Logiciel de gestion immobilière : au-delà de la comptabilité

La gestion du mandat

Définition

Il y a plusieurs types de mandats dans le domaine de l’immobilier :

Le mandat de vente : un propriétaire souhaite vendre son bien,
Le mandat de recherche : une personne cherche un bien à louer ou à acheter,
Le mandat de location : un propriétaire souhaite louer son bien,
Le mandat de gestion : l’agence gère le bien tout au long du bail.

Nous allons ici nous pencher sur le mandat de gestion locative. C’est un contrat écrit par lequel un propriétaire donne à un professionnel, administrateur de biens ou agence immobilière, le pouvoir de gérer tout ou partie de son patrimoine immobilier. La mission du gestionnaire dans ce cas démarre avec l’entrée du locataire et se termine avec la sortie de celui-ci.

Signature du mandat

Bien entendu il faut tenir compte en amont de la mission commerciale de l’administrateur de biens qui précède la signature du mandat. Ce dernier va devoir démarcher auprès de propriétaires afin qu’ils lui confient la gestion de leurs biens.

L’issue de cette prospection commerciale est la conclusion et la signature d’un contrat entre le mandant c’est-à-dire le propriétaire du bien et le mandataire, c’est à dire l’administrateur de biens ou l’agence qui sera en charge de la gestion du bien.

La première mission du gestionnaire est donc la rédaction du mandat. Il doit obligatoirement être rédigé en deux exemplaires et faire figurer un certains nombres d’informations relatives :

à l’identité des deux parties,
aux conditions d’activité du mandataire : carte professionnelle, garantie financière…
au bien,
aux missions entrant dans le cadre de la gestion,
à la rémunération du mandataire,
à la durée et aux conditions de renouvellement du mandat.

Certaines informations contenues dans le mandat devront impérativement être reportées dans le logiciel de gestion immobilière afin de permettre à l’administrateur de biens de consulter les informations relatives au propriétaire, de traiter les honoraires…

Résiliation du mandat

Le mandat de gestion locative est généralement signé pour une durée d’un an à tacite reconduction annuelle. Les conditions de renouvellement doivent être précisées sur le mandat mais sa durée ne peut pas dépasser 30 ans.

La loi Chatel impose depuis 2008 à l’administrateur de biens d’informer le propriétaire bailleur par écrit du délai dont il dispose pour rejeter la reconduction tacite de son mandat de gestion. Il doit ainsi lui envoyer un courrier entre trois mois et un mois avant la fin de la période durant laquelle la reconduction du mandat peut être refusée. Avec la loi Chatel, le propriétaire bailleur peut donc résilier son mandant au moment où il reçoit le courrier de son mandataire. Il devra respecter un préavis mais n’aura aucun frais à payer. Grâce à un logiciel de gestion locative le gestionnaire obtiendra la liste des propriétaires à notifier et pourra en quelques clics procéder à l’édition des courriers.

Une fois le mandat signé, la mission du gestionnaire sera de gérer le bien durant toute la durée du bail soit de l’entrée à la sortie du locataire.

L’entrée et la sortie du locataire

Les différents baux

Le bail ou contrat de location est le contrat par lequel le propriétaire met à la disposition du locataire son bien immobilier moyennant un loyer. Les lois ALUR et PINEL ont établi des règles strictes en ce qui concerne la rédaction de ce document. En tant que mandataire, l’administrateur de biens à la charge d’assurer la rédaction ainsi que la signature du contrat de location. Certains logiciels de gestion immobilière permettent de générer directement le bail en ligne d’après les informations saisies par le gestionnaire et selon le type de contrat de location :

Le bail d’habitation vide,
Le bail de location meublée,
Le bail commercial ou commercial dérogatoire,
Le bail mixte (commercial et habitation),
Le bail professionnel (pour les professions libérales),
Le bail saisonnier,
Le bail emphytéotique (de 18 à 99 ans).

