Le métier de syndic ou d’adb
Rôle et missions du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété est mandaté par l’assemblée des copropriétaires pour représenter la copropriété et prendre en charge sa gestion administrative et financière. A ce titre il se doit d’assurer plusieurs missions qui sont définies par un cadre légal strict, notamment l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, la loi Solidarité et Renouvellement Urbain du 13 décembre 2000 ainsi que la loi ALUR pour l'accès au logement et un urbanisme rénové du 24 mars 2014.
Le syndic de copropriété est en charge de la gestion administrative de la copropriété. A ce titre il doit tenir à jour la liste des copropriétaires ainsi que des lots leur appartenant. C’est lui qui doit convoquer au minimum une fois par an l’assemblée générale de copropriété et rédiger le procès-verbal qu’il doit notifier aux copropriétaires. C’est également à lui qu’il incombe de veiller à l’exécution des décisions prises pendant l’assemblée générale. Le syndic de copropriété est également responsable de la conservation des archives de la copropriété ainsi que de son immatriculation sur le registre des copropriétés.
Le rôle du syndic de copropriété est aussi de gérer la comptabilité du syndicat des copropriétaires ainsi que de chaque copropriétaire individuellement. Il établit le budget prévisionnel pour chaque exercice comptable et doit rendre compte de la situation financière de la copropriété pendant l’assemblée générale. A l’issue de celle-ci il demande à l’assemblée générale des copropriétaires d’approuver sa gestion c’est-à-dire de lui donner le quitus. Le syndic a aussi pour obligation d’ouvrir un compte séparé au nom de chaque copropriété qu’il gère.
C’est aussi le syndic de copropriété qui assure l’entretien de l’immeuble et les réparations courantes. Seuls les travaux plus importants sont votés au préalable en assemblée générale. A ce titre c’est lui qui gère les contrats de fourniture (électricité, eau…), les éventuels contrats d’entretien avec les fournisseurs (chaudière, ascenseur…) ainsi que le personnel de la copropriété (concierge, jardinier, gardien…). Le syndic est également responsable de l’élaboration et de la mise à jour du carnet d’entretien de la copropriété.
Rôle et missions de l’administrateur de biens
Un administrateur de biens est un professionnel de l’immobilier qui est mandaté par le propriétaire d’un bien pour en assurer la gestion en son nom et pour son compte. Les propriétaires, également appelés mandants, peuvent être des particuliers ou encore des entreprises… Son rôle et ses missions sont très polyvalents : administratives, techniques, financières, contentieux, commerciales…
Le métier de gestion locative a pour première mission la recherche d’un locataire adéquat. Pour cela il doit prendre en charge la commercialisation des biens sur tous les supports de communication de l’agence (site internet, annonces diverses, affichage vitrine…). Il est responsable de la sélection du locataire ainsi que de l’étude de son dossier (pièces justificatives, solvabilité…). Une fois trouvé le locataire, c’est lui qui assure son installation dans le bien en prenant en charge notamment l’état des lieux d’entrée…
Le gestionnaire a également un rôle administratif important. Il doit rédiger les différents documents qui vont définir les conditions d’exécution de ses missions et en assurer la sécurité juridique, c’est notamment lui qui a en charge la rédaction des baux ainsi que leur renouvellement le moment venu. Il est aussi chargé de tout le relationnel avec les locataires, il établit et délivre les quittances, procède à la révision des loyers…
L’administrateur de biens intervient également dans la gestion financière des biens et prend en charge l’intégralité de la gestion comptable de son portefeuille. A ce titre c’est lui qui appelle et encaisse les loyers pour le compte des propriétaires, qui fait la régularisation des charges, paie les factures… Il a également pour mission de gérer l’aspect contentieux et de recouvrer les sommes dues par le locataire en cas d’impayé.
