Quels sont les avantages de l’EDI bancaire pour les adb?

La dématérialisation des échanges de données au sens large ne date pas d’hier. Elle est apparue dans les années 90 dans le secteur du commerce et de l’industrie avant d’être rapidement étendue au secteur bancaire. Deux principaux évènements ont ensuite contribué à diffuser plus généralement cette tendance notamment vers les métiers de l'immobilier : la mise en place de la norme bancaire européenne SEPA en 2008 et l’instauration de l’extranet copropriétaires obligatoire en 2015. Les banques proposent à présent de plus en plus d’offres ciblées à destination des professionnels de l’immobilier afin qu’ils puissent intégrer l’EDI à leur gestion quotidienne.

1. De l’EDI à EBICS : définitions

• L’EDI c’est quoi?

L’échange de données informatisées ou EDI représente de façon générale les échanges entre plusieurs ordinateurs de documents présentant un format électronique standard. Avec l’EDI on a donc remplacé les tâches qui devaient auparavant être effectuées par plusieurs individus en une série de tâches automatisées où l’humain n’intervient plus. 

Pour prendre un cas concret, voici comment fonctionne l’EDI bancaire. Ce type d’EDI permet à l’utilisateur de gérer toutes ses opérations bancaires à distance. Alors qu’avant pour émettre un virement il fallait avoir recours au téléphone, au fax ou à l’email, avec l’EDI ce type d’opérations est traité de manière automatique par l’envoi d’un fichier d’un ordinateur vers un autre.

• EBICS c’est quoi?

EBICS ou Electronic Banking Internet Communication Standard est une norme européenne destinée au secteur bancaire. Il s’agit d’un protocole sécurisé permettant l’échange de données bancaires, comme les ordres d’opérations, entre les banques et les entreprises ou dans notre cas les agences immobilières. La sécurité de cette connexion réside notamment dans la garantie de la confidentialité des données, l’identification renforcée des donneurs d’ordres et l’intégrité préservée des fichiers.

2. EBICS et gestion immobilière

Penchons-nous à présent sur l’utilisation de ce protocole dans le cadre de la gestion immobilière. EBICS va permettre l’échange de données bancaires diverses entre l’agence et les comptes bancaires des copropriétés en gestion de syndic ou le compte bancaire de gestion en gestion locative. Plus particulièrement il va créer une passerelle entre les comptes bancaires et le logiciel de gestion immobilière utilisé par l’agence.

Grâce à ce protocole, le syndic ou l’administrateur de biens va pouvoir :

=> Editer directement ses fichiers d’opérations (virements et prélèvements) au format standardisé par le biais de son logiciel de gestion immobilière et les transmettre ensuite à sa banque via la connexion EBICS. Il ne lui restera plus ensuite qu’à les valider.

A savoir qu’il existe deux types de protocole EBICS : 

• EBICS T (T pour Transport) : les fichiers d’ordres d’opérations sont transmis via la connexion et mis en attente par la banque jusqu’à ce qu’ils soient validés par le biais 

d’un autre canal (sachant que la confirmation par fax est interdite depuis janvier 2017).

• EBICS TS (pour Transport et Signature) : les fichiers d’ordres d’opérations sont transmis puis signés électroniquement. Les opérations sont ensuite exécutées directement, sans nécessiter de confirmation. 

=> Récupérer en direct sur l'interface de son logiciel syndic ou de son logiciel de gestion locative toutes les lignes du ou des comptes bancaires en temps réel, et ainsi pouvoir automatiser ses rapprochements bancaires.

=> Etre informé  en temps réel des rejets de prélèvements, des virements reçus et ainsi optimiser la maîtrise de ces procédures de relance.

3. Quels sont les avantages pour le syndic ou l’administrateur de biens?

• La simplification des procédures

Grâce à EBICS, le syndic ou l’administrateur de biens va pouvoir gagner un temps considérable dans le traitement de ses opérations bancaires, qu’il s’agisse du paiement de ses propriétaires mandants, de ses fournisseurs, des encaissements copropriétaires ou locataires ou encore des rapprochements bancaires. 

Il va aussi pouvoir gagner en efficacité dans l’organisation au sein de son agence. En effet, EBICS permet la mise en place de procédures en deux étapes avec un opérateur qui édite les ordres d’opérations et un responsable qui les valide dans un second temps. A noter d’autre part qu’EBICS est aussi un protocole européen et multi-bancaire. Une agence peut travailler avec n’importe quelle banque ayant adopté EBICS en Europe.

• La sécurisation des procédures

Le premier niveau de sécurité de ce protocole est qu’il évite les erreurs en limitant toute intervention humaine. Ainsi le syndic ou l’administrateur de biens va pouvoir éditer ses ordres d’opérations directement depuis le logiciel de gestion immobilière.

Ensuite c’est le protocole en lui-même qui est ultra-sécurisé. Les fichiers d’opérations bancaires sont protégés par cryptage électronique au moment de l’envoi, et les opérations ne sont exécutées qu’après une confirmation émise par l’agence (EBICS T), ou si elles sont validées par une signature électronique (EBICS TS).

L’échange de données informatisées et EBICS en particulier sont donc des outils bancaires très avantageux pour les professionnels de l’immobilier. En plus de leur permettre de réels gains de productivité, ils contribuent à répondre à une demande toujours plus croissante de dématérialisation des moyens de paiements de la part de leurs clients, qu’ils soient propriétaires bailleurs, locataires ou copropriétaires.