Cadre légal et mission du mandataire

Nous l’avons vu plus haut la gestion bancaire est l’une des missions incontournable du gestionnaire qu’il s’agisse de gestion locative ou de gestion de copropriété. Mais que dit la loi sur les obligations du mandataire? En quoi consiste exactement la gestion bancaire dans le cadre de la mission qui lui a été confiée? 

Gestion bancaire : ce que dit la loi 
  • En gestion locative

L’ouverture d’un compte banque dédié à l'activité est l’une des conditions obligatoire pour obtenir la carte professionnelle avec la mention “gestion locative”. Sans cette carte, l’administrateur de biens ne peut pas exercer légalement son métier. Pour fonctionner correctement, un cabinet de gestion locative doit avoir deux comptes biens distincts. Le premier est le compte bancaire de l'agence, il sert à la gestion du cabinet et c’est ce compte qui va recevoir les honoraires de gestion. Le second est le compte de gestion, réservé à l’encaissement des loyers, aux reversements à l’attention des propriétaires bailleurs. C’est depuis ce compte que les commissions seront reversées sur le compte de l’agence. Certaines agences décident d’ouvrir également un compte courant réservé aux dépôts de garantie mais rien ne l’oblige légalement.

 

  • En gestion de copropriété

Pour les copropriétés le cadre légal a été largement éclairci par la Loi ALUR qui stipule que depuis le 28 mars 2015, le syndic a pour obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé pour chaque copropriété de plus de 15 lots qu’il gère. Auparavant tous les fonds des copropriétés étaient regroupés sur un compte bancaire unique géré par le syndic. A présent les copropriétaires ont la possibilité de voter en assemblée générale de confier les fonds de la copropriété à la banque qu’ils auront choisie.  Seule une dérogation est possible pour les immeubles de moins de 15 lots, pour cela les copropriétaires doivent voter en AG leur renoncement au compte bancaire séparé à la majorité de l’article 25. Le syndic devra par contre gérer des sous-comptes afin que chaque copropriété soit clairement définie.

 

La mission du mandataire

Qu’il soit syndic ou administrateur de biens, le gestionnaire est avant tout un mandataire qui à ce titre gère les comptes et détient les moyens de paiement de la copropriété ou du propriétaire mandant qu’il représente. Il va donc être amené dans son quotidien à prendre en charge plusieurs tâches directement liées à la gestion bancaire. 

  • les encaissements : les encaissement des loyers des locataires en gestion locative ou des appels de fonds en gestion de copropriété.
  • les paiements
    • des factures tout d’abord, pour le compte de la copropriété ou du propriétaire bailleur,
    • les reversement des loyers aux propriétaires mandants dans le cadre de la gestion locative,
    • les versements des honoraires depuis le compte de gestion vers le compte agence ou depuis le compte de la copropriété vers le compte agence en règlement de la facture du syndic,
    • le contrôle : nous le verrons plus loin, le rapprochement bancaire est un traitement incontournable pour le gestionnaire afin de vérifier l’exactitude des comptes,
    • la transparence : en gestion de copropriété notamment, le syndic a l'obligation légale de mettre à disposition des membres du conseil syndical, le relevé du compte bancaire de la copropriété chaque mois. 

Nous allons à présent détailler les différentes missions ci-dessus en analysant pour chacune d’entre elles les solutions techniques qui sont à la disposition des syndics et administrateurs de biens pour gagner en efficacité et limiter le risque d’erreur.

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Les paiements, encaissements et la gestion des opérations bancaires

Plusieurs moyens sont à disposition des syndics et administrateurs de biens pour percevoir les fonds liés au versement des loyers des locataires ou aux appels de fonds des copropriétaires. Il en est de même pour le règlement des factures. La tendance est actuellement à la dématérialisation des moyens de paiements ainsi qu’à leur automatisation. Pour cela les virements et prélèvements sont des méthodes largement encouragées par les syndics et administrateurs de biens. Mais le chèque n’en est néanmoins pas à négliger, et le gestionnaire bénéficie grâce au lecteur de chèques d’un moyen de gestion plus efficace et automatisé.

