Outils connectés en copropriété : des fonctionnalités avantageuses

Aujourd’hui, dans notre vie quotidienne, la question de l'instantanéité est primordiale. Cette problématique est plus que jamais d’actualité dans l’univers de l’immobilier en général et de la copropriété en particulier. Pour y répondre, les outils connectés comme les extranets et les applications mobiles sont vraiment un atout pour la gestion et le partage d'informations autour des copropriétés. En constante amélioration, ils sont un avantage incontournable pour le syndic. Il est intéressant de voir tout ce qu’ils permettent de faire en termes de communication ou de mise à disposition de données. En outre, la connectivité permet de s'affranchir des horaires et des contraintes de localisation, ce qui ouvre de nouvelles possibilités. Quelles sont les subtilités de ces outils connectés et quels bienfaits en retirent donc les syndics? 

1. Des fonctionnalités pour simplifier la communication

Plus sûr qu’un email, la messagerie intégrée

Les extranets et applications mobiles permettent une communication accélérée et simplifiée entre les propriétaires et les gestionnaires. Ainsi, certaines solutions logicielles de gestion de copropriétés innovantes proposent aujourd’hui des liaisons sécurisées, véritables plateformes de communication entre le logiciel syndic et l’extranet copropriétaires. Ces messageries instantanées, internes aux plateformes, fonctionnent ainsi avec un niveau de sécurité maximal dans les échanges.

Plus sûrs dans la transmission directe des messages que les emails, les messages ainsi envoyés arrivent directement dans la boîte de réception du destinataire. La liaison étant sécurisée, il n’y a pas de perte ou de spams possibles. 

De plus, la messagerie permet de retrouver l'historique de tous les messages échangés. Chacun a la possibilité d’y accéder quand il le souhaite. Le gestionnaire sur son logiciel syndic, le copropriétaire dans son espace privé en ligne. A cette sauvegarde s’ajoute parfois également l’impossibilité de supprimer un message quel qu'il soit, côté syndic ou copropriétaire, afin de s’assurer de la prise en compte de ces échanges par les deux parties. 

Un historique complet et illimité dans le temps

La liaison entre le logiciel syndic et l’extranet copropriétaires peut également être un gage de mémoire à long terme. Un historique complet des échanges archivé en temps réel va représenter, à terme, une preuve de la qualité du service rendu par le gestionnaire mais aussi de la transparence de sa gestion. Ainsi, certains outils gardent en mémoire l’intégralité des correspondances entre le syndic et les copropriétaires, sur le logiciel syndic mais également sur l’espace privé du propriétaire. 

Il n’y a plus de perte d’information. L’intégralité des échanges des deux correspondants sont ainsi à leur disposition dans leurs outils respectifs. 

Le tri des messages peut ensuite être organisé : 

• par ordre chronologique, 
• par dossier…

2. Une mise à disposition permanente : transparence et nouvelles possibilités

Disponibilité et transparence

Grâce à l’extranet copropriétaires et aux applications mobiles dédiées aux copropriétés, les données des propriétaires et des copropriétés sont mis à disposition de chacun quels que soient l’heure, le jour ou le lieu. Le copropriétaire n’a plus de contraintes d’accessibilité à ses données, il n’est plus comme auparavant limité par les horaires d’ouverture de son syndic, autrefois seul à même de lui communiquer les informations demandées. Il accède, utilise et vérifie les données et documents mis à sa disposition quand cela lui convient et peut ensuite faire un retour à son gestionnaire à tout moment.

Le syndic, de son côté, bénéficie également des avantages de ces outils car ils lui permettent de pouvoir mettre simplement à disposition des informations ou de gagner en réactivité en répondant aux questions des ses copropriétaires à n’importe quel moment. Mais comment alimenter ces outils? Comment garder un extranet copropriétaire à jour? N’est-ce pas trop chronophage pour les syndics au quotidien? C’est justement la force des logiciels de nouvelle génération, qui reliés aux outils à destination des copropriétaires (extranet et applications mobiles) diffusent automatiquement et instantanément les informations. Le syndic se contente d’utiliser son logiciel de gestion de copropriété dans sa mission quotidienne et cela suffit à alimenter les applications associées. Plus besoin d’attendre pour que les informations qu’il souhaite mettre à disposition le soient réellement.

En plus, l’application mobile permet d’accéder à une liberté supplémentaire, celle pour le propriétaire comme pour le syndic de pouvoir consulter ses informations en itinérance, depuis n’importe où. Le syndic gagne ainsi du temps, de la visibilité et de la crédibilité puisqu’il montre sa capacité à être réactif, transparent et à l’écoute.

Des outils à disposition pour de nouvelles méthodes de gestion

Les pratiques au sein des copropriétés, pour les copropriétaires comme pour les gestionnaires, sont de plus en plus amenées à évoluer. La tendance à la dématérialisation des données de même que les récentes évolutions de la législation offrent de nouvelles possibilités mais posent aussi de nouvelles problématiques.

Les outils connectés à destination des copropriétaires ont permis aux syndics de se conformer plus facilement aux évolutions législatives notamment pour ce qui est de la mise à disposition obligatoire des informations et de la comptabilité des copropriétés. Les gestionnaires ont ainsi pu profiter des possibilités laissées par les outils connectés pour accompagner au mieux ces changements. 

Ces outils sont également un atout pour la préparation des assemblées générales ou des réunions du conseil syndical. Ils ont permis de pallier les difficultés liées aux indisponibilités des uns et des autres, aux différents lieux de résidence (surtout ces derniers mois avec le contexte sanitaire particulier, aux motifs variés pouvant empêcher les propriétaires de se déplacer. En effet, grâce aux outils connectés, il est ainsi très simple de mettre en place une réunion en distanciel puisque chaque participant a accès aux informations nécessaires très simplement comme l’état des dépenses détaillées, les scans des factures ainsi que de l’état de la banque. 

Les outils connectés procurent donc une plus grande satisfaction aux utilisateurs qui accèdent plus facilement et à n'importe quel moment aux données qui les intéressent. Ces outils offrent également aux syndics de nouvelles possibilités pour se concentrer sur les demandes prioritaires et se recentrer sur leur cœur de métier tout en se montrant à la pointe des nouvelles méthodes.

La notoriété d’un syndic passe aujourd’hui de plus en plus par la confiance, la transparence et la réactivité dont il sait faire preuve. Ainsi, les outils connectés participent indirectement mais indéniablement au développement de l’activité du gestionnaire.