L’essor des applications mobiles en copropriété

Nous l’avons vu dans un article précédent intitulé “L'extranet propriétaire : plus qu'une obligation légale”, les solutions extranet à destination des propriétaires sont encadrées par la législation et permettent une mise à disposition d’un certain nombre de documents et d’informations. Il s’agit concrètement d’une connexion privée sur le site internet d’un prestataire informatique. D’autres options sont possibles pour la consultation de ces informations, notamment sur des applications créées dans le but de rendre les copropriétaires plus proches de leurs copropriétés et gestionnaires. Quelles sont les intérêts de ces applications et quelles sont les différentes possibilités qu’elles offrent?

1. Intérêts et limites des applications mobiles

Lieux de rencontre et de diffusion d’information

Les extranets propriétaires sont des lieux de rencontre et d’échange entre les propriétaires et leurs syndics. Cependant, ils nécessitent pour la plupart une connexion sur un site internet. 

Plusieurs applications ont été créées afin de rendre ces espaces encore plus accessibles notamment via les différents types de supports informatiques. L’accessibilité à l’extranet s'affranchit alors des contraintes de localisation et de compatibilité tout en s’adaptant aux supports sur lequel elle est téléchargée.

L’application permet : 

• de faciliter l’accès aux informations, 
• de simplifier la communication,
• de favoriser des échanges plus rapides.

Il n’y a pas de trame précise et chaque application peut présenter des formes et informations différentes. Il est cependant important d’accorder à son intuitivité une attention particulière pour qu’elle puisse être un réel atout dans la relation du syndic avec ses propriétaires.

L’intérêt d’un extranet est également de mettre à disposition des propriétaires des données primordiales. L’application doit donc aussi permettre de répondre à ce besoin impérieux des copropriétaires. Nombre de ces informations étant indiquées dans les documents mis à la disposition des propriétaire, l’un des principaux intérêts d’une application est de simplifier l’accès à ces éléments parmi lesquels :  

• Appels de fonds, 
• Convocations, 
• Procès verbaux, 
• Documents pour les ventes …

L’accès facilité permet au propriétaire de pouvoir les utiliser de manière optimale au bon moment et au syndic de se conformer à la loi tout en offrant plus de transparence à sa gestion.  

Les applications ont également l’avantage de faciliter les échanges de données et de messages entre syndic et copropriétaires, de manière sécurisée et dématérialisée. Le propriétaire peut donc y prendre connaissance des informations principales concernant son compte et aussi avoir l’opportunité d’en discuter avec son syndic. Les interfaces de communication doivent alors être les plus simples et ergonomiques possibles afin de laisser le propriétaire indiquer ses besoins et remarques facilement à son syndic. Il doit également pouvoir accéder facilement aux réponses de ce dernier. 

L’avantage d’une application par rapport à un site est donc qu’elle va proposer des interfaces claires et fonctionnelles, adaptées au format de l’appareil et aux contraintes de mobilité qui l’accompagnent.

Un outil parfois limité

Toutefois, que ce soit à cause de limites techniques ou de sécurité, les applications ne peuvent complètement remplacer les extranets proposés via un site internet. Comme de nombreuses applications bancaires ou institutionnelles, certaines démarches sont réservées à l’usage des extranets. Ainsi parfois un extranet complet et proposant des fonctionnalités importantes risque de voir sa version applicative plus limitée. En effet, les applications ne sont pas forcément des supports adéquats à toutes les propositions fonctionnelles. Les écrans de tablette ou de smartphone, sur lesquels les applications sont majoritairement téléchargées, ne permettent pas techniquement une visualisation optimale de certaines informations comme la comptabilité de la copropriété. 

De plus et malgré les mesures qui peuvent être prises pour les protéger, les données sensibles et leur sécurisation restent un enjeux majeur qu’il faut savoir garder à l’esprit. Aussi l’environnement applicatif  ne se prête pas à toutes les démarches. 

2. Etude de cas : Gérer-ma-Copro

Les possibilités offertes par l’application

Toutes les applications ne se valent pas et ne donnent pas accès aux mêmes possibilités. L’application Gérer-ma-Copro a été développée en cohérence avec l’extranet copropriétaires du même nom : efficace et performante, accessible à tous et simple d’utilisation. Ainsi, dans un environnement responsive, elle permet à ses utilisateurs d’accéder à toutes les fonctionnalités principales également disponibles sur l’extranet : 

• un accueil synthétique, 
• les informations de contact du syndic, 
• les informations administratives et comptables du propriétaire et de ses lots, 
• une messagerie incluant la possibilité d’écrire et de consulter l’historique des conversations,
• une bibliothèque de documents,
• les informations principales sur la copropriété…

Le propriétaire retrouve ainsi toutes les informations le concernant comme c’est le cas dans son espace en ligne et le syndic, quant à lui, peut s’appuyer sur cet outil pour mettre en avant la transparence de sa gestion. 

L’application permet également de pouvoir toucher les copropriétaires différemment. Les gestionnaires peuvent notamment informer leurs copropriétaires de la mise à disposition de nouveaux documents ou d’actualités concernant leur copropriété par le biais de notifications disponibles directement sur les supports des applications. Alors même si le copropriétaire n’entre pas dans l’application, il est au courant des évènements de sa copropriété et peut se connecter facilement pour consulter les dernières actualités. 

Une application centrée sur la relation propriétaire-syndic

L’application Gérer-ma-Copro, nous l’avons vu plus haut, a pour intérêt principal la communication et la mise à disposition d’informations. Elle se positionne comme un outil majeur dans la relation entre le syndic et ses copropriétaires. A ce titre, elle reste donc centrée sur le propriétaire avec quelques données sélectionnées de la copropriété.

Certaines fonctionnalités ne sont pas accessibles sur l’application, l’éditeur de la plateforme ayant choisi de les conserver pour consultation exclusivement sur l’espace en ligne ou extranet copropriétaire, qui offre un support plus adapté et universel notamment pour la vérification :

• des comptes,
• des dépenses et dépenses détaillées,
• des comptes bancaires. 

En dehors de ces vérifications très pointues, pas d’autre différence à noter et le propriétaire retrouve les mêmes informations.

Un autre volet volontairement écarté par l’éditeur de l’application Gérer-ma-Copro est la communication entre copropriétaires. Cette application se concentre réellement sur le lien propriétaire-gestionnaire ou propriétaire-conseil syndical et ne propose pas par exemple l’accès à un forum d’échange entre copropriétaires. Son but est avant tout d'accompagner les différents acteurs dans la gestion administrative et comptable de la copropriété. 

Alors que le smartphone et les applications deviennent la norme pour les consultations des différentes composantes de la vie des français. Les applications syndic ne viennent qu’en compléter l'éventail. Véritables outils complémentaires des extranets, elles permettent un accès plus facile et rapide aux données principales des propriétaires, copropriétaires et lots. 

Le syndic trouve dans cet applicatif un outil supplémentaire pour pouvoir communiquer avec ses copropriétaires et les informer différemment.

Il est certain que l’on ne choisit pas son syndic à la qualité de son application mais elle n’en reste pas moins un critère de satisfaction indéniable sur lequel chaque gestionnaire peut s’appuyer dans un monde où le canal mobile est en plein essor.