La gestion du courrier : une problématique pour les syndics et adb

Chaque jour, nous envoyons des millions de courriers à travers le monde, qu’ils soient sous format papier ou sous forme électronique. Le secteur de l'immobilier, à lui seul, génère plusieurs centaines de milliers de correspondances par mois. En tant que syndic de copropriété ou administrateur de biens professionnel, vous êtes amené à communiquer régulièrement avec vos clients, et votre mission exige que vous leur transmettiez régulièrement des documents permettant de justifier de la bonne gestion de leur copropriété ou de leur bien immobilier. Faisons le point sur des différents courriers mais également sur le cadre légal qui encadre la gestion des courriers que ce soit en syndic ou en gestion locative.

1. Les différents types de courriers

Que vous soyez syndic ou administrateur de biens, votre métier exige une correspondance régulière avec vos clients, les fournisseurs qui gravitent autour des biens que vous gérez ou encore l’administration. Nous avons synthétisé les différents types de courriers que vous êtes amenés à envoyer au quotidien pour mener à bien votre mission ainsi que leur destinataire et la fréquence d’envoi.

Ce tableau n’est pas exhaustif, vous aurez peut-être pensé à d’autres courriers qui ne figurent pas dans cette liste. Mais il est représentatif du volume de correspondances et surtout de la complexité de ce dossier. 

Voyons à présent quelles sont vos obligations en tant que professionnels de l’immobilier, comment la législation encadre l’envoi de ces courriers que se soit en syndic ou en gestion locative.

2. Que dit la législation ?

• En gestion locative : un service vivement apprécié

La problématique liée à la gestion du courrier n’est pas la même selon les métiers. En effet, en gestion locative il n’y a pas réellement d’impératif concernant les échanges de correspondances avec les clients et fournisseurs. L’administrateur de biens a l’obligation de transmettre au locataire qui le demande une quittance de loyer afin que celui-ci puisse par exemple l’utiliser comme un justificatif de domicile. En dehors de cela, rien n’est écrit à ce propos. Côté propriétaire, pas réellement d’obligation non plus, mais l’envoi d’un compte rendu de gérance mensuel ou trimestriel est vivement apprécié de même que certains documents visant à simplifier la déclaration des revenus fonciers du propriétaire.

Plus qu’un cadre légal c’est davantage la notion de service qui encadre la gestion du courrier en gestion locative. Les locataires et propriétaires apprécient vivement une communication régulière et transparente avec leur gestionnaire, raison pour laquelle il est important que vos courriers et éditions comptables soient claires et sans faille. Elles sont en quelque sorte un gage de votre professionnalisme ainsi que de la qualité de votre service. Comme nous l’avons déjà souligné à plusieurs reprises, votre logiciel de gestion locative sera votre meilleur allié dans cette mission.

•  En gestion de copropriété : un cadre légal strict

Côté syndic c’est une autre histoire, les différents courriers envoyés par le syndic aux copropriétaires sont soumis à des règles précises. Tout d’abord, les convocations aux assemblées générales doivent être impérativement envoyées en courrier recommandé à chaque copropriétaire et doivent également respecter le délai de 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale.

Pour le procès verbal de l’assemblée générale, cela dépend si le copropriétaire était présent ou non à la réunion et si celui-ci a voté contre l’une des résolutions adoptées pendant la séance. En effet, les copropriétaires dits opposants ou défaillants (absents et non représentés, c’est à dire n’ayant pas donné pouvoir à un tiers) devront impérativement être notifiés du PV de l’assemblée générale par lettre recommandée. Les autres copropriétaires pourront recevoir le document par lettre simple. Le syndic a un mois à compter de la clôture de l’AG pour transmettre ce document aux copropriétaires. Il est impératif qu’il respecte ces directives sous peine de voir l’assemblée générale annulée ou d’être poursuivi pour manquement à ses obligations. 

Nous l’évoquerons plus longuement dans un autre article de ce dossier, mais bien entendu, les courriers peuvent être envoyés par voie postale ou électronique à condition que le copropriétaire ait donné son consentement et que la solution retenue pour l’envoi de courrier électronique soit valide.

Les appels de fonds, par contre, qu’ils soient envoyés chaque trimestre, chaque semestre ou une fois par an, peuvent être envoyés par lettre simple uniquement même si de plus en plus les syndics de copropriété ont recours à des solutions multi-canal pour s’assurer un rappel efficace des sommes à payer auprès de la copropriété : SMS, emails, notifications sur le téléphone portable…

•  Et le recouvrement des impayés dans tout ça?

Que ce soit en syndic ou en gestion locative, en tant que gestionnaire, vous êtes responsable du recouvrement des créances de vos clients. Un copropriétaire n’a pas réglé son appel de fonds et doit de l’argent à la copropriété ou encore un locataire n’a pas payé son loyer? C’est à vous en tant qu’administrateur de biens de mettre en œuvre une procédure de recouvrement pour récupérer les sommes dues.

Cette procédure donne également lieu à des courriers qui peuvent être envoyés par lettre simple au départ, à titre de rappel simplement, mais devront à un moment donné être envoyés par lettre recommandée et suivant un calendrier précis afin de marquer le début de la procédure de mise en demeure. A noter qu’en gestion locative, si votre propriétaire a souscrit à une assurance GLI (Garantie des Loyers Impayés), vous devrez là-aussi respecter une procédure de relance imposée par la compagnie d’assurance afin de pouvoir activer le dossier.

Nous en avons terminé avec notre synthèse non exhaustive portant sur les différents types de courriers envoyés dans le cadre des métiers du syndic et de la gestion locative. Nous verrons dans la suite de ce dossier spécial les différentes méthodes de gestion fréquemment utilisées par les syndics et administrateurs de biens pour gagner en efficacité et maximiser la rentabilité de ce dossier parfois complexe.

>> Continuer vers la 2ème PARTIE - Les différentes méthodes de gestion des courriers pour les syndics et administrateurs de biens