Enfin le gestionnaire assure un rôle technique non négligeable. C’est lui qui devra faire exécuter les travaux dans le cadre des biens dont il assure la gestion, qu’il s’agisse de l’entretien courant ou encore de travaux plus importants : sélection des fournisseurs, exécution des contrats…
Les étapes pour lancer son activité
Plusieurs étapes sont indispensables pour pouvoir exercer le métier de gestion locative ou de syndic de copropriété.
La création de l’entreprise
Pour devenir syndic de copropriété ou administrateur de biens il faut immatriculer son entreprise en fonction de son activité soit auprès du Centre de Formalité des Entreprises de l’URSAFF pour une entreprise individuelle ou de la Chambre de Commerce et d’Industrie pour une société. Il faut savoir que dans le cadre d’une création d’une société (EURL, SARL, SASU, SAS) il faudra ajouter des formalités complémentaires comme la rédaction des statuts constitutif de la société ou encore la publication d’un avis de constitution dans un journal des annonces légales.
L’obtention de la carte professionnelle
Pour avoir le droit d’exercer une activité de syndic ou d’administrateur de biens, il est indispensable d’obtenir une carte professionnelle immobilière mentionnant la spécialité « syndic » ou « gestion locative ». Celle-ci est délivrée par la Chambre de Commerce et d’Industrie. L’obtention de cette carte est soumise à plusieurs obligations :
- L’aptitude professionnelle
Pour obtenir la carte professionnelle administrateur de biens ou syndic, il faut justifier d’une aptitude professionnelle c’est-à-dire être en mesure de prouver l’obtention d’un diplôme de niveau spécifique et / ou une expérience professionnelle dans la spécialité lié à la mention demandée. Il faut donc soit être titulaire de l’un des diplômes suivants : bac +3 ou équivalent sanctionnant des études juridiques, économiques ou commerciales, BTS professions immobilières ou encore diplôme de l’institut d’études économiques et juridiques appliquées à la construction et à l’habitation.
Si le demandeur n’a pas l’un des diplômes ci-dessus, il peut également faire valoir son expérience professionnelle. Ainsi avec le baccalauréat il devra pouvoir justifier de 3 ans d’expérience professionnelle dans un emploi subordonné en rapport avec l’activité qu’il souhaite pouvoir exercer avec sa carte professionnelle.
Si le demandeur n’a aucun diplôme, il devra dans ce cas avoir occupé un emploi subordonné en rapport avec l’activité demandée pendant 10 ans ou 4 ans s’il s’agit d’un emploi de cadre, d’un emploi public de catégorie A ou de niveau équivalent. Dans tous les cas, l’emploi devra avoir été occupé à temps complet. En cas de temps partiel la durée d’occupation devra être majorée pour équivaloir à un temps complet.
- La moralité
Il y a également une condition de moralité qui est exigée pour obtenir la carte professionnelle administrateur de biens ou syndic. En effet, le demandeur ne doit pas avoir fait l’objet d’une condamnation définitive pour crime ou à une peine d’au moins 3 mois d’emprisonnement sans sursis pour l’une des infractions spécifiques prévues par l’article 9 de la loi Hoguet : blanchiment, faux, fraude fiscale, corruption …. Il ne doit pas non plus avoir fait l’objet d’une faillite personnelle ou de toute autre mesure d’interdiction définitive. Un bulletin n°2 au casier judiciaire national sera demandé lors du dépôt de dossier pour obtenir la carte professionnelle immobilière.
- La garantie financière
Il est indispensable de souscrire une garantie financière pour exercer les activités de syndic de copropriété ou d’administrateur de biens. Plusieurs organismes sont habilités à fournir cette garantie notamment les compagnies d’assurance, les établissements de crédits, les sociétés de cautions mutuelles, le Trésor Public, la Banque de France, les services financiers de le Poste ou encore la Caisse des dépôts et consignations….Le montant de cette garantie doit être supérieur à 110 000€ pour chaque activité exercée, même s’il peut être ramené à 30 000€ pour les deux premières années d’activité.
