Les différentes méthodes de gestion des courriers pour syndic et adb

Historiquement les courriers ont toujours été envoyés par voie postale, l’avancée de la technologie et de nouveaux besoins ont donné naissance et permis l’essor des courriers électroniques. La force des logiciels syndic ou de gestion locative actuels est de seconder les agences dans leur développement de nouvelles propositions à leurs clients et cela passe par la gestion simplifiée de ces différentes méthodes de traitement du courrier. 

1. Courriers des agences : voie postale ou voie électronique?

La législation permet aujourd’hui le recours aussi bien au courrier postal qu’au courrier électronique de manière indifférenciée selon certaines conditions à respecter. Pourtant, ces deux méthodes ne remportent pas le même succès auprès de toutes les agences. 

• Voie postale

La voie postale conserve pour de nombreuses agences des avantages irremplaçables. Parmi eux, le capital confiance accordé au courrier physique est indéniable. Pour beaucoup, il est plus sûr de se fier à la valeur juridique de ce type de courrier. En effet, dans de nombreux cas, il est nécessaire que vos envois ne puissent être contestés pour éviter l’annulation de décisions telles que les Assemblées Générales. De nombreux prestataires assurent aujourd’hui que les envois fait avec vos logiciels syndic et logiciel de gestion locative ne seront pas attaquables. Que les agences se rassurent si la voie postale est une valeur sûre la version électronique la suit de prêt.

Il existe des limites avec la voie postale dont la rapidité de transmission du courrier. En effet, la voie postale reste toujours plus longue, elle doit prendre en compte le temps d’impression, l’affranchissement, le dépôt à la poste et la gestion de l’acheminement. Si nous étudions ces trois premières étapes, qu’elles soient faites à l’agence ou par les équipes de votre logiciel syndic ou de gestion locative, il est évident qu’elles sont chronophages. Pour ce qui est de l’acheminement, en France ou à l’étranger, les plis mettent plus ou moins de temps à arriver aux destinataires quant ils ne sont pas simplement égarés. En effet, de nombreuses agences gèrent des biens de propriétaires à l’étranger, il faut alors prendre en compte les spécificités des délais d’acheminement ainsi que les modes de fonctionnement de ces services postaux. Le danger est de ne pas arriver à respecter les délais légaux de certains envois ou de ne pas pouvoir justifier correctement de leur réception.

• Voie électronique

Cette possibilité dématérialisée donne accès à des avantages que ne peut offrir la version postale. En effet le courrier électronique n’a pas de limites et offre une rapidité de transmission incomparable. Dès la création de votre envoi, les documents sont prêts à être expédiés. Ils partent directement à leur destinataire selon les conditions pré-établies et à l’adresse choisie par le propriétaire. Quand au délai, il est presque instantané. Cette fiabilité que permet le courrier électronique est sécurisante. De plus, avec des prestataires ayant reçu les autorisations nécessaires, les courriers électroniques recommandés sont plus sécurisés que de simples emails, vous êtes assurés de sa bonne réception.

Dans les temps actuels, il répond également de manière satisfaisante à des problématiques plus larges comme l’écologie et les économies à réaliser. En effet, avec le courrier électronique, l’agence n’a plus à utiliser de papeterie qui n’est plus récupérable auprès des copropriétaires. C’est un gain financier important à coupler au fait que sans impression et sans acheminement, l’impact sur l’environnement est réduit. 

Enfin, la dématérialisation permet la sauvegarde simplifiée des documents envoyés. 

2. En quoi un logiciel de syndic ou de gestion locative peut vous aider ?

L’utilisation d’un logiciel de syndic ou de gestion locative va vous permettre de vous aider dans toutes les tâches administratives qui vous sont dévolues en tant qu’agence immobilière. Certains logiciels permettent de proposer les deux options d’envois (postal ou électronique) à vos clients sans que cela ne vous crée de soucis d’inscription, de tri et d’envoi…C’est un plus. 

