généralement de l’utilisation des équipements communs décrits plus haut, comme la maintenance de ces équipements par exemple. Mais il peut aussi s’agir de services tout autres comme le service de nettoyage.

 

La répartition des charges : mode de calcul

Le paiement des charges de copropriété est obligatoire pour tous les copropriétaires car c’est par le biais du versement des provisions que la copropriété peut fonctionner. C’est le règlement de copropriété qui fixe les différents types de charges et les répartit entre les deux catégories évoquées plus haut à savoir les charges générales et les charges spéciales. Il peut également prévoir que certaines charges soient réparties par escalier ou par bâtiment.  La façon dont les quotes-parts des parties communes et des charges sont calculées doit obligatoirement figurer sur tous les nouveaux règlements de copropriété publiés depuis le 31 décembre 2002.

• La répartition des charges communes générales

D’après la loi du 10 juillet 1965, article 10, les charges communes générales sont réparties entre les copropriétaires « proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leurs lots, telles que ces valeurs résultent des dispositions de l’article 5. » A noter que l’article 5 prévoit que les tantièmes ou quotes-parts des parties communes soient déterminées en fonction de la consistance, de la superficie et de la situation des lots, sans égard pour leur utilisation.

Dans la majorité des cas, si les critères ci-dessus ont bien été respectés, la répartition des charges communes générales s’effectue de la même manière que celle des tantièmes de copropriété. Il faut noter que l’intégralité des copropriétaires doit participer aux charges communes générales. Ainsi, par exemple, toute la copropriété participe à l’entretien des espaces verts ou de la toiture, et ce, quel que soit l’étage auquel est situé l’appartement.

• La répartition des charges spéciales

Les charges spéciales, nous l’avons vu, sont liées à l’utilisation d’équipements communs ou de services collectifs. Contrairement aux charges communes générales qui concernent l’intégralité des copropriétaires, ces charges vont être réparties en fonction de l’utilité que ces équipements ou services font représenter vis-à-vis de chacun des lots. Attention on parlera ici d’utilité au sens de « possibilité d’usage » et non « d’utilisation effective ». Prenons l’exemple des charges liées aux ascenseurs.  Le copropriétaire dont l’appartement est situé au rez de chaussée ne participera pas aux charges liées à cet équipement alors que le copropriétaire situé au 4^ème étage devra par contre participer même s’il préfère utiliser l’escalier. De la même manière lorsqu’une copropriété dispose d’un chauffage collectif, le copropriétaire qui décide de ne pas avoir recours à cet équipement devra tout de même participer à cette charge à hauteur de la quote-part précisée dans le règlement de copropriété.

 

Le budget prévisionnel

Le budget prévisionnel permet de financer le fonctionnement de la copropriété et de planifier les dépenses courantes afin de maintenir l’immeuble en bon état. Il est préparé par le syndic de copropriété en concertation avec les membres du conseil syndical et doit ensuite être approuvé chaque année lors de l’assemblée générale de copropriété. A noter que le vote doit avoir lieu au moins 6 mois avant l’exercice concerné. Le budget prévisionnel doit être voté globalement à la majorité simple mais chaque poste de dépense peut être discuté de manière individuelle pendant l’assemblée générale.

Le budget prévisionnel comprend plusieurs types de dépenses courantes :

• Les dépenses de fonctionnement : frais de nettoyage, contrats d’assurance, salaires des employés etc.,
• Les dépenses liées à l’administration de l’immeuble : honoraires du syndic de copropriété notamment,
• Les dépenses de maintenance : entretien courant et petites réparations, remplacement des équipements communs, contrôlées périodiques des équipements communs imposés par la législation…

Les éventuelles dépenses exceptionnelles comme par exemple les gros travaux d’entretien de l’immeuble, n’entrent pas dans le budget prévisionnel et doivent être votées au cas par cas lors de l’assemblée générale de copropriété.

Depuis le 1er janvier 2017, la loi ALUR a imposé la mise en place d’un fonds de travaux qui a quelque peu modifié les dépenses intégrées dans le budget prévisionnel, comme nous le verrons un peu plus loin.

Le paiement des charges de copropriété : qu’est-ce qu’un appel de fonds ?

