Loyers impayés : quel rôle pour le gestionnaire?

L’encaissement et le suivi des loyers font partie des missions majeures du gestionnaire lorsqu’il propose un service de gestion locative au sein de son agence. Parfois certains locataires peuvent se trouver en difficulté financière et ce sera également à vous en tant qu’administrateur de biens de mettre en œuvre les actions nécessaires pour recouvrir les sommes dues au propriétaire mandant.

Certaines précautions, nous en évoquerons quelques-unes dans cet article, peuvent être prises en amont de la signature du bail notamment dans la sélection du locataire ainsi que plus tard dans la gestion au quotidien. Nous le verrons également, l’utilisation d’un logiciel de gestion locative peut être un atout pour simplifier le traitement des impayés de loyer. 

1. Travailler en amont de l’entrée locataire

Parce que les situations d’impayés sont difficiles à anticiper et toujours complexes à gérer, vous devez mettre en place certaines mesures pour vous prémunir au maximum et ce avant même que le locataire ne signe son contrat de location.

• Une sélection rigoureuse du locataire

Lorsqu’un bien est mis en location, surtout dans certains secteurs géographiques en manque de logements, votre agence est amenée à recevoir de nombreux dossiers de candidatures de futurs locataires potentiels. L’étude de la solvabilité des locataires va être un critère important qui vous permettra d'identifier les candidats dont les ressources sont suffisantes pour assurer le versement régulier du loyer demandé par le propriétaire. En effet, en tant qu’administrateur de biens, encaisser les loyers va vous permettre de garantir le revenu locatif du propriétaire bailleur qui vous a confié son bien en gestion. 

Vous êtes ainsi en droit de demander certains justificatifs aux candidats afin d’être en mesure d'évaluer leurs revenus ainsi que leurs charges au quotidien. Attention, la loi vous empêche d’être trop intrusif et la protection des données à caractère personnel limite le nombre de documents qu’il vous est possible d’exiger, mais vous êtes en droit de demander les éléments suivants : 

• une pièce d’identité en cours de validité, 
• un document justificatif de domicile : trois dernières quittances de loyer, avis de taxe foncière, attestation sur l’honneur de l’hébergeant, …
• un document justifiant des ressources du futur locataire : trois derniers bulletins de salaires ou deux derniers bilans comptables, un justificatif de revenus fonciers ou avis d’imposition, document justifiant du versement d’indemnités de (stage, retraite, prestations sociales…),...
• un justificatif de situation professionnelle comme un contrat de travail ou une attestation de l’employeur, un extrait K bis, une carte professionnelle ou étudiante… 

• Demander des garanties : la caution solidaire et Visale

Afin de garantir le versement des loyers vous pouvez également demander à ce que le locataire soit couvert par un garant, également appelé caution solidaire. Il s’agit d’un tiers, qui n’est pas forcément un membre de la famille du locataire, qui s’engage à prendre en charge le paiement des loyers, des charges et des éventuelles dégradations du logement dans le cas où le locataire viendrait à être défaillant. Le garant matérialise son engagement en signant un acte de caution solidaire. En tant qu’administrateur de biens, vous êtes en droit d’exiger les mêmes justificatifs de ressources pour le garant que pour le locataire. 

Il existe également une caution gratuite qui s’appelle Visale, et qui peut être proposée au locataire par Action Logement. Elle rembourse le propriétaire en cas de défaillance du locataire. Il faut pour cela répondre à certains critères d’exigibilité notamment en termes de revenu ou de contexte professionnel. Cette garantie est de plus en plus utilisée par les locataires qui peuvent ainsi trouver plus facilement un logement tout en proposant un compromis sécurisant pour le propriétaire. 

Ces mesures ne vous permettent pas de prévenir complètement les situations d’impayés. Il vous faudra aussi mettre en place des procédures efficaces en interne pour collecter les loyers. 

2. Un suivi rigoureux de l’encaissement des loyers

Il s’agit là de l’une de vos missions principales en tant qu’administrateur de biens. Voyons quelques points qui pourront vous éclairer sur les bonnes pratiques à mettre en place.

• Un bail précis pour éviter les mauvaises surprises

Il est important que le locataire soit informé dès la signature du bail sur tout ce qui a un lien avec son loyer, ses charges et les éventuelles révisions et régularisation à prévoir. En effet, il est primordial que les éléments soient clairement détaillés dans le contrat de location afin d’être compris et appliqués dans les meilleures conditions. 

Ainsi le contrat de location doit indiquer le montant du loyer hors charges ainsi que des charges mensuelles. Il doit faire figurer précisément les modalités de paiement dans l'année, la périodicité mais aussi les dates d’échéances ainsi que les modalités de révision du loyer (date et l'indice de référence). 

• Un logiciel de gestion locative efficace

Votre logiciel de gestion locative sera un allié de choix dans votre mission de collecte et de gestion des loyers et des charges. Grâce à lui, vous pouvez gérer et contrôler complètement la comptabilité pour chacun de vos locataires. Il va vous permettre notamment d’enregistrer les encaissements au jour le jour et ainsi d’identifier rapidement les locataires en situation d’impayé. Le logiciel édite aussi les quittances de loyers ainsi que les avis d’échéances que vous pouvez transmettre à vos locataires tous les mois afin qu’ils aient systématiquement un rappel des sommes dues et une preuve de votre suivi. 

• Des facilités de paiement pour le locataire

Pour simplifier le paiement des loyers pour vos locataires vous pouvez aussi proposer des moyens de paiements plus incitatifs. Les solutions dématérialisées comme le prélèvement ou le virement ont pour double avantage d’être pratiques à gérer comptablement pour vous et simples à mettre en place pour le locataire. Ce dernier peut ainsi automatiser les virements sur votre compte de gestion ou adhérer aux prélèvements mensualisés. Ainsi, il n’a plus à se soucier du paiement de ses échéances et cela limite les éventuels oublis. De votre côté, certaines solutions permettent d'interfacer la gestion bancaire avec votre logiciel de gestion locative de manière à ce que les lignes encaissées sur le compte soient presque automatiquement saisies en comptabilité dans le logiciel.  

S’il existe aujourd’hui différents moyens pour vous prémunir au maximum contre l’insolvabilité de certains locataires, en étudiant leurs ressources, en ayant recours à des garanties ou encore en proposant une gestion plus efficace, certaines situations seront toutefois inévitables malgré vos précautions. Un accompagnement efficace de vos locataires peut également être une solution. Si vous vous montrez disponible et qu’il est facile de communiquer avec vous, alors vous pourrez plus simplement anticiper les difficultés financières de vos locataires et trouver avec eux un moyen de les résoudre à l’amiable.