Externaliser la gestion du courrier : une réelle opportunité pour les syndics et administrateurs de biens

Les agences immobilières ont de plus en plus de responsabilités en syndic comme en gestion locative. Elles doivent, par ailleurs, pour rester concurrentielles, proposer des tarifs et des prestations avantageuses. Il est donc intéressant de chercher des solutions alternatives pour gagner du temps, alléger les coûts tout en restant en adéquation avec les besoins d’une clientèle de plus en plus exigeante.

Parmi les services fournis par l’agence, il en est un qui n’est jamais reconnu qualitativement et qui reste pourtant très souvent chronophage et stressant : la gestion du courrier. Aussi, aujourd’hui, de plus en plus de professionnels de l’immobilier choisissent d’externaliser ce service et il existe aujourd’hui de nombreuses possibilités. Il est important d’étudier l’intérêt de cette externalisation, les différents types de prestations proposées et leurs avantages, pour finir sur l’étude d’un cas concret.

1. Externaliser : pourquoi, quoi et pour quels avantages ?

Qu’est ce que l’externalisation ?

L’externalisation consiste à confier à un prestataire une partie de son activité. Dans le cadre de la gestion du courrier, cette externalisation peut comprendre plusieurs tâches : 

• l’impression,
• la mise sous pli,
• le dépôt en poste,
• la mise à disposition sur un espace en ligne,
• l’archivage.

Mais alors pourquoi se séparer d’une partie de son activité ? Dans une agence qui gère aussi bien le syndic que la gestion locative, ces tâches quotidiennes sont finalement chronophage et coûteuses. 

L’impression ne se limite pas à récupérer les feuilles remplies. Le personnel doit veiller à ce que tout soit imprimé dans les temps et pour cela il est nécessaire de veiller au stock de papeterie, cartouches, agrafes, papiers. Il faut également veiller à l’entretien du matériel d’impression. 

Après cela, vient la mise sous pli. Pour le syndic, nous pouvons prendre les exemples des appels de fonds et des envois de PV ou convocation d’Assemblée Générale, pour la gestion locative les quittances ou comptes rendus de gestion, ces étapes de mise sous pli sont récurrentes et prennent souvent plusieurs heures ou journées par an pendant lesquels les gestionnaires et assistants ne peuvent accomplir leurs autres tâches pourtant à plus forte valeur ajoutée. 

Ensuite, l’affranchissement et le dépôt en poste nécessite encore une intervention humaine et il faudra en plus effectuer ces tâches tout en s’adaptant aux horaires de la poste.

Confier ces tâches à un prestataire spécialisé peut donc être rapidement rentable et les économies réalisées s’avérer importantes : coût horaire du personnel mieux employé, moins de stress et plus d’efficacité.

L’externalisation permet également d’ajouter, avec l’évolution des technologies et des besoins, aux tâches classiques de la gestion du courrier, de nouvelles missions qui pouvaient auparavant faire peur car encore plus chronophages et compliquées. 

Ainsi ces services vont mettre à disposition des agences des possibilités de prestations supplémentaires qui plaisent aux propriétaires et locataires et qui dépassent l’envoi du simple courrier postal. 

Il s’agit des offres liées à la dématérialisation : 

• l’archivage, 
• la mise à disposition sur un espace en ligne également appelé extranet, 
• le courrier électronique.

La dématérialisation engendre le traitement automatisé et le développement de dispositifs particuliers qui traitent les PDF transmis directement aux services spécialisés. Ce qui permet et facilite une sécurisation des archivages et une mise à disposition rapide des documents sur des espaces en ligne dédiés.

Les différents prestataires peuvent aujourd'hui assurer les envois des courriers électroniques, faisant gagner un temps considérable sur les délais postaux et permettant de pallier parfois les problèmes de réception aléatoire.

2. Etude de cas : KEL Doc, la solution de gestion du courrier du Groupe KEL

KEL Doc est l’application de gestion des courriers associée au logiciel syndic et logiciel de gestion locative du Groupe KEL, respectivement appelés KEL Syndic 360 et KEL Annuel 360. Cette solution permet de gérer électroniquement l’externalisation de tout le volet courrier. 

Les solutions logicielles sont à même de transmettre les informations concernant l’abonnement des propriétaires, locataires et copropriétaires notamment le choix du mode de réception des courriers ainsi que leurs éventuelles modifications. Ainsi, lorsque les gestionnaires envoient leurs courriers, les logiciels de gestion établissent les ordres d’envoi en fonction des besoins de chacun, expéditeurs et destinataires. Les gestionnaires n'ont pas besoin d’intervenir pour que chacun reçoive sa correspondance comme souhaité, par voie postale ou électronique. 

Pour cela, le Groupe KEL travaille avec des prestataires de services qui assurent les envois au mieux depuis la métropole :

• Les courriers postaux sont imprimés, mis sous pli et expédiés,
• Les envois électroniques sont détachés et envoyés aussitôt aux destinataires. 

Ces prestataires sont rigoureusement sélectionnés et mettent tout en œuvre pour assurer les meilleurs délais ainsi que la valeur juridique des courriers quels qu’ils soient.

Cependant la solution proposée par KEL Doc ne se limite pas à offrir aux utilisateurs la possibilité d’externaliser certaines tâches récurrentes. Elle permet également de gagner du temps sur d’autres aspects. Ainsi, quel que soit le courrier envoyé, il sera mis à disposition automatiquement sur les espaces en ligne des clients : sur l'extranet Gérer-ma-Location pour les propriétaires et locataires ou sur l’extranet copropriétaires Gérer-ma-Copro. Ce qui permet à chacun d’avoir une copie électronique de son courrier, que l’original soit partie par la poste ou en envoi électronique. 

Par ailleurs, sur les plateformes extranet tout comme sur les solutions à destination des syndics et gestionnaires, le Groupe KEL permet à chacun de pouvoir tracer facilement les courriers recommandés. Ainsi, les preuves de dépôts et d’envois sont disponibles informatiquement et sauvegardées aussi longtemps que nécessaire. Les clients KEL ont également accès à des liens qui permettent de connaître l’état de l’envoi de leur correspondance en recommandé avec avis de réception, ce qui leur permet de savoir si le destinataire a reçu ou non son courrier. 

En plus de ces aides, la solution permet aux syndics professionnels d’automatiser la refacturation des frais d’affranchissement en fonction des choix particuliers de chaque agence. Ainsi, le logiciel syndic récupère les données des envois de courriers. Lorsqu’il se connecte à l’outil de facturation, le syndic crée en quelques clics la facture de courriers mensuelle de ses copropriétés et passe automatiquement les écritures dans les comptes de chacune. Il n’y a donc plus d’oubli et chaque copropriété est alors assurée d’être facturée au plus juste.

Les agences immobilières ont aujourd’hui les moyens de confier la gestion de leur courrier de manière efficace et qualitative tout en gagnant du temps pour leurs gestionnaires et en réalisant des économies. Certains éditeurs de logiciels offrent des possibilités intéressantes en intégrant la gestion des courriers de A à Z aux solutions de gestion à destination des syndics et administrateurs de biens. En plus des facilités indéniables qui sont appréciées des professionnels de l’immobilier, ces solutions évoluent pour s'adapter constamment à la fois aux obligations légales et aux attentes des propriétaires et locataires.