Les mesures phares concernant le statut du syndic

LE CONTRAT DE SYNDIC

Le contrat-type de syndic défini par ALUR est entré en vigueur le 1er juillet 2015. Il permet un encadrement plus rigoureux de la relation entre le syndic et la copropriété qu’il gère. Il doit comporter notamment les points suivants :

  • Rappel de la mission du syndic,
  • Durée du contrat entre le syndic et la copropriété,
  • Conditions de révocation du syndic,
  • Conditions de démission du syndic,
  • Règles à respecter dans le cadre de la désignation d’un nouveau syndic,
  • Eléments concernant la fiche synthétique de la copropriété,
  • Prestations et modalités de rémunération du syndic professionnel (nous y reviendrons plus en détails plus bas) ou conditions de rémunération et de défraiement du syndic non professionnel le cas échéant,
  • Liste des frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires,
  • Procédure si la copropriété est déclarée « en difficulté »,
  • Fréquence de la reddition de compte,
  • Tribunal compétent en cas de litige.

 

LA MISE EN CONCURRENCE OBLIGATOIRE DU SYNDIC

La loi ALUR avait rendue obligatoire la mise en concurrence du syndic une fois par an. Toutefois la loi Macron du 6 août 2015 a allégé la fréquence en passant à trois ans. C’est au conseil syndical que revient cette responsabilité. Il doit, quelques mois avant l’assemblée générale, interroger d’autres syndics et étudier leurs devis. Le ou les contrats retenus seront soumis au vote pendant l’assemblée générale à la majorité de l’article 25. Le contrat type permet de faciliter cette tâche en offrant des points de comparaison similaires. Le conseil syndical peut être dispensé de cette obligation si l’assemblée générale décide d’y déroger à l’article 25.

 

UNE RÉMUNÉRATION ENCADRÉE 

La loi ALUR a posé un cadre précis concernant la rémunération du syndic de copropriété. La règle principale est que toute prestation liée à la gestion courante de la copropriété doit être comprise dans un forfait global. Le contrat-type du syndic permet de préciser également certaines prestations optionnelles pouvant être incluses dans le forfait ou inversement celles qui peuvent être exclues des missions du syndic. Bien entendu, l’ajout ou le retrait de ces prestations est soumis au vote de l’assemblée générale de copropriété.

ALUR a également prévu une liste limitative de prestations pouvant être facturées hors forfait et faisant donc l’objet d’une rémunération spécifique. On notera parmi ces prestations :

  • Celles liées aux assemblées générales extraordinaires : préparation, tenue…,
  • Les réunions ou visites supplémentaires ou en dehors des plages horaires définies au contrat,
  • Les prestations liées au règlement de copropriété ou à l’état descriptif de division,
  • La gestion des sinistres,
  • Les prestations liées aux travaux et aux diverses études techniques (DPE, audit énergétique…),
  • La gestion des litiges et contentieux,
  • La reprise de comptabilité d’exercices antérieurs en cas de changement de syndic,
  • La constitution et le suivi d’un dossier d’emprunt ou de subvention pour le compte de la copropriété,
  • L’immatriculation initiale d’une copropriété,
  • La préparation de décisions d’acquisition ou de modifications de parties communes,
  • La représentation de la copropriété aux assemblées d’une structure extérieure.

 loi alur

DES CONDITIONS D'OBTENTION DE LA CARTE PROFESSIONNELLE MODIFIÉES

Des changements sont aussi à prendre en compte au niveau des conditions de délivrance et de renouvellement des cartes professionnelles immobilier. A noter que ce sont depuis 2015 les CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie) qui délivrent la carte professionnelle et que sa durée de validité a été réduite à 3 ans.

Son obtention ainsi que son renouvellement sont soumis à une obligation de formation. Ainsi, pour obtenir sa carte il faut pouvoir justifier d’un niveau de formation et/ou d’expériences professionnelles suffisant dans le domaine lié à la carte professionnelle demandée (transaction immobilière, syndic ou gestion locative). De même, pour pouvoir renouveler sa carte il faut également pouvoir justifier d’une formation continue de 14h par an ou de 48h au cours des trois dernières années.

A noter enfin que la mention « Syndic de copropriété » a été créée par la loi ALUR. Auparavant les syndics exerçaient avec une carte professionnelle affichant la mention « gestion immobilière » qui couvrait les activités de syndic de copropriété et de gestion locative.