La durée du bail est généralement de 3 ans pour un logement vide, 1 an pour un meublé. Le bail saisonnier bien entendu aura une durée plus limitée mais il relève de la gestion locative saisonnière que nous ne développerons pas ici. Le bail commercial est conclu pour une durée d’usage de neuf ans et le bail professionnel pour une durée minimale de six ans. Seul le bail dérogatoire permet de proposer une durée ne pouvant excéder 3 ans.

A chaque entrée d’un locataire, le gestionnaire doit informer le propriétaire du bien avec un courrier précisant la date exacte d’entrée ainsi que le montant du loyer et des charges.

La gestion du préavis et la résiliation du bail

Le bail est renouvelable par tacite reconduction. Seul le locataire peut résilier le bail en cours de contrat moyennant un préavis qu’il doit faire parvenir au propriétaire ou dans notre cas au mandataire. La durée du préavis peut varier de 1 à 3 mois selon si le logement est meublé ou non et s’il est situé en zone tendue ou non-tendue. Le gestionnaire devra informer le propriétaire du bien à la réception du préavis du locataire mais aussi lorsque celui-ci quittera le logement.

Le bailleur ne peut quant à lui résilier le bail que pour occuper le logement, pour le vendre ou pour tout autre motif légitime et sérieux. Toutefois il ne peut résilier le contrat qu’à l’échéance. Le rôle de l‘administrateur de biens est ici de prévenir le propriétaire lorsque le bail arrive à son terme de manière à ce que celui-ci puisse avoir l’opportunité de résilier le contrat de location.

Un logiciel de gestion locative va simplifier cette étape incontournable en signifiant au gestionnaire la liste des baux arrivants à échéance et en permettant l’édition des courriers de notifications à l’attention des propriétaires.

Etat des lieux et sortie du locataire

L’état des lieux doit être réalisé au début et à la fin de la location d’un logement afin d’évaluer si d’éventuelles réparations sont nécessaires et de les répartir entre le locataire et le propriétaire. C’est l’administrateur de biens qui s’en charge au moment de l’entrée et de la sortie du locataire. Il peut le réaliser sur support papier ou électronique au moyen d’une application spécifique.

Depuis la loi ALUR de mars 2014, si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, le gestionnaire devra restituer le dépôt de garantie sous 30 jours. Si des travaux sont nécessaires, il prélèvera le montant sur la caution et aura dans ce cas deux mois pour restituer le solde au locataire.

En utilisant un logiciel de gestion locative, l’administrateur de biens pourra ici générer le solde liquidatif du locataire à sa sortie. Mais au-delà de l’aspect financier, il pourra aussi éditer les courriers à destination du propriétaire, de la CAF, des impôts etc. pour leur signaler le départ du locataire.

Les documents de la gestion courante

Une partie importante du volet administratif de l’activité de gestion locative est constituée par l’édition et la mise à disposition de divers documents et courriers. Ces derniers sont nécessaires au gestionnaire afin d’informer le propriétaire, le locataire, ainsi que tous les prestataires qui gravitent autour du bien de tout changement concernant celui-ci.

Les documents et courriers à destination du locataire

Les avis d’échéance et quittances : l’avis d’échéance est envoyé avant le paiement du loyer et des charges alors que la quittance est envoyée après. Généralement le gestionnaire envoie la quittance du mois écoulé avec l’avis d’échéance du mois suivant. La quittance de loyer doit obligatoirement être mise à disposition du locataire qui la demande et doit faire figurer la période concernée par le loyer ainsi que le montant de celui-ci et des charges de manière distincte. Le logiciel de gestion locative va permettre d’éditer ce document en tenant compte des informations enregistrées sur le bail et des facturations exceptionnelles saisies par le gestionnaire au cours de la période précédente.

Les révisions de loyer: l’administrateur de biens a pour mission de réévaluer le loyer à partir de la date indiquée sur le bail ou à chaque date anniversaire du bail. Cette révision se fait selon un indice qui varie en fonction du type de contrat de location. Pour les logements vides ou meublés il s’agit de l’indice de référence des loyers publié par l’INSEE chaque trimestre. A chaque révision un courrier est envoyé au locataire ainsi qu’au propriétaire.