 

La gestion des virements et prélèvements

  • Le virement

Il va être utilisé par le locataire ou le copropriétaire qui souhaite effectuer son versement de loyer ou d’appel de fonds de manière autonome. Il peut choisir d’automatiser ce virement s’il le souhaite ou de le gérer manuellement. Le syndic ou l’administrateur de biens ne peut pas déclencher ce moyen de paiement. Son rôle est ici de saisir les virements, lorsqu’il les reçoit, sur le compte bancaire de la copropriété ou sur le compte de gestion. Le virement peut également être utilisé par le gestionnaire pour payer les propriétaires bailleurs, les factures fournisseurs ou pour verser les honoraires sur le compte de l’agence.


  • Le prélèvement 

Le prélèvement est un moyen de paiement qui est géré par le syndic ou l’administrateur de biens. Ce dernier doit en avoir obtenu l’autorisation auprès de la Banque de France (numéro ICS - Identifiant Créancier SEPA) . Le locataire ou le propriétaire doit ensuite au préalable signer un mandat de prélèvement autorisant le gestionnaire à prélever des sommes sur son compte bancaire. Ce moyen de paiement est le plus simple à mettre en place pour le gestionnaire mais il est souvent boudé par le locataire ou le copropriétaire qui a le sentiment de perdre la main sur la gestion de ses finances et peut redouter que le prélèvement n’intervienne à un moment où le compte ne sera pas suffisamment approvisionné.  


  • Quel rôle va jouer un logiciel de gestion immobilière dans la gestion des virements et prélèvements ?

Le logiciel de gestion immobilière va permettre au gestionnaire de connaître le montant des opérations bancaires qu’il doit effectuer. Ainsi l'administrateur de biens aura enregistré le montant des loyers et des charges ainsi que les factures payées pour le compte du propriétaire. Il saura donc à la fin de chaque mois quel montant exact il doit réclamer au locataire et quel est celui qu’il pourra reverser au propriétaire. De même, en gestion de copropriété, le logiciel syndic va permettre de mesurer la quote part de chaque copropriétaire dans le budget prévu pour la gestion de la copropriété. Le syndic va donc pouvoir savoir avec précision le montant des appels de fonds qu’il va réclamer à chacun des copropriétaires. 

Connaissant ces montants, le gestionnaire n’a plus qu’à déclencher les opérations bancaires associées auprès de sa banque. Manuellement ou parfois de façon plus automatisée. En effet, certains logiciels de gestion immobilière disposent d'une fonctionnalité leur permettant d’éditer les fichiers d’opérations au format attendus par les banques. Nous le verrons plus loin, certains systèmes vont jusqu’à permettre au gestionnaire la validation de leurs opérations bancaires en quelques clics seulement.

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Le lecteur de chèque et la lecture du CMC7

Malgré la dématérialisation des moyens de paiement largement encouragée par les méthodes évoquées ci-dessus, le chèque reste un moyen de paiement toujours très utilisé. Aussi, de plus en plus de syndics de copropriété et d’administrateurs de biens ont recours au lecteur de chèques qui leur fait gagner un temps précieux dans la gestion des règlements des appels de fonds des copropriétaires en syndic ou encore des loyers pour la gestion locative.

Le lecteur de chèque est un appareil relié à la solution logicielle de syndic ou de gestion locative. Concrètement le syndic ou l’administrateur de biens va pouvoir insérer dans le lecteur toute une pile de chèques, sans tri préalable. La machine va ensuite réaliser automatiquement plusieurs actions : 

  • elle va endosser le chèque au nom de l’agence en y imprimant le tampon, la signature ainsi que la date,
  • elle va lire le code CMC7 du chèque et ainsi reconnaître l’émetteur (la procédure est détaillée plus bas),
  • elle va scanner l’image du chèque et ensuite l’archiver dans le logiciel de gestion immobilière.

Le syndic ou l’administrateur de bien va donc pouvoir gagner un temps précieux dans le traitement de ses règlements par chèques. 


  • Au niveau de la saisie

En effet, comme évoqué plus haut, le lecteur de chèque reconnaît le code CMC7 Caractères Magnétiques Codés à 7 bâtonnets). Il s’agit d’un codage numérique utilisé notamment par les banques pour personnaliser les chèques. Chaque émetteur à un code différent. Ainsi à la première saisie l’opérateur devra rattacher l'émetteur au bon compte (au bon copropriétaire en gestion de copropriété ou au bon locataire en gestion locative). Ensuite le lecteur de chèques pourra reconnaître le code et rattacher directement le chèque au bon compte. Il ne restera plus alors qu’à saisir le montant du chèque. 