Découvrez notre solution de gestion de copropriété

Les nouvelles missions du syndic de copropriété

L'OBLIGATION D'IMMATRICULATION

Le registre des immatriculations instauré par la loi ALUR  est un instrument permettant de repérer plus facilement les copropriétés en difficulté. Toutes les copropriétés, quel que soit leur nombre de lots, devront être immatriculées avant le 31/12/2018. La loi ALUR avait mis en place un calendrier pour étaler les échéances en fonction de la taille des copropriétés, la dernière tranche étant cette année pour les copropriétés de moins de 50 lots.

Pour toutes les copropriétés existantes au 31 décembre 2016, c’est au syndic de réaliser l’immatriculation initiale. Par contre pour celles créées à partir du 1er janvier 2017, l’immatriculation est réalisée par le notaire qui publie l’état descriptif de divisons et le règlement de copropriété.

Lors de l’immatriculation initiale d’une copropriété, les informations suivantes doivent être communiquées :

  • Données d’identification de la copropriété : nom, adresse, date de création, nombre de lots et leur nature, nom du syndic …
  • Données financières : exercice comptable, budget prévisionnel, provisions pour travaux, dettes…
  • Des données sur le bâti : nombre de bâtiments, étiquette énergétique, nombre d’ascenseurs…
  • Des informations sur des difficultés éventuelles : administrateur provisoire, mesures de sauvegarde…

Attention, cette immatriculation étant obligatoire, le syndic peut être mis en demeure en cas de retard.

 loi alur

LA FICHE SYNTHÉTIQUE

La loi ALUR a rendu obligatoire également pour le syndic la création ainsi que la mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété. Celle-ci est liée à l’immatriculation car elle peut être extraite du registre national des copropriétés si la copropriété y est déjà immatriculée.

ALUR stipule que la fiche synthétique doit regrouper les principales informations financières et techniques relatives à la copropriété et à son bâti. Elle sera systématiquement annexée à toute promesse de vente. Elle doit notamment mentionner :

  • L’identification de la copropriété : nom, coordonnées, numéro d’immatriculation au registre des copropriétés, date du règlement de copropriété etc.,
  • L’identité du syndic ou de l’administrateur provisoire : nom et coordonnées, cadre de l’intervention,
  • L’organisation juridique de la copropriété : syndicat primaire ou secondaire,
  • Les caractéristiques techniques de la copropriété : nombre de lots et type de lots, nombre de bâtiments, période de construction,
  • Les équipements de celle-ci : type de chauffage, nombre d’ascenseurs,
  • Les caractéristiques financières : dates de l’exercice comptable, montant des charges pour opérations courantes, pour travaux et opérations exceptionnelles, montant des dettes fournisseurs, des impayés, nombre de copropriétaires débiteurs, montant du fonds de travaux, personnel employé etc.

Comme pour l’immatriculation, la fiche de synthèse est obligatoire et son absence peut être un motif de révocation du syndic.

 

LE DIAGNOSTIC TECHNIQUE GLOBAL (DTG)

Depuis 2017, le DTG est devenu obligatoire pour toutes les copropriétés de plus de 10 ans ou qui font l’objet d’une procédure pour insalubrité. Il permet d’informer les copropriétaires sur la situation générale de l'immeuble et d'envisager de futurs travaux.

Il s’agit d’un diagnostic technique permettant de dresser un état général de la copropriété. Il doit comprendre :

  • un DPE (diagnostic de performance énergétique) ou un audit énergétique,
  • une analyse de l’état des parties communes et des équipements collectifs,
  • un état de la situation de la copropriété vis-à-vis des obligations légales et réglementaires,
  • une analyse des améliorations possibles,
  • un budget prévisionnel simplifié des travaux à planifier dans les 10 prochaines années.

Le DTG doit être fourni en cas de vente d'un lot ou de toute la copropriété.

 

LE FONDS DE TRAVAUX

Depuis le 1er janvier 2017, la loi ALUR impose la constitution d’un fonds de travaux pour toutes les copropriétés sauf celles de moins de 5 ans ou dont le DTE (Diagnostic Technique Global) n’a révélé aucuns travaux nécessaires dans les 10 ans. Sont également dispensées les copropriétés de moins de 10 lots quand la dérogation a été votée à l’unanimité par l’assemblée générale.

Son but est de permettre le financement de futurs travaux, notamment liés à la rénovation énergétique de la copropriété. Ce fonds, équivalent à au moins 5% du budget prévisionnel, est alimenté par une cotisation annuelle de l’ensemble des copropriétaires. Le syndic doit ouvrir un compte bancaire spécifique pour y verser les cotisations. Ces sommes sont définitivement acquises à la copropriété et ne peuvent donner lieu à un remboursement en cas de vente d’un lot.

