Etablir une convocation à l'assemblée générale des copropriétaires

L’assemblée générale est le temps fort dans l’année d’une copropriété. C’est à ce moment-là que toutes les décisions relatives à la vie de la copropriété sont prises. En tant que syndic, votre rôle est primordial car il est de votre responsabilité notamment de prendre en charge la convocation à l’assemblée générale des copropriétaires. Pour ne pas passer à côté d’un élément important nous avons regroupé ici quelques astuces qui vous permettront de faire le point sur cette étape incontournable.

1. Périodicité de l’assemblée générale

Chaque copropriété doit tenir une assemblée générale au moins une fois par an. C’est une obligation légale. La réunion doit avoir lieu dans un délai de 6 mois suivant le dernier jour de l’exercice comptable de l’année précédente. Il s’agit de ce qu’on appelle communément l’assemblée générale ordinaire. Toutefois, si des décisions importantes et urgentes doivent être prises concernant la copropriété, une autre assemblée générale peut avoir lieu, elle est dite « extraordinaire ». C’est le cas quand par exemple des travaux urgents doivent être entrepris.

2. Qui est à l’initiative de l'assemblée générale ?

En principe l’assemblée générale de copropriété se réunit sous l’initiative du syndic. Jusqu'en juillet 2020, le conseil syndical ou des copropriétaires pouvaient également demander au syndic de convoquer l’assemblée générale. Ils devaient dans ce cas représenter au moins un quart des voix de tous les copropriétaires et les frais liés à la convocation et à la tenue de l’ag étaient répartis en charges communes.

Depuis juillet 2020 (Décret n° 2020-834, article 9), un copropriétaire peut demander au syndic qu’il convoque et tienne à ses frais une assemblée générale pour aborder des questions ne concernant que ses droits ou obligations. S'il sont plusieurs copropriétaires, alors les frais devront être répartis équitablement entre eux.

3. Fixer l'ordre du jour

L’ordre du jour est le document regroupant toutes les décisions qui devront être prises au cours de l’assemblée générale. Il doit être rédigé par le syndic avant la tenue de la réunion. Il est impératif qu’il soit précis et ne puisse pas être discuté afin que les copropriétaires soient en mesure, le moment venu, de se concentrer sur les décisions à prendre.

Les membres du conseil syndical ainsi que les autres copropriétaires peuvent demander au syndic de mettre à l’ordre du jour un ou plusieurs points, appelés « résolutions », qu’ils souhaitent voir votés pendant l’assemblée générale. Il leur suffit pour cela de faire parvenir leur demande au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception.

Ne seront votées pendant l’assemblée générale que les résolutions qui figurent sur l’ordre du jour. Si une question n’y figure pas, elle pourra tout de même être discutée pendant la réunion mais aucune décision ne sera prise la concernant.

Certaines résolutions reviennent à chaque assemblée générale comme l’élection du président de séance et de ses scrutateurs, le compte rendu du conseil syndical, l’approbation des comptes de l’exercice écoulé et du budget prévisionnel ou encore le quitus au syndic. On pourra aussi trouver l’élection du syndic et du conseil syndical si le contrat arrivé à échéance dans les 6 mois suivant l’assemblée générale de copropriété. D’autres résolutions peuvent bien entendu s’ajouter, concernant d’éventuels travaux ou demandes particulières de copropriétaires 

4. Qui convoque l’assemblée générale ?

Qu’il soit ou non à l’initiative de l’assemblée générale, c’est généralement au syndic de prendre en charge la convocation.

Si l’initiative provient d’un membre du conseil syndical ou d’un ou plusieurs copropriétaires, la demande se fait dans ce cas par lettre recommandée au syndic. Celui-ci doit alors convoquer l’assemblée générale de copropriété dans les huit jours suivant la demande, faute de quoi le président du conseil syndical peut le faire à la place du syndic et le notifier.

Si l’assemblée générale n’est toujours pas convoquée, tout copropriétaire peut demander la nomination d’un copropriétaire ou d’un mandataire de justice auprès du tribunal de grande instance afin qu’il s’en charge.

5. Contenu de la convocation

La convocation à l’assemblée générale doit comporter des indications concernant le lieu, la date et l’heure de la réunion. A noter que celle-ci peut avoir lieu dans les locaux du syndic ou encore directement au sein de la copropriété.

La convocation à l’assemblée générale doit également faire figurer l’ordre du jour avec toutes les résolutions qui seront votées pendant la réunion ainsi que le mode de consultation des justificatifs de charge. En effet, le syndic doit tenir ces pièces justificatives à disposition des copropriétaires, notamment les factures.

D’autres documents peuvent être ajoutés à la convocation, selon les sujets qui seront abordés et les décisions qui seront votées pendant l’assemblée générale. On notera ainsi les annexes comptables obligatoires, les courriers des propriétaires ayant effectué des demandes particulières, les contrats et devis des fournisseurs pour les travaux, le contrat de syndic en cas de renouvellement…

Depuis juillet 2020, la convocation doit également comporter un formulaire de vote par correspondance puisque les copropriétaire peuvent également se prononcer par ce biais avant la date de la séance (arrêté du 2 juillet 2020).

6. Forme de la convocation

La convocation doit être adressée à tous les copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale.

Celle-ci doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception comme le stipule l’article 64 du décret du 17 mars 1967. Toutefois il y a eu du changement ces dernières années puisqu’il est aujourd’hui possible également de dématérialiser les notifications en faisant parvenir une lettre recommandée électronique ou LRE. Il suffit alors au syndic d’avoir pour cela l’accord exprès des copropriétaires.

Il est également possible de la remettre en main propre mais n’oubliez pas dans ce cas à faire signer un récépissé.

La convocation à l’assemblée générale est une étape clé pour vous syndic dans la gestion de vos copropriétés. Elle fait partie intégrante de vos responsabilités de gestionnaire. Il existe heureusement des solutions logicielles pouvant vous aider dans cette tâche. Un logiciel de gestion des assemblées générales vous permettra d’éditer votre convocation ainsi que l’ordre du jour très simplement en puisant parmi des modèles de résolutions. Les solutions les plus performantes prennent en charge jusqu’à l’envoi de la convocation en recommandé en quelques clics et la mise en ligne de la convocation sur l’extranet des copropriétaires. Une solution à creuser pour vivre la période des assemblées générales en toute sérénité.