  • Au niveau de la remise des chèques en banque

Alors qu’avant le syndic de copropriété ou l’administrateur de biens devait remplir manuellement un bordereau de remise chèque par compte (et donc pour le syndic, pour chacune des copropriétés), il va pouvoir à présent éditer directement, depuis son logiciel de gestion immobilière, un fichier de remise unique pour l’ensemble des chèques qu’il vient de scanner, toutes copropriétés confondues. Il ne lui restera plus ensuite qu’à glisser l’intégralité des chèques (toujours en vrac) dans une enveloppe avec le bordereau de remise et de les transmettre à sa banque. 


  • Au niveau de la traçabilité

Le lecteur a scanné les chèques et les images sont archivées au niveau du logiciel de syndic ou de gestion locative. Le syndic ou l'administrateur de biens va donc pouvoir retrouver la version numérique de ce chèque rattachée à la ligne de règlement pour une traçabilité sans faille. Et il va pouvoir mettre en avant la transparence de sa gestion puisque le copropriétaire ou le locataire pourra aussi accéder à la version numérique de ce chèque depuis son extranet.


Une fois les paiements enregistrés, les factures payées…. il faut contrôler. Pour cela, le syndic de copropriété ou l’administrateur de biens dispose d’un outil dont l’efficacité n’est plus à démontrer : le rapprochement bancaire.

Les rapprochements bancaires

C’est quoi? 

Le rapprochement bancaire est une opération consistant à croiser les écritures comptables saisie avec les lignes effectivement enregistrées au niveau du compte bancaire. Ainsi dans le cadre de la gestion de copropriétés, il s’agit de vérifier la cohérence entre le relevé de banque de la copropriété et les mouvements comptables enregistrés sur le logiciel syndic. Côté gestion locative, il en est de même entre les entrées et sorties enregistrées sur le logiciel de gestion immobilière et les lignes du compte bancaire de gestion.

Le rapprochement bancaire permet de :

  • vérifier l’exactitude des comptes tenus par le syndic ou l’administrateur de biens et déceler les éventuelles erreur de comptabilité comme par exemple un chèque déposé en banque mais qu’on aurait oublié de saisir,
  • avoir un aperçu de la trésorerie restant disponible sur le compte de la copropriété ou encore le compte de gestion, 
  • faire le point sur les copropriétaires ou les locataires débiteurs, les factures en attente de règlement etc.

A l’issue du rapprochement on édite un état de rapprochement bancaire. Ce document va permettre de mettre en avant d’éventuels montants :

  • qui ont été enregistrés en comptabilité mais n’apparaissent pas sur le relevé bancaire, 
  • qui ont été crédités sur le compte bancaire mais n’ont pas été enregistrés en comptabilité.

 

Et avec un logiciel de gestion immobilière?

Nous avons vu plus haut l’intérêt du rapprochement bancaire pour vérifier l'exactitude de la comptabilité du syndic ou de l’administrateur de biens. Ces rapprochements peuvent être réalisés avec un tableur type excel mais un logiciel syndic ou gestion locative sera bien plus efficace et permettra au gestionnaire de gagner du temps et de limiter les erreurs au maximum. 

Il est aujourd'hui possible de créer une connexion entre le logiciel de gestion immobilière et les comptes bancaires des copropriétés ou le compte bancaire de gestion. Cette échange de données va permettre au logiciel de récupérer les lignes enregistrées au niveau du compte bancaire afin de pouvoir les rapprocher de façon automatique avec les écritures enregistrées au niveau de la comptabilité. Nous le verrons dans le paragraphe suivant, consacré aux récentes innovations technologiques proposées aux syndic et administrateurs de biens.

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Pour aller encore plus loin

Voici quelques exemples probants d’innovations technologiques servant à la fois le secteur bancaire et la gestion immobilière. De véritables atouts pour les syndics et administrateurs de biens pour qui chaque minute compte.

 

EBICS et l’EDI

EBICS ou Electronic Banking Internet Communication Standard est un protocole sécurisé permettant l’échange de données informatisées entre les établissements bancaires et les entreprises ou les agences dans notre cas. La mise en place de ce système va permettre de créer un canal de communication entre les comptes bancaires et le logiciel de gestion immobilière pour permettre l’échange de données informatisées (EDI). Il y a plusieurs versions d’EBICS. L’EBICS T, “t” comme “transport” va permettre l’échange simple de fichiers alors que le protocole TS, comme “Transport et Signature” va permettre l’échange de fichiers accompagnés de leur signature numérique. 

