Paiements, encaissements et gestion des opérations bancaires
Plusieurs moyens sont à disposition des syndics et administrateurs de biens pour percevoir les fonds liés au versement des loyers des locataires ou aux appels de fonds des copropriétaires. Il en est de même pour le règlement des factures. La tendance est actuellement à la dématérialisation des moyens de paiements ainsi qu’à leur automatisation. Pour cela les virements et prélèvements sont des méthodes largement encouragées par les syndics et administrateurs de biens. Mais le chèque n’en est néanmoins pas à négliger, et le gestionnaire bénéficie grâce au lecteur de chèques d’un moyen de gestion plus efficace et automatisé.
La gestion des virements et prélèvements
- Le virement
Il va être utilisé par le locataire ou le copropriétaire qui souhaite effectuer son versement de loyer ou d’appel de fonds de manière autonome. Il peut choisir d’automatiser ce virement s’il le souhaite ou de le gérer manuellement. Le syndic ou l’administrateur de biens ne peut pas déclencher ce moyen de paiement. Son rôle est ici de saisir les virements, lorsqu’il les reçoit, sur le compte bancaire de la copropriété ou sur le compte de gestion. Le virement peut également être utilisé par le gestionnaire pour payer les propriétaires bailleurs, les factures fournisseurs ou pour verser les honoraires sur le compte de l’agence.
- Le prélèvement
Le prélèvement est un moyen de paiement qui est géré par le syndic ou l’administrateur de biens. Ce dernier doit en avoir obtenu l’autorisation auprès de la Banque de France (numéro ICS - Identifiant Créancier SEPA) . Le locataire ou le propriétaire doit ensuite au préalable signer un mandat de prélèvement autorisant le gestionnaire à prélever des sommes sur son compte bancaire. Ce moyen de paiement est le plus simple à mettre en place pour le gestionnaire mais il est souvent boudé par le locataire ou le copropriétaire qui a le sentiment de perdre la main sur la gestion de ses finances et peut redouter que le prélèvement n’intervienne à un moment où le compte ne sera pas suffisamment approvisionné.
- Quel rôle va jouer un logiciel de gestion immobilière dans la gestion des virements et prélèvements ?
Le logiciel de gestion immobilière va permettre au gestionnaire de connaître le montant des opérations bancaires qu’il doit effectuer. Ainsi l'administrateur de biens aura enregistré le montant des loyers et des charges ainsi que les factures payées pour le compte du propriétaire. Il saura donc à la fin de chaque mois quel montant exact il doit réclamer au locataire et quel est celui qu’il pourra reverser au propriétaire. De même, en gestion de copropriété, le logiciel syndic va permettre de mesurer la quote part de chaque copropriétaire dans le budget prévu pour la gestion de la copropriété. Le syndic va donc pouvoir savoir avec précision le montant des appels de fonds qu’il va réclamer à chacun des copropriétaires.
Connaissant ces montants, le gestionnaire n’a plus qu’à déclencher les opérations bancaires associées auprès de sa banque. Manuellement ou parfois de façon plus automatisée. En effet, certains logiciels de gestion immobilière disposent d'une fonctionnalité leur permettant d’éditer les fichiers d’opérations au format attendus par les banques. Nous le verrons plus loin, certains systèmes vont jusqu’à permettre au gestionnaire la validation de leurs opérations bancaires en quelques clics seulement.
Le lecteur de chèque et la lecture du CMC7
Malgré la dématérialisation des moyens de paiement largement encouragée par les méthodes évoquées ci-dessus, le chèque reste un moyen de paiement toujours très utilisé. Aussi, de plus en plus de syndics de copropriété et d’administrateurs de biens ont recours au lecteur de chèques qui leur fait gagner un temps précieux dans la gestion des règlements des appels de fonds des copropriétaires en syndic ou encore des loyers pour la gestion locative.
Le lecteur de chèque est un appareil relié à la solution logicielle de syndic ou de gestion locative. Concrètement le syndic ou l’administrateur de biens va pouvoir insérer dans le lecteur toute une pile de chèques, sans tri préalable. La machine va ensuite réaliser automatiquement plusieurs actions :
- elle va endosser le chèque au nom de l’agence en y imprimant le tampon, la signature ainsi que la date,
- elle va lire le code CMC7 du chèque et ainsi reconnaître l’émetteur (la procédure est détaillée plus bas),
- elle va scanner l’image du chèque et ensuite l’archiver dans le logiciel de gestion immobilière.
Le syndic ou l’administrateur de bien va donc pouvoir gagner un temps précieux dans le traitement de ses règlements par chèques.
- Au niveau de la saisie
En effet, comme évoqué plus haut, le lecteur de chèque reconnaît le code CMC7 Caractères Magnétiques Codés à 7 bâtonnets). Il s’agit d’un codage numérique utilisé notamment par les banques pour personnaliser les chèques. Chaque émetteur à un code différent. Ainsi à la première saisie l’opérateur devra rattacher l'émetteur au bon compte (au bon copropriétaire en gestion de copropriété ou au bon locataire en gestion locative). Ensuite le lecteur de chèques pourra reconnaître le code et rattacher directement le chèque au bon compte. Il ne restera plus alors qu’à saisir le montant du chèque.
- Au niveau de la remise des chèques en banque
Alors qu’avant le syndic de copropriété ou l’administrateur de biens devait remplir manuellement un bordereau de remise chèque par compte (et donc pour le syndic, pour chacune des copropriétés), il va pouvoir à présent éditer directement, depuis son logiciel de gestion immobilière, un fichier de remise unique pour l’ensemble des chèques qu’il vient de scanner, toutes copropriétés confondues. Il ne lui restera plus ensuite qu’à glisser l’intégralité des chèques (toujours en vrac) dans une enveloppe avec le bordereau de remise et de les transmettre à sa banque.
- Au niveau de la traçabilité
Le lecteur a scanné les chèques et les images sont archivées au niveau du logiciel de syndic ou de gestion locative. Le syndic ou l'administrateur de biens va donc pouvoir retrouver la version numérique de ce chèque rattachée à la ligne de règlement pour une traçabilité sans faille. Et il va pouvoir mettre en avant la transparence de sa gestion puisque le copropriétaire ou le locataire pourra aussi accéder à la version numérique de ce chèque depuis son extranet.
Une fois les paiements enregistrés, les factures payées…. il faut contrôler. Pour cela, le syndic de copropriété ou l’administrateur de biens dispose d’un outil dont l’efficacité n’est plus à démontrer : le rapprochement bancaire.
