Trouver le logiciel syndic qui répond aux enjeux du métier

Le métier de syndic de copropriété est un métier qui exige beaucoup de rigueur et une grande polyvalence. Le gestionnaire doit mettre en avant des compétences tant techniques qu’administratives et comptables. Il doit aussi être un bon négociateur et savoir communiquer efficacement avec des copropriétaires de plus en plus exigeants. Face à de telles responsabilités il est impératif que le syndic s’entoure de solutions fiables et adaptées à ses problématiques de professionnel. Mais quel est le logiciel syndic le plus approprié ? Quelles sont les caractéristiques indispensables d’une solution logicielle de gestion de copropriété ?

1. Un logiciel syndic complet

Pour être efficace, un logiciel syndic doit être le plus complet possible. Il doit permettre au syndic d’accéder depuis la même plateforme à tous les outils indispensables à son quotidien : la comptabilité, la gestion événementielle, les assemblées générales, la gestion des courriers, la facturation agence, l’extranet copropriétaires …

Un logiciel syndic complet va permettre au syndic de centraliser les informations relatives à la gestion de ses copropriétés. Il va pouvoir accéder par exemple sur la fiche d’un copropriétaire à la fois à ses lots et ses tantièmes mais aussi à l’historique de ses paiements, aux demandes d’intervention qu’il a envoyées… Ainsi le syndic est plus réactif et plus efficace dans le traitement de ses tâches quotidiennes notamment lorsqu’il doit répondre aux demandes de ses copropriétaires.

Le syndic va aussi gagner du temps en termes d’organisation. Qui dit solution unique dit prestataire unique. Ainsi le gestionnaire ne va pas multiplier les contrats auprès de fournisseurs, les factures à régler, les formations aux différents outils… Il va en plus développer un relationnel privilégié avec l’éditeur de son logiciel syndic ce qui va lui permettre de pouvoir échanger avec lui sur ses besoins et ses problématiques métier.  

2. Un logiciel intelligent : gagnez du temps avec l'automatisation

Tous les logiciels proposent un degré d’automatisation plus ou moins important. Toutefois, certaines solutions apparues récemment sur le marché mettent en avant une véritable intelligence en se basant sur les pratiques courantes des syndics. Elles permettent ainsi d’automatiser quasi-intégralement certaines procédures et de gagner un temps précieux dans la gestion de copropriétés.

Prenons un exemple concret pour illustrer l’avancée technologique que représente ce type de solution : la préparation de l’arrêté comptable. Un logiciel syndic intelligent de dernière génération va prendre en charge toutes les vérifications nécessaires avant l’arrêté comptable. Il vérifiera notamment si les tantièmes sont convenablement répartis, s’il ne reste pas des écritures non validées dans l’exercice ou encore des comptes non soldés, si les rapprochements bancaires sont valides etc. Le logiciel syndic va analyser ces différents points de manière autonome. Il alertera ensuite le syndic sur les anomalies constatées avec un message d’erreur stipulant l’information manquante : « attention, l’index de consommation d’eau n’est pas saisi ». Le syndic interviendra alors là où sa présence est indispensable.

Cette automatisation, en étant appliquée aux tâches répétitives, va permettre de limiter les erreurs humaines et aussi d’optimiser l’organisation au sein de l’agence.  Le syndic ainsi délesté de certaines missions fastidieuses, va pouvoir se dégager du temps qu’il pourra alors consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée : présence accrue sur le terrain, prospection commerciale …

3. Un logiciel syndic accessible : 100% en ligne

Avec des copropriétaires toujours plus connectés et une législation offrant un cadre de plus en plus favorable à la dématérialisation (extranet copropriétaires, notifications par voie électronique) le choix d’une solution logicielle en ligne semble aujourd’hui incontournable pour le syndic. Les avantages du web sont en effet nombreux et offrent une réponse parfaitement adaptée aux enjeux de la gestion de copropriétés.

Ainsi grâce à un logiciel syndic en ligne, les données des copropriétés sont accessibles 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel ordinateur relié à internet où qu’il soit dans le monde. Le logiciel et les informations du syndic ne sont plus stockées à l’agence mais sur des serveurs distants hautement sécurisés et accessibles via le web. Plus de contrainte de compatibilité (Mac/PC), de logistique (travail désormais possible en multi-sites) ou encore de perte de données en cas de crash de l’ordinateur de l’agence.

Un autre avantage de la technologie cloud est qu’elle permet au syndic d’accéder aux données de ses copropriétés même en itinérance, via un mobile ou une tablette. Lorsqu’on sait que le métier de syndic de copropriété est avant tout un métier de terrain on voit tout l’intérêt que peuvent offrir ces logiciels syndic en ligne. Le syndic va pouvoir gagner en réactivité et ainsi répondre en direct aux interrogations des copropriétaires sur leur dossier.

Complet ? Intelligent ? En ligne ? Pour être réactif le syndic doit optimiser la gestion de son temps et pour cela il lui faut un logiciel syndic complet et intelligent et rien de tel que les avantages du web pour mettre en avant sa transparence et sa disponibilité.  À la question « quelle qualité doit mettre en avant le logiciel le plus adapté à répondre aux enjeux complexes du métier de syndic ? » je répondrais donc « les trois ».