Les avantages d’EBICS sont nombreux. Tout d’abord il s’agit d’un système standardisé, existant dans toutes les banques et dans plusieurs pays d’Europe. Le système est rapide et sécurisé et va permettre au syndic et à l’administrateur de biens de gagner un temps précieux et de limiter les erreurs de saisies. Concrètement : 

  • il va pouvoir éditer ses ordres d’opérations (virements et prélèvements) sur son logiciel de gestion immobilière et les transmettre directement à sa banque. Il n’aura plus ensuite qu’à les signer. 
  • il va pouvoir récupérer en direct sur l'interface de son logiciel syndic ou de gestion locative toutes les lignes du ou des comptes bancaires en temps réel,
  • il va aussi pouvoir être informés des rejets.

 

Les factures dématérialisées

Certains éditeurs de logiciels de gestion immobilière proposent un service en plus qui représente un véritable avantage pour les syndics et administrateur de biens : il s’agit de la dématérialisation des factures. Un scanner spécifique est connecté directement à la plateforme logicielle. Aussi quand le gestionnaire reçoit des factures, il peut directement les scanner et ainsi les dématérialiser. La version “physique” de la facture pourra alors être tout de suite archivée sans risque de perte et c’est sa version dématérialisée qui sera conservée sur le logiciel de gestion immobilière. Les avantages :

  • ceux de la dématérialisation ne sont plus à démontrer : moins de papier, une facilité de stockage et de partage de l’information décuplée…
  • une organisation des tâches simplifiée au sein de l’agence puisque la facture ainsi numérisée servira alors de base à la saisie qui pourra être réalisée à tout moment par un autre opérateur, 
  • un suivi plus efficace : la version numérique de la facture est rattachée aux lignes comptables et consultable au niveau du compte fournisseur, de la liste des factures, de la liste des règlements fournisseurs… 
  • une transparence accrue : ce document dématérialisé pourra également être mis à disposition des copropriétaires sur leur extranet...

 

La gestion du paiement en ligne

Nous l’avons vu plus haut, il existe plusieurs moyens de paiement permettant aux copropriétaires de régler leurs charges de copropriété ou aux locataires leur loyer. Le paiement en ligne par carte bancaire est aujourd’hui assez compliqué à mettre en place pour les syndics de copropriétés et administrateurs de biens tant d’un point de vue technique que financier. Certains éditeurs de logiciels de gestion immobilière sont actuellement en train de se pencher sur la question et des solutions pourraient émerger afin de contourner ces difficultés et de permettre aux copropriétaires et aux locataires de pouvoir gérer directement leurs prélèvements sur leur espace en ligne. En effet, ils auraient à terme la possibilité d’accéder à un module spécifique sur leur extranet, afin de compléter et signer électroniquement leur mandat SEPA, puis de choisir leur préférence au niveau des prélèvements : 

  • un prélèvement mensuel,
  • un prélèvement ponctuel avec dans ce cas la possibilité de déterminer la date et de choisir le montant.

Une innovation intéressante qui pourrait permettre au syndics et aux administrateurs de biens d’encourager davantage de copropriétaires et locataires à mettre en place le prélèvement. C’est aujourd’hui un moyen de paiement souvent boudé par les clients des agences pour son manque de souplesse. 



La gestion bancaire est donc un chapitre incontournable de la gestion immobilière, qu'il s’agisse de gestion de copropriété ou de gestion locative. Elle fait partie des missions qui incombent directement au mandataire. Nous l’avons vu, ce dernier dispose de plusieurs moyens techniques afin de mener à bien sa tâche. Le logiciel de gestion immobilière tout d'abord est un incontournable de même que les récentes innovations en matière d’échanges de données bancaires. Le secteur bancaire est en train d’évoluer et tend à proposer de plus en plus de solutions spécialement dédiées au secteur de l’immobilier. Un marché incontournable lorsque l’on sait que près de 4 français sur 10 paient un loyer tous les mois et que près de 30% des logements sont situés dans des immeubles en copropriété. 

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