 

L'ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE

La loi ALUR prévoit également que le syndic de copropriété fasse voter en assemblée générale la décision de souscrire une assurance responsabilité civile pour la copropriété. En cas de refus de l’assemblée générale, le syndic devra lui-même contracter cette assurance pour le compte de la copropriété.

 

LE COMPTE BANCAIRE SÉPARÉ

loi alurUn compte « séparé » pour toutes les copropriétés avait déjà été requis par la loi dite SRU (Solidarité et Renouvellement Urbains) de 2000. Dans la pratique toutefois de nombreux syndics avaient ouverts un compte regroupant toutes leurs copropriétés et non un compte unique par copropriété. La loi ALUR de 2014 clarifie les règles et insiste sur le caractère obligatoire de ce compte bancaire pour toutes les copropriétés de plus de 15 lots, en supprimant l’article permettant à l’assemblée générale de dispenser le syndic d’ouvrir un compte séparé. Le syndic conserve le choix de la banque, sauf décision contraire de l’assemblée générale.  

 

LES ARCHIVES

La gestion des archives de la copropriété est sous la responsabilité du syndic. Elle fait partie intégrante de la gestion courante de l’immeuble et est donc intégrée à son forfait. Depuis ALUR tout syndic qui souhaite externaliser la gestion des archives auprès d’une société doit obligatoirement le faire voter à l’article 25 par l’assemblée générale.

 

LE CARNET D'ENTRETIEN

Le carnet d’entretien répertorie toutes les informations relatives au suivi des travaux et des contrats concernant la copropriété. Il doit mentionner :

  • l’adresse de l’immeuble,
  • l’identité du syndic qui le gère,
  • les références des contrats souscrits ainsi que leurs dates d’échéances,
  • l’année de réalisation de gros travaux et l’entreprise qui les a réalisés,
  • la référence des contrats d’assurance dommage-ouvrage en cours,
  • les références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements collectifs et leurs dates d’échéances,
  • l’échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé en assemblée générale.

Ce document doit être conservé et tenu à jour par le syndic et la loi ALUR stipule qu’il doit obligatoirement être fourni à tout copropriétaire ou futur acquéreur qui en fait la demande.

 

L'EXTRANET

La loi ALUR stipule que le syndic de copropriété doit mettre à la disposition des copropriétaires, sur un espace en ligne, tous les documents relatifs à la gestion de l’immeuble. Cette obligation est valable depuis le 1er janvier 2015 sauf décision contraire de l’assemblée générale. Nous le verrons plus loin, l’extranet, plus qu’une obligation légale, peut représenter une véritable opportunité pour le syndic de proposer un service plus transparent et plus qualitatif à ses copropriétaires.

 

L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

La loi ALUR a également mis en place de nouvelles règles concernant la convocation ainsi que la tenue de l’assemblée générale de copropriété. Parmi celles-ci on notera l’obligation pour le syndic de proposer une solution de dématérialisation de la convocation par courrier électronique ou encore la possibilité pour le conseil syndical ou les copropriétaires de convoquer l’assemblée générale, droit jusque-là réservé au syndic.

Une autre conséquence directement liée est l’obligation d’informer les occupants de l’immeuble de toutes les décisions prises en assemblée générale au moyen par exemple d’un affichage du procès-verbal dans le hall de l’immeuble.

Enfin on notera qu’ALUR est venue assouplir certaines règles concernant les majorités applicables en assemblée générale, dans le but de faciliter la prise de décisions notamment en ce qui concerne les travaux. Ainsi la majorité simple suffit désormais pour tous les travaux indispensables à la conservation de l’immeuble ainsi qu’à la sécurité de ses occupants, de même pour les travaux obligatoires.

loi alur

L’utilisation d’un logiciel de gestion de copropriété

UNE MISE EN CONFORMITÉ EN CONTINU

La loi ALUR a donc généré de profonds changements dans vos responsabilités en tant que syndic mais également dans vos tâches quotidiennes. Les évolutions légales régulières représentent un véritable challenge pour tout syndic de copropriété. Face à de telles problématiques, un logiciel de gestion de copropriété peut représenter un véritable allié pour vous assurer une mise en conformité en continu de votre gestion. En effet, tout logiciel syndic doit être régulièrement mis à jour par l’éditeur dans le but de vous faire bénéficier des toutes dernières innovations technologiques mais aussi de vous permettre d’actualiser vos procédures vis-à-vis des récentes modifications dans la réglementation. Si vous optez pour une solution cloud ou full web, ces mises à jour sont faites automatiquement par l’éditeur qui doit s’astreindre à une véritable veille et être en mesure d’anticiper les évolutions à venir.

