Paiements et encaissements en gestion locative

Lorsqu’il gère un bien dans le cadre de son activité, l’administrateur de biens est amené à saisir quotidiennement dans son logiciel de gestion locative à la fois les encaissements des loyers des locataires mais aussi les paiements aux propriétaires, les paiements des factures… Penchons-nous aujourd’hui sur le volet comptable qui est l’une des missions incontournables du métier de gestionnaire. Quels sont les différents moyens de paiements utilisés dans la gestion des paiements et encaissements et quelles récentes innovations technologiques sont venues depuis quelques années quelque peu faciliter la tâche des administrateurs de biens?

1. Des moyens de paiements traditionnels à la gestion souvent lourde

Le locataire peut payer son loyer en liquide, par chèque ou encore par virement. Le paiement en liquide est de moins en moins utilisé par les locataires et dans tous les cas plafonné à 1000€. Quand au règlement par chèque, même s’il représente encore plus ou moins 10% des transactions, les locataires lui préfèrent de plus en plus le paiement par virement qui est bien plus rapide et qui peut s'automatiser (virement mensuel permanent) grâce aux applications proposées par quasiment tous les établissements bancaires. 

Pour le gestionnaire le chèque reste un moyen de paiement dont le traitement est assez lourd malgré les innovations technologiques apparues ces dernières décennies (Cf. Article “Le lecteur de chèque : un outil pour simplifier la gestion des administrateurs de biens”). Le professionnel de l’immobilier va alors privilégier de plus en plus, surtout depuis la mise en place de systèmes d’échanges de données informatisées (EDI), le paiement par le biais d’opérations bancaires réalisables à distance comme le prélèvement ou le virement. 

2. Vers une modernisation des moyens de paiements

En effet les opérations bancaires comme le virement ou le prélèvement sont de plus en plus largement répandues dans le secteur de l’immobilier. Le prélèvement est un moyen efficace pour gérer le règlement des loyers puisque c’est le gestionnaire qui va déclencher la procédure et ainsi en choisir le montant (pratique en cas de variation au niveau des sommes à encaisser). Il doit pour cela au préalable demander un numéro d’identifiant ICS (Identifiant Créancier SEPA) auprès de la banque de France qui va lui permettre de pouvoir générer des mandats de prélèvement. C’est par le biais de ces mandats, une fois signés par le locataire, que le gestionnaire va obtenir enfin l’autorisation d’émettre des prélèvements. Il s’agit donc d’un moyen de paiement vraiment sécurisé mais souvent les locataires sont réticents à le mettre en place car ils ont le sentiment de perdre le contrôle de leurs dépenses.

Le virement, quand à lui, est largement utilisé par l’administrateur de biens que ce soit pour reverser les sommes dues aux propriétaires mandants, payer les factures fournisseurs ou pour les versements de comptes à comptes pour le paiement des honoraires. Lorsque ce sont les locataires qui font des virements pour payer leur loyer, il faut alors pour être efficace que le professionnels ait une liaison EBICS lui permettant d’intégrer directement ces opérations en comptabilité.

EBICS ou Electronic Banking Internet Communication Standard est une connexion sécurisée permettant l’échange de données entre le compte bancaire de gestion et le logiciel de gestion locative. Ainsi l’administrateur de biens va pouvoir récupérer les lignes du compte bancaire, et notamment les virements entrants des locataires, en direct sur son logiciel ou encore éditer ses ordres d’opérations (virements et prélèvements) et les transmettre directement à sa banque (Cf. Article “.Quels sont les avantages de l’EDI bancaire pour les syndics et les administrateurs de biens?”).

3. Le rôle du logiciel de gestion locative dans la gestion des paiements et des encaissements

Le logiciel de gestion locative va être d’une importance capitale pour l’administrateur de biens dans la gestion de l’enregistrement des mouvements comptables. Il va permettre au gestionnaire de saisir au quotidien les paiements et encaissements en provenance des locataires et à destination des propriétaires. Le logiciel va également éditer les documents comptables à destination des propriétaires et locataires mais aussi pour la caisse de garantie ou encore l’expert comptable. Surtout, le logiciel de gestion locative va permettre au gestionnaire de limiter les erreurs et de contrôler la cohérence de sa gestion (rapprochements bancaires)

Côté gestion bancaire, le logiciel de gestion locative va pouvoir être relié à un lecteur de chèque pour faciliter les paiements par ce moyen. Il va également éditer les fichiers d’opérations bancaires au format approprié afin qu’ils puissent être envoyés à la banque directement via la connexion EBICS. Il sera ainsi traité en automatique et validé en direct ou sur le site de la banque selon la formule choisie. La connexion va également permettre de récupérer les virements entrants (paiements des loyers par les locataires par exemple ou des allocations logement de la CAF) afin de pouvoir les enregistrer directement en comptabilité.

La gestion des paiements et encaissements est une part importante dans le quotidien de l’administrateur de biens. Grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion locative ou encore par le biais d’innovations technologiques proposées notamment par le secteur bancaire, le gestionnaire a aujourd’hui la possibilité d’automatiser une partie de ces traitements afin d’être chaque jour plus efficace dans la gestion de son portefeuille.