Les différents types d’appels de fonds

De manière générale on considère qu’un appel de fonds est un montant appelé par le syndic à l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble.

Le syndic peut appeler plusieurs types de provisions :

• Des provisions demandées en application du budget prévisionnel : elles sont en général égales à un quart du budget prévisionnel et exigibles le premier jour de chaque trimestre. Le but est pour la copropriété d’être en mesure de faire face à l’ensemble de ses dépenses mais aussi de permettre d’assurer une certaines trésorerie au syndicat des copropriétaires. L’assemblée générale peut également opter pour un versement mensuel ou semestriel.
• Des provisions pour tous les travaux qui ne sont pas compris dans le budget prévisionnel: il peut s’agir de travaux d’entretien ou de conservation de l’immeuble ou encore portant sur les éléments d’équipement commun, comme l’ascenseur ou le chauffage collectif, ou encore les éventuelles études techniques et diagnostics…
• Des provisions pour financer les travaux urgents: tels que les travaux que le syndic peut faire réaliser après avis du conseil syndical mais sans délibération préalable de l’assemblée générale de copropriété. A noter que dans ce cas, le montant de cette provision est limité à 1/3 du montant du devis estimatif des travaux.

Mais le syndic de copropriété peut également exiger le versement d’avances :

• Il peut s’agir de constituer une avance pour assurer des travaux de conservation ou d’entretien des parties communes ou d’équipements collectifs qui pourraient s’avérer nécessaires dans les trois années à venir mais qui n’ont pas encore été décidées à la majorité 25 de l’assemblée générale.
• Pour constituer le fonds de roulement, réserve fixée au règlement de copropriété et dont le montant ne peut dépasser 1/6 du budget prévisionnel,
• Correspondant à celles figurant sur l’échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux voté par l’assemblée générale.

Enfin, le syndic de copropriété peut appeler des montants afin de constituer un fonds de travaux, obligatoire pour certaines copropriétés depuis le 1^er janvier 2017.

 

Zoom sur les appels travaux : une nouveauté instaurée par ALUR en 2015

La loi ALUR, loi pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové du 24 mars 2014, stipule dans son article 58, l’obligation pour certaines copropriétés de constituer un fonds de travaux à compter du 1^er janvier 2017. Sont concernées toutes les copropriétés de plus de 5 ans et possédant au moins un lot à usage d’habitation. Seules les copropriétés de mois de 10 lots peuvent en être dispensées à condition de l’avoir voté à  l’unanimité lors de l’assemblée générale.

Le fonds de travaux est constitué de de provisions annuelles spéciales dont le montant est au minimum de 5% du budget prévisionnel. Ce montant est voté pendant l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 et sert à financer plusieurs types de travaux :

• les travaux prescrits par la loi,
• les travaux réalisés en urgence,
• les travaux votés en assemblée générale.

Si un plan de travaux prévisionnel a été voté et que des travaux ont été effectivement définis mais pas encore décidés alors les provisions du fonds de travaux sont constituées selon les clés de répartition relatives aux services collectifs et aux équipements communs. S’il s’agit juste de constituer une masse monétaire sans aucune affectation particulière, alors on pourra utiliser une répartition basée sur les tantièmes généraux.

Il faut savoir que la loi ALUR stipule que les “les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées au lot et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires” et que donc elles “ne donnent pas lieu au remboursement par le syndicat à l’occasion de la cession d’un lot”. Les provisions versées pour constituer le fonds de travaux ne seront donc jamais remboursées au copropriétaire au moment de la vente de son bien mais elles pourront par contre influer sur le prix de vente du bien qui pourra être revu à la hausse.

 

Appel de fonds : fréquence et notification

Comme vu plus haut les appels de fonds sont éligibles généralement le premier jour du trimestre mais l’assemblée générale peut également opter pour un versement plus ou moins fréquent Il vous adresse, par lettre simple, avant chaque premier jour du trimestre, un avis indiquant le montant de la provision exigible. Si besoin, une régularisation de charges peut être effectuée à la fin de l’année comptable. Cette dernière est réalisée après l’approbation des comptes par l’assemblée générale.

