Etat des lieux de sortie non conforme : quelles démarches ?

Un de vos locataires termine son préavis, vous avez rendez-vous pour l’état des lieux de sortie du logement. Seulement voilà, il n’est pas conforme à l’état des lieux d’entrée que vous aviez réalisé quelques mois ou quelques années auparavant. Comment procéder ? Comment différencier l’usure dite normale avec d’éventuelles dégradations volontaires ? Qui doit prendre en charge ces réparations ? Comment procéder sur le plan administratif et comptable ? Voici quelques pistes de réponse.

1. Causes de non-conformité les plus fréquentes

En tant qu’administrateur de biens, vous devez réaliser l’état des lieux de sortie de façon contradictoire en présence du locataire, une fois le logement entièrement vidé et les clés remises. À noter que c’est vous qui représentez le propriétaire bailleur pendant cette étape importante et que c’est ce document qui va conditionner la restitution du dépôt de garantie au locataire.

Dégradations : comment les différencier de l’usure normale ?

Il est généralement admis une notion de vétusté, c'est-à-dire qu’il est considéré comme normal qu’avec le temps, le logement subisse certaines altérations. Voici la définition de la vétusté du décret 2016-382 du 30 mars 2016 : “état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement dont est constitué le logement.” Cela peut se traduire par exemple par une décoloration du papier peint ou de la peinture, une usure des sols… Ces points ne peuvent pas être retenus contre le locataire contrairement à des dégradations considérées comme anormales, comme notamment des écritures ou trous au niveau des murs, des brûlures ou tâches sur la moquette etc. Le locataire peut également être pénalisé s’il ne restitue pas un jeu de clés ou un équipement fourni avec le logement.

Transformations des locaux ou équipements sans accord

Le locataire ne peut pas apporter de transformations au logement ou aux équipements sans une autorisation écrite du propriétaire. Cela peut être une autre cause de non-conformité relevée sur l’état des lieux de sortie à moins que ces transformations soient temporaires et permettent au locataire de restituer le logement dans son état initial au moment de son départ. Par exemple, la pose d’une moquette est possible à condition que celle-ci ne soit pas collée pour être facilement retirée.

2. Responsabilités de chacun

Le propriétaire qui met un bien en location tout comme le locataire qui l’occupe ont tous deux des obligations. En tant qu’administrateur de biens, vous devez veiller à ce que chacun respecte ses droits et ses devoirs et que l’ensemble des éléments soit bien spécifié sur le contrat de location.

Pour le propriétaire : obligation de fournir un logement décent

Qu’il soit vide ou meublé, le logement mis en location doit répondre à certains critères en termes de superficie, de sécurité des occupants et de conditions sanitaires. Il doit présenter un niveau de confort et d’équipement suffisants et depuis 2018 doit également comporter certaines caractéristiques sur le plan énergétique. Les principaux critères de définition du logement décent sont fixés par le décret n°2002-120 du 30 janvier 2002. Le logement meublé doit, en plus, mettre en avant une liste minimale de meubles et d’équipements obligatoires pour pouvoir être mis en location. 

Pour le locataire : obligation d’entretien

Le locataire a lui-aussi des obligations en ce qui concerne l’entretien du logement qu’il occupe. Il est notamment tenu de mettre en place certaines mesures simples et peu coûteuses afin de maintenir le logement en bon état durant toute la durée du bail. Il doit également prendre en charge certaines réparations locatives telles que l’entretien courant du jardin et des terrasses si le logement comporte un extérieur, le remplacement des interrupteurs ou prises défectueux, la vidange des fosses septiques etc.  La liste détaillée est donnée dans le décret 87-712 du 23 décembre 1986.

Le locataire doit veiller à ce que les réparations et tâches évoquées ci-dessus soient à jour au moment de quitter le logement s’il souhaite que l’intégralité de son dépôt de garantie lui soit restitué.