- L’assurance responsabilité civile professionnelle
Le demandeur de la carte professionnelle administrateur de biens ou syndic devra produire une attestation responsabilité civile professionnelle. Cette assurance vise à couvrir le professionnel des fautes qu’il peut commettre dans le cadre de son activité. Elle ne couvre que le risque normal d’un syndic ou d’un administrateur de biens qui gère son activité en « bon père de famille » mais pas la faute inexcusable qui est laissée à la libre appréciation des tribunaux.
Les autres démarches : le local, le personnel
Bien entendu il faudra également prévoir d’autres démarches préalables au lancement de l’activité comme la recherche d’un local pour l’agence ou encore le recrutement de personnel qualifié. Toutefois les avancées technologiques permettent actuellement au syndic de copropriété ou à l’administrateur de biens de développer leur structure tout en prenant en considération ces éléments dans un second temps. Il est vrai que les nouvelles technologies permettent au professionnel de l’immobilier de travailler depuis n’importe où sans forcément être attaché à une situation géographique particulière. Quant au personnel, il n’est pas non plus indispensable en phase de démarrage si le professionnel détient la carte l’autorisant à exercer le métier.
Nous allons voir dans la partie suivante qu’il existe des solutions à la fois techniques et organisationnelles permettant au syndic ou à l’administrateur de biens qui se lance de maximiser ses chances de réussite tout en gagnant en sérénité.
Se faire aider pour se lancer
Lancer une activité de syndic ou de gestion locative n’est pas chose facile nous l’avons vu plus haut. Heureusement, les professionnels qui décident de sauter le pas peuvent bénéficier de plusieurs solutions pour les accompagner dans leur projet.
Les solutions logicielles
Il s’agit de solutions techniques qui offrent au syndic ou à l’administrateur de biens de nombreux avantages dans le cadre de la gestion de leur portefeuille. Elles permettent au professionnel de gagner en efficacité dans son quotidien en lui donnant accès à l’automatisation de certaines tâches récurrentes et en limitant le risque d’erreur notamment dans la gestion du volet comptable de leur activité. Les solutions les plus avancées sur le plan technologique font appel à des solutions issues de l’intelligence artificielle dans son approche déterministe. Elles prennent en charge une automatisation des procédures sur les tâches répétitives pour permettre au professionnel de se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée comme par exemple de développement de son portefeuille ou une présence accrue sur le terrain.
D’autre part, les solutions de dernière génération proposées sur le marché sont des solutions résolument tournées vers les nouvelles technologies. Elles permettent ainsi au syndic ou à l’administrateur de biens un accès simplifié à leurs données au moyen d’une plateforme 100% web ou d’une application mobile spécialement dédiée. Ces solutions connectées répondent aux besoins bien spécifiques des professionnels de l’immobilier qui sont amené à apporter des réponses aux copropriétaires, propriétaires et locataires y compris en itinérance, sur le terrain, en visite d’immeuble.
Un autre avantage de l’utilisation d’une solution logicielle est qu’il va permettre au syndic ou à l’administrateur de biens de mettre en avant son professionnalisme. Il va pouvoir éditer des documents comptables clairs et conformes à ce qu’exige la législation en vigueur, mettre à disposition de ses clients, copropriétaires, propriétaires et locataires un extranet innovant… Autant d’avantages qui vont lui permettre de valoriser son savoir-faire. Proposer un service de qualité va représenter indéniablement un plus pour tout gestionnaire qui souhaite s’implanter rapidement et durablement sur son marché.
Nous ne rentrerons pas plus ici dans le détail, nous proposons par ailleurs des articles bien spécifiques qui développent de manière approfondie les avantages de ce type de solution pour la gestion locative et la gestion de copropriété.
L’externalisation
Externaliser signifie faire appel à un prestataire extérieur à l’agence pour prendre en charge tout ou partie de l’activité de syndic ou de gestion locative. Cet accompagnement peut représenter pour le professionnel du syndic ou de la gestion locative une opportunité intéressante pour démarrer plus sereinement, booster sa rentabilité ou encore mettre en place une organisation plus adaptée à ses besoins.