• Abonnement au courrier électronique

Proposer le choix aux propriétaires peut parfois paraître contraignant cependant votre logiciel est là pour vous simplifier la vie. Aussi c’est à lui de proposer des procédures innovantes pour que chaque personne puisse faire le choix qui lui convient sans que cela impacte l'agence. Ainsi le plus simple est de laisser chacun s’abonner sur son extranet à la réception postale ou électronique des différents types d’envois : courriers simples, recommandés ou recouvrement. Chaque propriétaire peut ainsi complètement personnaliser ses choix sans que l’agence n'intervienne. Et chacun pourra par la suite mettre également à jour ces préférences.

• Efficacité et simplification de la gestion des différents type d’envoi

L’utilisation d’un logiciel qui propose de s’occuper de vos envois pour vous sera à privilégier si vous souhaitez proposer ces différentes options sans que cela devienne difficile. Le tri automatique des envois est un gain de temps et d’efficacité. Vous n’avez qu’à vous occuper de la création du courrier et votre logiciel applique les choix individuels de chaque propriétaire.

• Centralisation des démarches

La gestion centralisée entre le logiciel et l’extranet est importante pour que les données soient instantanément prises en compte. Cela permet également de proposer des fonctionnalités annexes et complémentaires à l’envoi comme la mise à disposition d’une copie des courriers sur les extranets notamment pour pallier les envois postaux aléatoires. Il s’agit cependant d’un travail supplémentaire et une nouvelle fois chronophage. Elle n’en reste pas moins une proposition qualitative à ne pas mettre de côté. Certains logiciels peuvent maintenant vous faire gagner du temps avec une sauvegarde et une mise à disposition automatique de tous vos envois sur les extranets dès leur départ.

3. Convaincre les propriétaires

• Déterminer les freins

La confiance des propriétaires reste encore largement tournée vers le courrier postal. En cause de nombreuses raisons : 

- Le capital confiance de ce moyen physique de communication est indéniable.

- Pour certains propriétaires, la dématérialisation induit la perte de contrôle alors qu’ils peuvent soutenir et interagir avec le service postal et leur facteur.

- Le courrier électronique peut encore passer pour non sécurisé et beaucoup sont ceux qui gardent la peur de louper la réception. Tous les propriétaires ne sont pas à l’aise avec l’informatique. Ils peuvent être rebutés par le courrier électronique qui transite par des boîtes email qu’ils ne consultent pas régulièrement ou dont ils ne maîtrisent pas les SPAM ce qui pourrait leur faire perdre des informations.

- Le courrier postal permet souvent, pour ceux qui établissent des dossiers de gestion de leurs biens, de garder la trace matérielle à utiliser en justificatifs directement classables.

• A l’agence de convaincre

Les craintes des propriétaires peuvent être justifiées et c’est le travail des gestionnaires de les rassurer en leur apportant des réponses et en mettant en avant les bienfaits déjà abordés du courrier électronique. En effet, il existe de nombreux points à avancer pour les convaincre : 

- Maîtrise de leurs choix : le logiciel peut vous permettre de les rassurer en leur rappelant qu’ils ont la main sur le choix de leur type de réception et qu’ils peuvent à tout moment changer ce choix. 

- Économie et sécurité : arguments souvent décisifs pour ceux qui hésiteraient encore à vivre avec leur temps, il est intéressant de rappeler aux propriétaires que les coûts d’acheminement électronique sont inférieurs au coût du timbre ou des recommandés. La sécurisation des courriers électroniques a également au fil des ans été améliorée et aujourd’hui même les notaires utilisent ce type d’envoi.

- Écologie et archivage : les dossiers informatiques seront plus simples à gérer puisque les données sont déjà informatisées et ils participeront à l’effort écologique pour la planète.

Dans certains cas, le travail de persuasion demande de la patience cependant les propriétaires sont de plus en plus favorables à la réception électronique surtout que les agences immobilières ne sont pas les seules à proposer ce type de services, l’Etat ainsi que de nombreuses institutions comme les banques généralisent l’usage du courrier électronique. Pour certains propriétaires, c’est même devenu un critère de choix.

Finalement, si les différents types d’envois ont des avantages et des inconvénients, le courrier électronique continue son avancée. Plus les problématiques environnementales et même tout récemment sanitaires vont se développer, plus il paraît évident qu’il prendra de l’importance. Il est donc vital pour les agences de développer leurs offres et leurs arguments.

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