4 conseils pour assurer le bon déroulement d’une assemblée générale de copropriété

le 4 oct. 2018 11:46:00

Même si l’assemblée générale de copropriété est animée par le président de séance, c’est à vous en tant que syndic de copropriété de veiller à ce qu’elle se déroule dans les meilleures conditions. Nous avons déjà évoqué dans l’article précédent le cadre légal entourant les assemblées générales, la rédaction de l’ordre du jour ainsi que la convocation. Penchons-nous à présent sur le déroulement de cette réunion obligatoire et indispensable à la bonne gestion de toute copropriété. Voici un rappel des quelques règles à respecter pour une assemblée générale en toute sérénité.

Lieu et composition de l’assemblée générale.

L’assemblée générale se déroule le plus souvent dans la commune dont dépend la copropriété. Elle peut se tenir par exemple dans les locaux de la copropriété ou dans ceux du syndic à moins qu’un soit lieu spécifique ne soit précisé dans le règlement de copropriété. Pour rappel, cette information est précisée sur la convocation de l’assemblée générale.

Sont présent à l’assemblée générale de copropriété :

  • Le syndic de copropriété : votre rôle est bien souvent celui de secrétaire de séance à moins que l’assemblée générale n’en décide autrement.
  • Les copropriétaires : s’ils le souhaitent, les copropriétaires absents peuvent être représentés et déléguer ainsi leur droit de vote à un mandataire. Ce dernier peut être un copropriétaire ou non mais en aucun cas le syndic, son conjoint ou l’un de ses préposés. Un mandataire est limité à trois pouvoirs et ne doit dépasser 5% de l’ensemble des voix de la copropriété.
  • Le président de séance et si besoin des scrutateurs. Ils sont désignés au début de l’assemblée générale de copropriété par un vote à la majorité simple. Nous verrons plus en détail dans le paragraphe suivant le rôle que le président occupe pendant la séance.
  • Les éventuels observateurs extérieurs.

Rôle du président de séance

Le président de séance est obligatoirement élu à chaque assemblée générale de copropriété en tout début de séance parmi les personnes présentes. Il arrive souvent que soit désigné le président du conseil syndical mais ce n’est pas une obligation. Par contre le syndic, même s’il est copropriétaire, ne peut être élu président de séance, tout comme son conjoint ou ses préposés.

Le président de séance occupe un rôle clé dans le bon déroulement de l’assemblée générale de copropriété. C’est en effet lui qui vérifie la feuille de présence et dirige les débats durant la réunion. Il donne lecture des différentes résolutions qui doivent être votées pendant l’assemblée générale et appelle au vote. C’est lui aussi qui interprète les résultats de chaque vote et vérifie si les résolutions sont adoptées ou non en fonction du type de majorité associée (nous le verrons plus bas).

Enfin le président de séance doit impérativement signer le procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété afin d’assurer la validité.

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La feuille de présence

La feuille de présence doit impérativement être signée en début de séance par tous les participants à l’assemblée générale de copropriété. Il s’agit d’un document officiel, tenu par le syndic, sur laquelle doivent être précisés :

  • Le lieu et la date de l’assemblée générale,
  • Le nom et l’adresse de chacun des copropriétaires,
  • La liste des lots appartenant à chaque copropriétaire, leur numéro, le nombre de tantièmes associés,
  • Le nom et l’adresse du syndic qui gère la copropriété.

Son rôle est capital. Elle permet de contrôler la régularité des pouvoirs, de comptabiliser les voix recueillies lors des votes et notamment de vérifier pour chaque résolution si la majorité requise est atteinte. C’est aussi sur ce document qu’on enregistre le retard de l’un des participants ainsi que les éventuels départs anticipés avec l’heure précise de l’évènement.

Nous l’avons vu plus haut la feuille de présence doit être validée par le président de séance ainsi que par le secrétaire. Elle est jointe en annexe au procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété avec les pouvoirs.

assemblée générale copropriété

Le déroulement des votes

Tous les copropriétaires présents ou représentés peuvent voter pour chacune des résolutions inscrites à l’ordre du jour. Le nombre de voix d’un copropriétaire est proportionnel à sa quote-part (tantièmes) dans la nature liée à la résolution (charges communes générales, ascenseur…). Un copropriétaire ne peut pas excéder 50% des voix.

Il y a plusieurs types de majorité en fonction des résolutions votées. Les conditions d’application figurent dans la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 :

  1. la majorité simple (article 24) est appliquée pour le vote des décisions se rapportant à la gestion courante de l’immeuble.
  2. la majorité absolue (article 25) est appliquée pour des décisions plus importantes. C’est la majorité des voix de tous les copropriétaires qu’ils soient présents, représentés ou absents. 
  3. la double majorité (article 26) est appliquée pour les décisions capitales comme par exemple la vente de parties communes, la suppression du poste de gardien…Il s’agit de la majorité des voix de tous les copropriétaires, représentant au moins deux tiers des voix.
  4. l’unanimité est appliquée pour les décisions qui modifient fondamentalement la destination de l’immeuble ou touchent aux droits des copropriétaires.

Toute assemblée générale se termine par la signature du procès-verbal réunissant le résultat des votes. Nous verrons cette étape plus en détail dans un prochain article.

Le déroulement d’une assemblée générale de copropriété peut donc s’avérer complexe. Il y a de multiples informations à prendre en compte et à vérifier. Heureusement il existe des logiciels de gestion des assemblées générales qui permettent très simplement :

  • d’éditer la feuille de présence pour signature,
  • de comptabiliser les présents, absents, représentés,
  • d’enregistrer les heures d’arrivée tardive ou de départ anticipé des participants,
  • d’enregistrer les votes, résolution par résolution, selon les tantièmes et les majorités associés.

C’est donc l’outil incontournable pour vous syndic pour réussir vos assemblées générales en toute simplicité !

 

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