PARTIE 2 - Votre logiciel de gestion locative : quels avantages au quotidien?

Un logiciel de gestion locative est une solution incontournable si vous êtes administrateur de biens et que vous souhaitez simplifier la gestion de votre activité. Il est bien entendu possible de gérer un petit portefeuille “à la main” avec un tableur et un outil de traitement de texte mais c’est parfois compliqué, cela prend du temps et le risque d’erreur est important. De plus en plus de caisses de garantie orientent les gestionnaires vers un logiciel de gestion locative qui, en plus de leur simplifier la vie, va permettre aux professionnels de l’immobilier de disposer d’outils permettant de contrôler la justesse de leurs comptes.  Faisons le point ensemble sur les différents avantages de ce type de solution.

1. Un logiciel de gestion locative pour automatiser les tâches récurrentes

Accéder à l’automatisation est l’avantage majeur de toute solution logicielle. Le logiciel de gestion locative va vous permettre de gagner un temps considérable : 

En facilitant les saisies comptables :

Votre logiciel va vous permettre au moyen d’une interface de saisie adaptée, de passer simplement vos écritures comptables quotidiennes : encaissement locataire, paiement propriétaire, facture fournisseur à régler pour le compte d’un propriétaire... Grâce à l’échange de données bancaires (EBICS), certains logiciels de gestion locative vous proposent d’aller jusqu’à automatiser vos opérations comptables ainsi qu’une grande partie de vos saisies récurrentes.

En vous alertant sur les principales échéances : 

Le métier de la gestion locative est fait d’une succession d’échéances : date d’exigibilité des loyers, date d’édition des décomptes propriétaires, dates de révision des loyers… Grâce au logiciel de gestion locative, vous allez pouvoir paramétrer des alertes afin de savoir précisément à quel moment réaliser telle ou telle tâche. Mieux, vous allez pouvoir automatiser certaines d’entre elles, comme les relances des locataires débiteurs, par exemple. Sur certaines solutions il est ainsi possible de paramétrer une procédure de relance pré-contentieuse de A à Z. Le logiciel de gestion locative édite alors les différents courriers et les envoie automatiquement au locataire jusqu’à ce que sa créance soit soldée. 

En éditant des documents en quelques clics :

Votre logiciel de gestion locative va également vous permettre d’éditer simplement et rapidement l’ensemble des documents de la gestion à transmettre à vos locataires et propriétaires : quittances, comptes rendus de gérance, courriers divers… Vous allez aussi pouvoir réaliser les éditions à destination de votre expert comptable comme les notes d’honoraires ainsi que celles qui peuvent vous être réclamées par la caisse de garantie en cas de contrôle : pointes, balances propriétaires, locataires et comptes...

2. Un logiciel de gestion locative pour produire une comptabilité sans faille

Dans le cadre de votre activité d’administrateur de biens, vous devez rendre compte de la bonne gestion de vos dossiers de façon régulière : 

• auprès de vos clients, propriétaires ou locataires : en leur soumettant des documents faisant état de la situation comptable de leur compte,
• auprès de votre expert comptable : qui doit de son côté être informé du chiffre d’affaire généré par cette activité au travers des honoraires perçus,
• de la caisse de garantie : qui valide régulièrement sous forme d’audit que vous gérez vos dossiers en “bon père de famille” notamment en ne détenant pas plus de fonds que le montant couvert par la garantie,
• d’éventuels investisseurs et partenaires financiers qui vous ont appuyé dans le financement de votre activité.

L’utilisation d’un logiciel de gestion locative va vous permettre de présenter une comptabilité propre, conforme aux exigences de la législation et ainsi de gérer sereinement votre activité : 

Limitez les erreurs de saisie

Grâce au logiciel, vous êtes guidé dans la saisie des écritures comptables et limitez ainsi les erreurs. Si une anomalie est constatée, vous êtes alerté et le logiciel vous permet de régulariser le compte défaillant tout en restant dans le cadre d’une comptabilité cohérente (passage d’opération diverse, enregistrement d’une contre écriture…)..

Produisez des documents conformes à la législation

Le logiciel de gestion locative vous permet de fournir des éditions comptables conformes à la législation en vigueur. Vérifiez que votre éditeur vous garantit une veille sur les documents produits. En effet, certaines éditions comme le bail ou la notice d’aide à la déclaration des revenus fonciers sont des documents régulièrement mis à jour d’un point de vue légal.

Bénéficiez d’outils de contrôle

Même si nous l’avons vu plus haut il peut arriver que la caisse de garantie organise un audit de contrôle, il est intéressant de pouvoir bénéficier d’outils pour vérifier de manière autonome que tout est en règle directement sur votre logiciel de gestion locative. Votre solution va vous permettre à tout moment de suivre des indicateurs clés comme par exemple la pointe des fonds mandants.

3. Un logiciel de gestion locative pour simplifier la communication

Enfin, un autre avantage lié à l’utilisation d’un logiciel de gestion locative est qu’il va vous permettre d’optimiser la communication à la fois avec vos collaborateurs mais aussi avec vos clients : 

La communication interne

Avec un logiciel de gestion locative, vous allez pouvoir vous organiser plus efficacement et ainsi simplifier la communication au sein de votre agence. En effet, tous les collaborateurs travaillant sur le même outil simultanément, cela va favoriser la mise en place de procédures suivies par tous. Il sera ainsi plus facile de déléguer certaines tâches à l’un ou l’autre de vos collaborateurs. De plus, certains logiciels mettent en avant des fonctionnalités spécialement dédiées à l’amélioration des échanges et du suivi des dossiers : une messagerie intégrée, un système de gestion des tâches, un mémo pour enregistrer des informations liées au suivi de chaque client….

Avec les propriétaires et locataires

Communiquer avec vos clients, montrer la transparence de votre gestion, mettre en avant votre disponibilité … Sont autant d’éléments indispensables pour obtenir un retour positif de vos clients. Pour favoriser les échanges, votre logiciel de gestion locative peut vous mettre à disposition des fonctionnalités bien utiles. Un extranet pour vos propriétaires et locataires pour commencer, peut se montrer un outil intéressant pour partager avec vos clients les informations importantes concernant la gestion de leur bien, leur situation comptable ou encore pour leur faire parvenir des messages ou des courriers dématérialisés. Certains éditeurs proposent également une version mobile de cet extranet qui permet à la fois de favoriser une communication de chaque instant avec vos principaux interlocuteurs mais aussi d’apporter une touche de modernisme à votre offre de services.

Que vous souhaitiez automatiser certaines tâches pour gagner du temps, vous reposer sur un outil fiable pour une gestion sans faille ou encore optimiser la communication au sein de votre agence ou avec vos clients, un logiciel de gestion locative, de par ses fonctionnalités polyvalente, saura vous apporter des solutions efficaces à vos besoins. Mais la solution logicielle a ses limites et certains d’entre vous auront besoin d’un accompagnement plus important pour se lancer… C’est la thématique que nous aborderons dans le troisième et dernier article de notre dossier spécial.

>> Continuer vers la 3ème PARTIE - Votre logiciel de gestion locative : et si vous aviez besoin d’un peu plus?