Les documents et courriers à destination du propriétaire

Le compte rendu de gestion : il s’agit d’un compte-rendu détaillé que l’administrateur de biens fait parvenir au propriétaire de façon mensuelle ou trimestrielle. Ce tableau récapitulatif fait apparaitre les sommes perçues par le gestionnaire (loyers, charges …), les sommes payées pour le compte du propriétaire (factures, travaux…), les honoraires de gestion locative retenus par le gestionnaire ainsi que les éventuels acomptes si le propriétaire en a fait la demande.

L’aide à la déclaration des revenus fonciers : ce document n’est pas obligatoire mais il représente un service en plus que peut proposer le gestionnaire et qui est vivement apprécié par le propriétaire d’un bien en location. Il s’agit d’un document qui a pour but d’aider le propriétaire à compléter sa déclaration de revenus foncier. Il fait la synthèse des sommes à déclarer rubrique par rubrique (recettes, frais et charges, revenus exceptionnels …)

En plus de ces documents, le gestionnaire est amené à communiquer avec le propriétaire pour l’informer :

A chaque entrée et sortie d’un locataire : nous l’avons vu plus haut, lorsqu’un locataire rentre dans le logement, le propriétaire est informé de la date d’entrée et du loyer et des charges liés au contrat de location. De même le gestionnaire doit également l’informer à la réception du préavis ainsi qu’à la sortie du locataire.
De toute révision de loyer : comme pour le locataire, le propriétaire doit également être notifié par l’administrateur de biens en cas de réévaluation du loyer.
Lorsque le contrat de location arrive à échéance: le propriétaire doit être notifié afin de pouvoir signaler s’il souhaite, pour des motifs légitimes vus plus haut, ne pas renouveler le bail.
Dans le cadre de la loi Chatel: entre trois mois et un mois avant la fin de la période durant laquelle la reconduction du mandat peut être refusée de manière à ce que le propriétaire puisse résilier son mandat de gestion.

Le rôle du logiciel de gestion locative dans ce volet administratif

Le logiciel de gestion locative va permettre à l’administrateur de biens d’enregistrer au quotidien les mouvements comptables sur le compte du propriétaire et du locataire. Ainsi il va pouvoir générer des documents telles que les quittances, avis d’échéances, compte rendus de gérance ou encore l’aide à la déclaration des revenus foncier qui sont en réalité des synthèses faisant état des sommes entrées ou sorties sur les comptes.

Mais au-delà même de l’édition de ces documents de nature comptable, le gestionnaire va aussi pouvoir utiliser son logiciel de gestion immobilière afin d’éditer les différents courriers d’information au locataire ou au propriétaire : révision de loyer, entrée ou sortie locataire, réception de préavis…

Le gestionnaire va également pouvoir prendre en charge la mise à disposition de ces courriers et documents :

En les éditant et en les envoyant sous format papier,
En les faisant parvenir par voie électronique,
En les publiant sur l’extranet du propriétaire ou du locataire.

Cette dernière option, proposée par les solutions de nouvelle génération positionne l’extranet comme un véritable moyen de communication et d’archivage des documents. Il permet ainsi au gestionnaire de gagner du temps mais également de réaliser des économies.

Les autres prestataires

Lorsqu’il prend en charge la gestion locative d’un bien, le gestionnaire va également être amené à interagir avec plusieurs prestataires. Le logiciel de gestion immobilière va alors lui permettre de générer les courriers visant à informer de tout changement relatif à la situation du bien : résiliation de mandat, changement de locataire…

Les assurances : si le gestionnaire propose une garantie des loyers impayés, alors c’est lui qui va communiquer avec la compagnie pour la souscription, le suivi du contrat ainsi que la gestion d’éventuels sinistres.

La Caisse d’Allocations Familiales : le gestionnaire doit informer la CAF en cas d’entrée et de sortie d’un locataire. C’est également lui qui est en charge de la ventilation des aides auprès de ses différents locataires si celles-ci sont versées directement sur le compte de gestion.