3. La restitution du dépôt de garantie

La restitution du dépôt de garantie va dépendre de la conformité de l’état des lieux de sortie par rapport à l’état des lieux d’entrée mais aussi de la situation comptable du locataire, à savoir si ce dernier est à jour du paiement des loyers et charges.

À quoi sert le dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie est une somme payée par le locataire au propriétaire ou à l’agence qui gère le bien dès son entrée dans les lieux. Cette somme est tout de suite encaissée et ne sera éventuellement restituée qu’à la fin du bail. Elle a pour but de couvrir d’éventuels manquements du locataire envers son propriétaire : loyers ou charges impayés en fin de bail, réparations locatives ou défaut d’entretien du logement, dégradations…

Cette somme peut être détenue par l’agence qui gère le bien ou encore par le propriétaire, et ce même si le bien est en gestion locative. Ce sera alors au gestionnaire de réclamer la somme au bailleur au moment du solde de tout compte du locataire.

Le solde liquidatif du locataire sortant

Une fois le locataire sorti du logement, vous devez en tant qu’administrateur du bien, procéder à la régularisation des charges annuelles afin d’établir le solde liquidatif ou solde de tout compte du locataire sortant. Ce solde intègre le montant du loyer et des charges restant dus mais aussi les éventuelles indemnités de réparations locatives si nécessaires. La restitution du dépôt de garantie doit se faire dans les deux mois suivant le départ du locataire. À noter que si vous n’avez pas encore reçu le décompte du syndic pour les charges de copropriété, vous êtes en droit de conserver 20% de la somme totale pour payer les charges après la régularisation, en tenant compte également de la taxe d’ordures ménagères calculée au prorata de l’occupation du logement. À noter que certains logiciels de gestion locative se chargent de ce calcul et simplifient également les démarches lors de la sortie du locataire.

4/ Que faire en cas de litige ?

Il peut arriver plusieurs cas de figures où la sortie du locataire ne se passe pas comme prévu. En tant que gestionnaire du bien, vous devez intervenir pour régulariser la situation auprès du locataire mais aussi du propriétaire. 

Refus de signature de l’état des lieux par le locataire

Si le locataire refuse de signer l’état des lieux de sortie et que vous ne parvenez pas à trouver une situation amiable alors vous pouvez faire appel à un huissier. C’est alors lui qui établira le constat officiel d’état des lieux de sortie qui donnera lieu à une convocation des deux parties. Le coût de cette procédure sera alors partagé entre le locataire et le propriétaire. L’intervention d’un huissier peut également s’avérer nécessaire si le locataire à quitté les lieux sans restituer les clés ou sans laisser de moyen d’être contacté. Ce sont alors les constatations unilatérales de l’huissier qui seront retenues comme preuve devant les tribunaux.

Non-restitution du dépôt de garantie

Comme mentionné précédemment, le propriétaire ou son gestionnaire dispose de deux mois à compter de la remise des clés pour rendre le dépôt de garantie au locataire en cas de retenue, d’un mois sinon. Si ce délai n'est pas respecté ou si le locataire estime que les retenues sont injustifiées alors le locataire peut envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception pour mettre en demeure le propriétaire ou l’agence. En cas de désaccord, cette procédure peut conduire à une conciliation avec un conciliateur de justice avant saisie par le juge des contentieux de la protection. 

Il convient de souligner que le locataire ne peut en aucun cas utiliser le dépôt de garantie pour compenser le paiement du dernier mois de loyer, même en cas de litige.

L’état des lieux de sortie est un document crucial qui conditionne la restitution du dépôt de garantie au locataire. Les non-conformités les plus fréquentes concernent les dégradations, les transformations sans accord et les manquements aux obligations de chacun. Il est donc essentiel pour vous, en tant que gestionnaire, de rédiger un état des lieux d'entrée minutieux et précis afin d’éviter tout litige avec le locataire lors de son départ et d'informer les parties des obligations à respecter.