Syndic et gestion des courriers : une problématique de rentabilité

Le syndic de copropriété, de par sa mission administrative et comptable est amené à envoyer de nombreux courriers au copropriétaires. Lorsque l’on sait que la France compte plus de 10 millions de logements en copropriété, on imagine aisément le volume de correspondances que cela peut représenter. Pour l’administrateur de biens, cela constitue une véritable problématique en termes d’organisation, d’efficacité, de rentabilité… Il existe heureusement des alternatives intéressantes, comme l’émergence du courrier électronique ou encore l’externalisation totale ou partielle de la gestion de ce dossier complexe. 

1. Syndic et courrier : quels volumes ? quels coûts ?

• Quels courriers sont envoyés par le syndic ?

Tout au long de l’année, le syndic est amené à envoyer divers courriers à ses copropriétaires : 

- les appels de fonds : généralement quatre par an mais parfois moins. En effet, les appels de fonds peuvent être semestriels ou annuels notamment si la copropriété est située en zone touristique ou si les charges ne sont pas trop élevées.

- une convocation à l’assemblée générale dont la taille du courrier peut varier en fonction des résolutions qui vont être votées. En effet, en cas de travaux le syndic se doit de joindre les propositions des éventuels prestataires à la convocation. Si son contrat doit être renouvelé, il doit également joindre l’intégralité de son contrat afin que le syndicat des copropriétaires puisse en prendre connaissance avant l’assemblée générale.

- un procès-verbal d’assemblée générale : il est envoyé dans le mois suivant chaque assemblée générale. Il reprend la liste des copropriétaires présents ainsi que le déroulé des votes pour chacune des résolutions abordées. 

Il s’agit ici d’une liste non exhaustive puisque le syndic peut être amené à convoquer plusieurs assemblées générales dans l’année et donc à notifier plusieurs procès-verbaux. 

• Quel volume ?

Difficile de l’estimer réellement, mais lorsque l’on voit la liste des courriers ci-dessus et que l’on sait que le nombre de copropriétaires en France est estimé à plus de 10 millions soit près de 30% des logements en copropriété on peut aisément imaginer la quantité de courrier que cela représente.

• Quel coût ? 

On estime le prix du poste courrier entre 20 à 30€ par copropriétaire mais cette estimation est à nuancer en fonction du profil de la copropriété bien entendu. En effet, le nombre de pages des courriers influence le poids du pli et donc l’affranchissement de ce dernier. D’autre part, de plus en plus de copropriétaires ayant recours aux courriers électroniques, plus économique, ce montant moyen est à nuancer, comme nous le verrons dans le paragraphe suivant.

• Que dit la loi ?

Depuis le 1er juillet 2015, le contrat syndic mis en place dans le cadre de la loi ALUR stipule dans l’article 7.2.1, la mention suivante : « l’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés. ».  Le syndic peut donc refacturer à ses copropriétés les frais postaux (hors papeterie) ainsi que le recours au courrier électronique dont les frais sont exclusivement en lien avec l'acheminement.

2. Comment optimiser les charges liées à ce poste ? 

• Une gestion intelligente du courrier 

Plus facile à dire qu’à faire… La première réponse évidente consisterait à limiter le nombre de pages dans les envois de manière à réduire le prix des photocopies ainsi que le poids du colis et donc le montant de l’affranchissement. Toutefois certains documents doivent nécessairement figurer par exemple dans l’envoi de la convocation car ils doivent être notifiés officiellement à l’ensemble des copropriétaires. Par contre, avoir recours à l’extranet peut permettre de changer la donne. En effet, le syndic, grâce à cet espace en ligne sécurisé, à la possibilité de mettre à la disposition des copropriétaires des documents en amont de l’assemblée générale. Un recours plus systématique à ce moyen de communication simple d’utilisation pourrait être une solution efficace pour réduire les charges liées aux courriers. 

• L’émergence du courrier électronique

Nous l’avons vu dans l’article précédent, le courrier électronique est de plus en plus utilisé dans le cadre des échanges entre syndics et copropriétaires. Le point positif de ce mode de communication en plus des avantages évidents en termes de praticité d’utilisation et d’impact environnemental est son faible coût comparé au courrier papier traditionnel. En effet, il est possible aujourd’hui d’envoyer une convocation à l’assemblée générale en lettre recommandée électronique pour un coût inférieur à 3€ par envoi et ce quel que soit le nombre de pages. De plus, comme nous l’avons vu plus haut, les courriers électroniques peuvent être refacturés aux copropriétés, permettant ainsi une réduction des charges restants dues pour le syndic. C’est donc à vous de jouer pour convaincre un maximum de copropriétaires d’adhérer à ce type de courrier. 

• L’externalisation, une autre piste à explorer

Une autre méthode efficace pour réduire l’impact du poste courrier sur votre budget est d’avoir recours à un prestataire extérieur pour prendre en charge cette mission. Le fournisseur, spécialisé, dispose de tous les outils et de toutes les techniques lui permettant de maximiser son efficacité et de réaliser des économies d’échelle. Ainsi vous déléguez l’édition, la mise sous pli, le dépôt en poste ainsi que l’affranchissement à un prestataire extérieur et n’avez plus besoin de prendre en charge ce dossier en interne : plus de temps passé à mettre sous pli, plus de maintenance et d’entretien pour le copieur, la machine à affranchir… 

Reste à intégrer l’externalisation à vos procédures habituelles. Là aussi toutes les solutions ne se valent pas. Mais il existe des solutions logicielles pour la gestion des copropriétés qui intègrent complètement le process de courrier de A à Z pour vous simplifier le quotidien.

Nous détaillerons davantage l’externalisation et ses avantages dans le prochain article de ce dossier spécialement dédié à la gestion du courrier pour les professionnels de l’immobilier.