 Nouveau call-to-action

 

DES FONCTIONNALITÉ PRATIQUES

Un logiciel de gestion de copropriété va vous permettre de pouvoir plus simplement mettre en application certaines obligations énoncées par la loi ALUR. Vous pourrez ainsi tenir à jour facilement et régulièrement le carnet d’entretien de la copropriété pour être en mesure de le fournir aux copropriétaires qui le demandent ou au notaire dans le cadre de la vente de l’un des lots. Le logiciel ira directement récupérer les informations indispensables concernant les travaux, les prestataires sous contrats, les dates d’échéances des contrats en cours etc.

Il en est de même pour les obligations liées au fonds de travaux. Le logiciel de gestion de copropriété va prendre en charge le compte 105 lié aux travaux :

  • Dans sa constitution : vous aller pouvoir générer en quelques clics vos appels travaux de la même manière que vous éditez vos appels de provisions sur charges et les transmettre à vos copropriétaires.
  • Dans son affectation aux lots : vous allez obtenir une ventilation claire par lot des fonds collectés dans le cadre de la constitution de ce fond de travaux, information indispensable en cas de vente d’un lot.
  • Dans son utilisation : vous pourrez gérer l’affectation de ce fonds lorsque des travaux seront entrepris par la copropriété.

 Découvrez notre solution de gestion de copropriété

 

L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Certains logiciels proposent des modules permettant une gestion simplifiée des assemblées générales. Ces solutions permettent :

  • En amont de l’assemblée générale : l’élaboration de l’ordre du jour, la création de la convocation et la notification aux copropriétaires,
  • Pendant l’assemblée générale : l’édition de la feuille de présence, la gestion des absents, présents et représentés, la gestion des votes avec prise en compte des majorités (adaptées aux évolutions liées à ALUR)
  • Après l’assemblée générale : l’édition du procès-verbal pour signature, sa notification et l’archivage du document dans l’extranet des copropriétaires.

Nous avons fait une étude spécialement dédiée à cette thématique parallèlement à ce dossier. Vous pourrez y retrouver des informations utiles concernant la gestion des assemblées générales et les logiciels associés.

 

UN SERVICE DE QUALITÉ

Plus qu’une mise en conformité avec ALUR, un logiciel syndic peut vous permettre de proposer un service plus qualitatif à vos copropriétaires. En effet, la loi ALUR exige que vous mettiez à disposition de vos copropriétaires un extranet comportant les documents liés à la gestion de leur copropriété. Pourquoi ne pas saisir l’opportunité d’en faire un véritable atout dans vos échanges avec vos copropriétaires ? Certaines solutions extranet proposent des services en plus pour les copropriétaires comme la possibilité de communiquer en temps réel avec leur syndic par le biais d’une messagerie intégrée, de déclencher une intervention et de pouvoir suivre chaque étape de sa prise en charge, ou encore de pouvoir gérer directement sur son espace en ligne l’automatisation des paiements de ses appels de fonds.

Sans compter qu’ALUR a également permis de donner un cadre à la dématérialisation des courriers. Il est désormais possible pour les copropriétaires de recevoir l’intégralité des courriers envoyés par le syndic via leur interface en ligne. C’est plus pratique, plus économique et aussi plus écoresponsable.

L’extranet peut également représenter une solution de choix dans la gestion des archives qui sont, pour rappel, sous la responsabilité du syndic. Les extranets de nouvelle génération mettent en avant une GED (Gestion Electronique des Documents) puissante permettant de simplifier le classement, l’archivage des documents de la copropriété, ainsi que leur mise à disposition des copropriétaires en cas de demande.

 gestion syndic de copropriété

La loi ALUR a donc généré de nombreux changement depuis 2014 que ce soit à votre niveau à vous, syndic de copropriété, ou pour les copropriétés que vous gérez. 2018 est une date charnière car les dernières échéances concernant la loi ALUR arrivent à leur terme. C’était donc l’occasion pour nous de faire une dernière piqure de rappel avant la fin d’année. Il est souvent difficile pour vous professionnel, par manque de temps,  de vous tenir informé des évolutions dans la législation. Utiliser un logiciel de gestion de copropriété régulièrement mis à jour peut vous garantir d’être toujours en conformité avec la législation et vous apporter ainsi une réelle tranquillité d’esprit.

loi alur

Démonstration gratuite de notre logiciel de Gestion Locative

Découvrez nos services de gestion de syndic de copropriété ! Nous avons des solutions pour vous aider à automatiser les tâches concernant les Assemblées Générales. 

Demandez une démo