Syndic de copropriétés et protection des données : quels enjeux ?

le 15 mars 2023 09:23:00

Aujourd’hui les questions relatives à la sécurité des données personnelles sont prises très au sérieux dans tous les secteurs d’activité et c’est notamment le cas dans la gestion de copropriété. En effet, tout organisme qui traite les données d’autrui, donc des données personnelles, doit pouvoir assurer leur protection en veillant notamment à ce que seulement les personnes autorisées puissent y accéder. Dans le cadre de la gestion de copropriété, cela peut s’avérer complexe puisqu’il faut prendre en compte les échanges d’informations entre plusieurs intervenants : le syndic qui gère l’immeuble, les copropriétaires, les membres du conseil syndical…Pas toujours facile de savoir qui doit avoir accès à quoi pour rester en conformité avec la législation.

1/ Les échanges entre le syndic et les copropriétaires

Le syndic est tenu de diffuser certaines informations à l’attention de ses copropriétaires afin que ces derniers puissent avoir un aperçu de la situation de la copropriété et du travail réalisé par le gestionnaire. Certaines sont relatives à l’immeuble dans son ensemble : 

  • Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les éventuels correctifs, 

  • Le carnet d’entretien et la dernière fiche synthétique de la copropriété,

  • Les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité,

  • Les contrats et marchés en cours, incluant les contrats d’entretien et de maintenance des équipements, le contrat d’assurance mais hors contrats de travail des salariés de la copropriété,

  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ainsi que les devis de travaux acceptés durant celles-ci,

  • Le contrat de syndic en cours.

D’autres documents doivent être diffusés mais uniquement à l’attention du copropriétaire car ils ne concernent que ses propres lots. Parmi ces éléments on notera son décompte individuel, sa quote-part dans les charges courantes, le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, ou encore ses appels de fonds des trois dernières années. 

Les échanges de données entre le syndic et les copropriétaires ne doivent intervenir que dans le cadre des missions précisées sur le contrat signé entre eux. Le syndic n’a donc pas le droit d’utiliser les coordonnées de ses copropriétaires pour leur envoyer de la publicité en lien avec les autres activités de l’agence par exemple.


2/ Les échanges entre le syndic et le conseil syndical

Les membres du conseil syndical ont un statut particulier au sein de la copropriété et doivent avoir accès depuis le 1er juillet 2020, a des documents spécifiques leur permettant de mener à bien dans les meilleures conditions leur mission de contrôle et d’assistance. Ainsi, le syndic a l’obligation de mettre à disposition des conseillers syndicaux au minimum les documents suivants : 

  • Les balances générales des comptes de la copropriété,
  • Le relevé des dépenses détaillées,
  • Les relevés du compte banque de la copropriété,
  • Les éventuelles assignations et décisions de justice relatives aux procédures judiciaires en cours,
  • La liste de tous les copropriétaires,
  • La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et sa garantie financière.

Les membres du conseil syndical sont tenus de respecter la confidentialité de ces informations et donc de ne pas les divulguer aux autres copropriétaires.


3/ Les échanges avec les acteurs extérieurs à la copropriété

Vis-à-vis de la législation, le contrat qui lie le syndic aux copropriétés qu’il gère fait de lui le responsable du traitement des données de ces copropriétés. Il peut alors aisément justifier la collecte et l’utilisation de ces informations qui lui sont nécessaires pour mener à bien sa mission.

Toutefois, le syndic n’est pas tenu de diffuser les informations concernant ses copropriétés en dehors des frontières de celles-ci, à moins que les copropriétaires en aient fait expressément la demande, pour faire intervenir une association de consommateurs par exemple, ou si un prestataire extérieur requiert certaines informations précises pour mener à bien ses travaux. Mais dans ce cas, un document contractuel devra venir encadrer la mission du prestataire et ainsi justifier la nécessité de collecter, traiter ou divulguer certaines données. Le syndic devra alors être en mesure d’informer les copropriétaires des raisons qui le conduisent à utiliser leurs données personnelles.

Il devra également veiller à ce que les personnes concernées puissent exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition. C’est dans ce cadre que l’extranet copropriétaire intervient.

 

4/ Le rôle de l’extranet copropriétaires

L’extranet est obligatoire en copropriété depuis le 1er janvier 2015. Il joue un rôle important dans les échanges d’informations entre le syndic et ses copropriétaires. En effet, par le biais de cet outil, ces derniers vont pouvoir exercer leur droit d’accès aux informations les concernant de manière personnalisée et sécurisée. Mais il est important que pour cela, le syndic ait recours à un outil qui puisse garantir la protection et la confidentialité des données traitées.

C’est là qu’intervient le prestataire qui fournit au syndic son logiciel de gestion de copropriété ainsi que l’extranet à destination de ses copropriétaires. Même si l’éditeur n’est pas responsable des données qui transitent sur le logiciel syndic, il doit tout de même avoir mis en œuvre toutes les précautions nécessaires pour assurer la sécurité de l’espace en ligne mais aussi l’ensemble des droits des copropriétaires : 

  • le droit de connaître qui recueille les informations et pourquoi, 
  • le droit de donner son consentement c'est-à-dire son accord pour que les informations soient recueillies ou au contraire de s’y opposer (c’est le droit d’opposition),
  • le droit d’accéder librement aux informations, de les modifier, de les supprimer, 
  • le droit de les emporter, c’est ce qu’on appelle la portabilité des données.

Le syndic doit donc veiller à ce que les prestataires avec lesquels il travaille lui permettent de respecter scrupuleusement ces droits et donc d’être parfaitement en conformité avec les exigences légales en termes de protection des données personnelles. 

Depuis 2016, le règlement général sur la protection des données (ou RGPD) a mis en place de nouvelles règles que chacun doit respecter. Le syndic a donc l’obligation de diffuser auprès de ses copropriétaires un certain nombre d’informations spécifiques qui figurent pour la plupart au début de cet article. Mais au-delà même de l’échange d’informations, le professionnel doit être aussi en mesure de garantir la confidentialité des données dont il est le responsable et le respect des droits des personnes à qui elles appartiennent. Il est donc impératif qu’il s'entoure d’acteurs également respectueux du cadre législatif en vigueur. 

Le Groupe KEL respecte le RGPD, plus d’informations ici.

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