- La mise « en nourrice »
La «mise en nourrice » du portefeuille est une forme possible d’externalisation. Il s’agit pour le syndic ou l’administrateur de biens de confier à un autre professionnel de l’immobilier l’intégralité de la gestion de son portefeuille. Le professionnel qui gère effectivement les biens devient alors le titulaire du portefeuille et touche l’intégralité des honoraires associés à la gestion. Cette alternative est souvent utilisée par des administrateurs de biens qui manquent de temps ou de personnel pour assumer la gestion d’une activité supplémentaire ou encore lorsqu’ils ne remplissent pas les conditions requises pour pouvoir exercer cette profession (cf. conditions d’obtention de la carte professionnelle ci-dessus).
- D’autres alternatives intéressantes
Il existe d’autres alternatives intéressantes pour les syndics et administrateurs de biens afin d’externaliser une partie de leur activité sans passer par une mise en nourrice. Il s’agit de services s’appuyant sur des outils technologiques innovants et donnant l’opportunité aux syndics et administrateur de biens de pouvoir confier à d’autres professionnels une partie de la gestion de leur portefeuille. Ces solutions, proposées par des éditeurs de logiciels innovants, placent la plateforme logicielle au centre de la coopération entre tous les acteurs. C’est par le biais de la solution 100% web que les syndics et administrateurs de biens transmettent aux équipes chargées du back office les informations liées à la gestion de leur portefeuille.
Ainsi le professionnel de l’immobilier peut se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée comme le développement de son portefeuille, sa présence sur le terrain auprès des copropriétaires, propriétaires et locataires… Il délègue une partie de ses tâches au prestataire qui va les exécuter soit par le biais d’automatismes mis en place par la solution logicielle ou au travers de l’équipe de gestionnaires qui fait partie intégrante du service. En effet, ces solutions prennent en charge par exemple dans le cadre de la gestion de copropriété la reprise des copropriétés, les appels de fonds, les relances, la préparation des arrêtés comptables ou encore l’envoi des convocations et procès-verbaux d’assemblées générales…En ce qui concerne le métier de la gestion locative l’intervention se situe au niveau de la saisie des dossiers des rapprochements bancaires, de l’édition des documents de la gestion (quittances de loyer, avis d’échéance, compte rendus de gestion, révisions de loyer…), éditions de fin de mois….
Il y a plusieurs avantages pour le syndic ou l’administrateur de biens qui utilise ce type de service. Tout d’abord il reste propriétaire de son portefeuille de gestion et va continuer de toucher les honoraires liés à ses missions, à donner de la valeur à son fonds de commerce. Il va également pouvoir limiter les contraintes liées à la gestion du personnel en bénéficiant du savoir-faire d’une équipe de gestionnaires syndic et gestion locative expérimentés. Ce personnel supplémentaire lui permettra également d’absorber plus facilement d’éventuelles fluctuations dans sa charge de travail au fur et à mesure que le portefeuille se développe.
D’autre part, cet accompagnement lui permettra de bénéficier au quotidien des conseils de spécialistes dans les métiers du syndic ou de la gestion locative. C’est rassurant dans le cadre d’un démarrage d’activité d’obtenir le retour d’expérience d’autres professionnels, d’être formé et accompagné au quotidien ou encore de pouvoir échanger sur des problématiques métiers.
Les métiers de la gestion locative et de la gestion de copropriété demandent beaucoup de polyvalence et sont encadrés par une législation stricte. Ils représentent une réelle opportunité pour le syndic ou l’administrateur de biens qui souhaite développer son activité. Face à cela, il existe aujourd’hui des solutions innovantes sur le marché qui ont pour vocation d’accompagner les professionnels de l’immobilier qui souhaitent se lancer. Dernières innovations technologiques et suivi pointu par un personnel expérimenté sont les ingrédients de base proposés par ces nouveaux services tout en un, qui accompagnent les professionnels débutants ou confirmés dans leur projets de lancement d’activité.