Pour notifier l’appel de fonds, le syndic procède à l’envoi d’une lettre simple indiquant le montant de la somme exigible. Il peut également s’il a l’accord des copropriétaires et leur adresse email, dématérialiser les appels de fonds et les notifier par voie électronique. En effet, la loi ALUR stipule dans l’article 42-1 que « Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique. »

Que se passe-t-il en cas de contestation ou de non-paiement des charges ?

La contestation au niveau de la répartition des charges

Il peut arriver qu’un copropriétaire conteste la répartition des charges de la copropriété et notamment sa quote-part. S’il constate que celle-ci est supérieur de plus d’un quart à ce qu’elle devrait être alors il est en droit de contester cette répartition en déposant un recours auprès du tribunal de grande instance.

De la même manière, un copropriétaire peut faire un recours s’il constate que la quote-part d’un autre copropriétaire est inférieure de plus 1/4 à ce qu'elle devrait être.

Pour être valable, le recours doit être engagé dans les 5 ans qui suivent la publication du règlement de copropriété ou dans les 2 ans qui suivent la revente du lot de copropriété intervenue après la publication du règlement. S’il s’avère que la plainte du copropriétaire est fondée alors le juge établira une nouvelle répartition des charges. Celle-ci ne s’appliquera que pour l’avenir et ne n’aura aucune incidence sur les provisions versées par le passé.

 

Le non-paiement des charges : quelle procédure ?

La loi Elan du 23 novembre 2018 est venue modifier les dispositions énoncées par l'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 sur la procédure applicable en cas de non-paiement des charges de copropriété.

Avant novembre 2018, en cas de non-paiement d’une provision appelée au titre du budget prévisionnel à date d’exigibilité, le copropriétaire défaillant se voyait mis en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Sans retour de sa part dans les 30 jours l’intégralité des autres provisions sur le budget prévisionnel prévues et non encore échues devenaient immédiatement exigibles.

A présent, depuis la loi Elan, les provisions relatives aux dépenses pour travaux sont également visées, pas seulement les sommes appelées sur le budget prévisionnel.  Si la procédure a été simplifiée n’imposant aucune forme pour la mise en demeure, la sanction en cas de non-paiement a été renforcée. En effet, à présent, non seulement les autres provisions encore non échues au titre du budget prévisionnel et des dépenses pour travaux deviennent exigibles mais aussi les sommes restant dues appelées au titre des exercices précédents.

 

Le rôle du syndic

C’est au syndic de copropriété de veiller au versement des provisions pour charges. C’est une tâche qui lui est dévolue par l’article 18 de la loi de juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. En cas d’impayé, ce dernier doit mettre en place toutes les actions nécessaires afin d’obtenir le recouvrement des sommes dues.

La première étape du recours pour le syndic est la relance. Il s’agit d’un courrier envoyé en lettre simple au copropriétaire défaillant visant à lui rappeler ses obligations. Cette étape n’est pas obligatoire mais fait partie des missions de gestion courante du syndic. A noter que dans les faits il est tout à fait possible de trouver un accord amiable si le copropriétaire souhaite régulariser la situation, notamment en étalant sa dette.

Si le syndic ne parvient pas à obtenir recouvrement des provisions dues, il pourra alors entamer une procédure de mise en demeure telle que précisée dans le paragraphe précédent puis une action de recouvrement à l’encontre du copropriétaire devant le tribunal de grande instance. Les frais de procédure engagés sont à la charge du copropriétaire défaillant. Ils comprennent notamment les frais suivants : frais de mise en demeure engagés par le syndic, frais de relance, frais d’huissier engagés pour les besoins de la procédure.

A noter que le syndic de copropriété n’a pas besoin au préalable de l’autorisation de l’assemblée générale pour engager toute action judiciaire visant à obtenir recouvrement des charges d’un copropriétaire.

 

Les missions du syndic de copropriété sont nombreuses et font appel à des compétences variées. Il doit entres autres veiller au financement de la copropriété afin d’en assurer la sauvegarde et l’entretien.  A ce titre il est en charge de l’élaboration du budget prévisionnel, de l’appel des provisions sur charges et doit s’assurer du recouvrement des sommes demandées.