Les Impôts : là aussi le gestionnaire doit informer en cas d’entrée ou sortie de locataire afin que le changement de domiciliation soit pris en compte pour le paiement de la taxe d’habitation.

Les fournisseurs : la gestion technique fait partie intégrante de la mission de l’administrateur de biens. Le gestionnaire doit faire l’intermédiaire entre le locataire, le propriétaire et les prestataires pouvant être amenés à réaliser des travaux ou des diagnostiques dans le cadre de la gestion quotidienne ou de la remise en état d’un bien. Communications diverses, ordres de missions, devis etc. : la gestion des fournisseurs peut être largement facilitée par le recours à une solution logicielle de gestion immobilière.

La gestion de ces contacts techniques et administratifs fait partie du quotidien de l’administrateur de biens. Nous ferons très bientôt une série d’articles afin de préciser de manière plus détaillée les interactions de chacun d’entre eux avec le gestionnaire dans le cadre de sa mission. En attendant, le gestionnaire peut compter sur l’assistance bien utile de son logiciel de gestion immobilière dans l’édition des courriers d’information, le calcul des cotisations GLI ou encore la ventilation des bordereaux CAF.

La gestion des contentieux

Percevoir les loyers est une mission capitale du mandat de gestion locative. En cas d’impayé, l’administrateur de biens doit mettre en œuvre les procédures adaptées afin d’obtenir le couvrement des sommes attendues. Le logiciel de gestion immobilière va être une aide certaine dans les différentes étapes de la prise en charge de ce type de dossier. Ainsi il va permettre :

D’alerter le gestionnaire lorsqu’un compte locataire est déficitaire

En effet, le gestionnaire enregistre sur son logiciel de gestion locative les mouvements comptables sur le compte du locataire : paiement des loyers et des charges, éventuelles factures payées par le locataire pour le compte du propriétaire etc. Ainsi, la solution va alerter le gestionnaire si le compte de l’un des locataires est déficitaire (solde négatif affiché en rouge, gestion des relances proposée directement sur le logiciel…).

D’initier rapidement une procédure de relance efficace

Le processus de relance n’est efficace que si le gestionnaire agit rapidement et en suivant plusieurs étapes. Son logiciel va lui permettre de connaître de manière précise les principales échéances utiles pour initier une procédure de recouvrement : date du dernier paiement enregistré, date d’exigibilité du loyer impayé… Il va également pouvoir l’utiliser pour éditer les lettres de relances qui font partie intégrante du process :

Premier courrier de relance au locataire mais aussi au garant en lettre simple,
Envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée pour fixer un délai maximum pour le recouvrement de la somme due,
Passage au contentieux en général après deux mois d’impayé ce qui nécessite l’intervention d’un huissier qui va délivrer une injonction de payer au locataire ainsi qu’au garant.

D’assurer le suivi du dossier du locataire

Le logiciel de gestion locative va donner une vision claire de la situation du locataire et peut ainsi aider le gestionnaire à comprendre ce qui a amené à la situation d’impayé. L’historique comptable du locataire notamment permettra de voir si celui-ci est régulier dans le versement des loyers et s’il convient de lancer ou non une procédure. Certaines solutions logicielles permettent également à l’administrateur de biens de communiquer avec son locataire et ainsi d’assurer un suivi plus efficace de son dossier de contentieux.

Nous le savons les responsabilités de l’administrateur de biens sont variées et requièrent de sa part une grande polyvalence. Il dispose heureusement d’outils efficaces lui permettant de gagner du temps et de prendre en charge plus sereinement ses différentes missions. En ayant recours à un logiciel de gestion locative il pourra bien entendu gérer plus facilement l’aspect comptable de son métier. Toutefois, nous avons démontré ici que certaines tâches administratives capitales peuvent également être assurées par un logiciel de gestion immobilière : gestion administrative, prestataires divers mais aussi gestion du recouvrement des loyers impayés… Une aide précieuse dont le gestionnaire aurait tort de se priver !