CAF et gestion locative : quelles conséquences ?

Vous êtes administrateur de biens. Vos locataires en résidence principale peuvent percevoir de la caisse d’allocations familiales une aide au logement visant à réduire le montant de leur loyer. Durant toute la durée du bail vous allez devenir l’interlocuteur principal de cet organisme. Quelles sont les aides au logement que peuvent percevoir vos locataires ? Quelles sont vos obligations en tant que gestionnaire ? Voici quelques éléments de réponse ainsi qu’un aperçu de ce que ces aides vont impliquer au niveau de la gestion comptable de votre portefeuille.

1. Les aides au logement

Il y a plusieurs aides possibles, toutes attribuées sous conditions de ressources. Il faut noter qu’à partir du 1^er janvier 2020, les ressources du locataire seront calculées sur la base des 12 derniers mois glissants et non plus sur les revenus d’il y a deux ans.

• L’APL ou aide personnalisée au logement : elle est destinée à toute personne locataire d’un logement neuf ou ancien. Elle est versée sans condition d’âge et quelle que soit la situation familiale mais il faut que le logement ait fait l’objet d’une convention entre le propriétaire et l’Etat pour fixer entre autres l’évolution du loyer, la durée du contrat de location, les critères de décence…
• L’ALF ou allocation de logement à caractère familial : elle est destinée aux personnes n’entrant pas dans le champ d’application de l’APL mais qui ont des enfants ou d’autres personnes à charge ou pour les jeunes ménages mariés depuis moins de 5 ans.
• L’ALS ou allocation de logement à caractère social : elle est versée aux locataires ne pouvant prétendre ni à l’APL ni à l’ALF.

Ces aides ayant pour objet de réduire le montant du loyer, si c’est vous qui percevez la CAF dans le cadre de votre mission d’administrateur de biens, cela sous-entend bien sûr une diminution du loyer demandé à votre locataire. Mais vous avez aussi d’autres obligations.

2. Les obligations du gestionnaire

Dans la majorité des cas (nous verrons plus loin les différentes possibilités), c’est vous en tant qu’administrateur de biens qui touchez directement la CAF pour le compte de vos locataires. Cela implique donc pour vous certaines responsabilités vis-à-vis de cet organisme :

• Vous devenez l’interlocuteur privilégié de la caisse d’allocations familiales et devez être disponible pour répondre à toute demande d’information, et ce, durant toute la durée du bail. Vous devez également informer cet organisme en cas de changements vous concernant : nouvelles coordonnées de contact, nouveau RIB…
• S’il revient au locataire de faire sa demande d’aide au logement en entrant dans le bien, c’est par contre à vous d’informer la CAF en cas de départ de ce dernier en lui transmettant une déclaration de fin de location. Il s’agit d’un courrier envoyé à la CAF dont dépend votre locataire, lui demandant de suspendre le versement des allocations à compter de la date de sortie du logement. Cette demande doit mentionner le nom, prénom, numéro d’allocataire ainsi que la date à laquelle le locataire a quitté le logement. Vous pourrez également spécifier la nouvelle adresse indiquée par le locataire à sa sortie. De cette manière, vous éviterez d’encaisser un trop perçu de la part de la CAF qu’il vous faudra reverser par la suite. 
• De la même manière, vous devez aussi signaler à la CAF lorsque l’un de vos locataires ne paie pas son loyer. La caisse d’allocations familiales considère qu’un locataire est en situation de loyer impayé quand il doit une somme égale à au moins deux fois le montant mensuel brut de son loyer ou encore lorsque trois mois de loyers (et de charges) consécutifs n’ont pas été payés, déduction faite des aides au logement.

Enfin, percevoir les aides au logement pour le compte des locataires implique aussi pour vous, administrateur de biens, une gestion comptable particulière. Nous allons détailler ce point dans le paragraphe suivant.

3. La prise en compte de la CAF en comptabilité

Il y a ici deux cas de figure :

• Le locataire perçoit directement ses droits en provenance de la CAF,
• Le propriétaire ou son mandataire, l’administrateur de biens, dans notre cas, perçoit les aides au logement.

Concentrons-nous sur le second point. C’est donc vous qui, en tant que mandataire du propriétaire-bailleur, percevez les aides au logement pour le compte du locataire. Le versement de ces sommes doit être pris en compte au niveau comptable et va engendrer plusieurs actions de votre part :

• En tant qu’administrateur de biens, vous allez percevoir un virement unique de la part de la CAF. Vous recevez également un bordereau qui va vous permettre de ventiler les aides sur le compte de chacun de vos locataires. À noter que si votre agence gère des biens sur plusieurs départements, vous allez recevoir un versement CAF par département concerné. Vous pouvez également recevoir plusieurs virements et plusieurs bordereaux en cas d’entrée locataire en milieu de mois.
• Vous allez ensuite enregistrer pour chaque locataire les aides au logement dont il bénéficie et celles-ci vont apparaitre sur la quittance de loyer comme un encaissement locataire. Vous pouvez recevoir des lettres d’information de la CAF en cas de mise à jour des droits de vos locataires (changement de situation, de revenus…). Il vous faudra donc réenregistrer les montants CAF.
• La prise en compte des aides au logement perçues va ainsi engendrer une diminution du montant du loyer que vous allez demander au locataire.

Dans le cadre de votre mission d’administrateur de biens, vous êtes amené à interagir avec de nombreux acteurs qui gravitent autour des biens que vous gérez comme des prestataires ou encore certains organismes publics. Il est important de connaître vos obligations vis-à-vis de ces interlocuteurs afin d’apporter un service de qualité à vos clients et d’être le plus efficace possible dans votre gestion au quotidien.