PARTIE 3 - Votre logiciel de gestion locative : et si vous aviez besoin d’un peu plus?

le 16 déc. 2021 14:45:00

Nous avons abordé dans les deux premiers articles de ce dossier les différentes questions à se poser lorsque comme vous, administrateur de biens, on se lance à la recherche d’un logiciel de gestion locative. Nous avons détaillé les avantages de ce type de solution ainsi que les pièges à éviter. Mais certains d’entre vous auront besoin de plus pour se lancer sereinement ou développer plus efficacement leur activité. 

Il existe sur le marché des logiciels de gestion locative des solutions un peu différentes des logiciels traditionnels. Ces dernières relèvent davantage de la prestation de service d’ailleurs puisqu’elles proposent un accompagnement au quotidien que ce soit dans le cadre d’un programme de formation continue ou pour permettre l’externalisation de certaines tâches récurrentes. On vous en dit plus.

1. L’externalisation : vers l’émergence de nouvelles solutions

Apparaissent depuis quelques années sur le marché des logiciels de gestion locative de nouvelles offres qui incluent une intervention plus poussée de l’éditeur de la solution. Celui-ci va plutôt se positionner comme un partenaire au quotidien qui va accompagner l’administrateur de biens dans le développement de son portefeuille : 

  • en lui offrant une formation personnalisée à l’utilisation du logiciel, 
  • en prenant le temps d’évoquer avec lui les problématiques spécifiques liées à son métier, 
  • en lui permettant d’externaliser certaines tâches chronophages, souvent de l’ordre du back office administratif et comptable.

Cette notion d’externalisation va proposer au professionnel de l’immobilier une véritable alternative à son organisation actuelle. En effet, il va pouvoir se reposer sur le prestataire de service pour lui confier certaines tâches récurrentes pour lesquelles il n’a pas réellement de valeur ajoutée, pas suffisamment de temps ou encore pas les compétences en interne. Dans la plupart des cas, sont confiées au prestataire des tâches administratives et comptables.

2. Une alternative à la nourrice

Ces solutions incluant une notion d’externalisation d’une partie de la gestion sont souvent confondues à tort avec ce que l’on appelle la mise en nourrice des biens. 

On dit communément qu’un gestionnaire met ses biens en nourrice lorsqu’il fait appel à une autre agence immobilière ou à un autre professionnel de l’immobilier à qui il confie la gestion intégrale de son portefeuille. Dans ce cas le gestionnaire n’est plus titulaire de ses biens, il se positionne comme un apporteur d'affaires pour la seconde agence qui va le rétribuer. C’est cette seconde agence par contre qui percevra les honoraires de gestion et assurera le relationnel avec les propriétaires et locataires ainsi que tout le back office.

Les solutions que nous avons évoquées plus haut ne fonctionnent pas du tout de la même manière. Dans ce cas l'administrateur de biens reste titulaire de son portefeuille, il perçoit l’intégralité des honoraires, il est le seul interlocuteur de ses clients. L’éditeur du logiciel de gestion locative qui propose la solution d’accompagnement ne se positionne que comme un prestataire de service qui va accompagner le professionnel de l’immobilier dans ses tâches quotidiennes. Il va mettre à disposition de l’agence du personnel qualifié et formé aussi bien aux spécificités du métier d’administrateur de biens qu’à l’utilisation du logiciel.

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3. Des avantages indéniables

Les avantages de l’externalisation sont nombreux pour l’administrateur de biens. Il va pouvoir, pour commencer, bénéficier de compétences qu’il n’a pas en interne. Il va avoir accès à une équipe qualifiée qu’il va pouvoir utiliser en fonction de ses besoins. C‘est un point positif surtout pour un professionnel de l’immobilier qui se lance et qui souhaite maîtriser au mieux ses charges pour rentabiliser au plus vite son activité.

Un autre point positif est l’optimisation de l’organisation. En confiant certaines tâches à un prestataire extérieur, l’administrateur de biens se dégage du temps pour être plus efficace sur des tâches qui sont réellement son cœur de métier. Par exemple, externaliser les relances des locataires débiteurs, c’est avoir plus de temps à consacrer à la recherche de nouveaux propriétaires mandants.

Pour d’autres professionnels surtout s’ils se lancent seuls pour développer leur activité, bénéficier de l’accompagnement d’une équipe d’expert à un côté rassurant. Ils savent qu’ils peuvent échanger en cas de besoin avec des professionnels du métier, ils vont pouvoir mettre en place sereinement leur agence sans songer à recruter immédiatement. Car, en effet, avoir recours à l'externalisation permet également de ne pas avoir à gérer les ressources humaines et toutes les problématiques qui y sont associées : prendre en charge l’aspect administratif et comptable, trouver la bonne équipe, fidéliser les collaborateurs, gérer les absences...

4. Etude de cas : KEL Annuel 360

Le Groupe KEL est un acteur du marché des logiciels à destination des professionnels de l’immobilier depuis plus de 30 ans. La 6ème génération de logiciel de gestion locative proposée par cet éditeur, KEL Annuel 360, est un exemple représentatif de l’une des alternatives abordées plus haut. 

Le Groupe KEL propose aux administrateurs de biens de les accompagner dans leur projet de développement de leur activité de gestion locative en leur mettant à disposition un package complet comprenant : 

  • un logiciel de gestion locative complet et en mode full web (100% web), offrant les avantages du cloud et donnant accès à des outils de gestion innovants (automatisation bancaire, application mobile pour les gestionnaires, gestion intégrée du courrier…),
  • des outils innovants à destination des propriétaires et des locataires afin qu’ils puissent accéder en toute simplicité aux informations liées à la gestion de leur dossier : un extranet et une application mobile dédiée appelés Gérer-ma-Location
  • la mise à disposition d’une équipe de comptables expérimentés, spécialisés en gestion locative qui vont intervenir pour décharger l’agence de certaines tâches comme les rapprochements bancaires, quittances, décomptes propriétaires, révisions de loyers, régularisation de charges, relances…

Cette prestation, KEL Annuel 360, strictement dédiée aux administrateurs de biens professionnels, a fait ses preuves depuis plusieurs années, et représente une alternative intéressante dans le cadre d’un lancement ou d’un développement de portefeuille.

Si les avantages d’un logiciel de gestion locative ne sont plus à démontrer, certains éditeurs vont plus loin dans l’offre proposée aux administrateurs de biens. Avoir recours à l’externalisation est aujourd’hui une réponse de plus en plus utilisée dans tous les domaines d’activité ainsi que dans les métiers de l’immobilier. Est-ce la solution la plus adaptée pour vous? N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter : www.kel.fr

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