Logiciel gestion de copropriété : la bonne solution pour développer son activité de syndic ?

le 18 janv. 2019 12:06:24

Vous êtes syndic de copropriété et vous souhaitez développer votre portefeuille ? Qu’il s’agisse d’un lancement d’activité ou d’un cabinet existant un logiciel de gestion de copropriété peut s’avérer un atout de taille. Encore faut-il choisir la solution la plus adaptée à votre profil et à vos besoins. Nous allons tâcher ici de vous donner quelques pistes de réflexion qui permettront de vous orienter parmi les offres proposées sur le marché. 

1. Privilégier un logiciel complet

Le métier de syndic est complexe et fait appel à des compétences variées. Pour cette raison, vous allez avoir besoin de plusieurs outils afin d’aborder sereinement le développement de votre portefeuille : un outil pour gérer la comptabilité, un autre pour gérer les demandes d’interventions, un module pour la gestion des assemblées générales, pour la gestion bancaire, une solution pour communiquer avec vos copropriétaires…

Pour être plus efficace dans votre gestion quotidienne, nous vous recommandons de choisir le logiciel de gestion de copropriété le plus complet possible. En effet, avec tous les outils réunis au même endroit, vous gagnerez du temps et vous simplifierez considérablement la réalisation de vos tâches quotidiennes.

Depuis quelques années, des solutions innovantes sont apparues sur le marché. Elles mettent en avant leur aspect global, leur vision à 360°. Les plus puissantes sont présentées sous forme de plateforme 100% web, ce qui en fait en plus des outils pratiques d’utilisation.

L’intérêt de ces solutions hyper connectées réside dans le fait que les différents modules ne sont pas seulement reliés entre eux mais sont carrément interfacés dans la plateforme pour une centralisation totale des informations. Par exemple lorsqu’un copropriétaire vous signale un incident,

la solution va vous permettre à la fois de gérer les devis fournisseurs, d’informer la copropriété concernée, de payer la facture, de l’intégrer en comptabilité et de la diffuser sur l’extranet de vos copropriétaires, le tout en quelques clics seulement.

De plus, l’intérêt d’un logiciel de gestion de copropriété complet est de limiter le nombre de prestataires pour votre agence. Vous n’avez ainsi qu’un seul contact pour tous vos outils de gestion ce qui va simplifier votre quotidien et vous permettre de développer un relationnel privilégié. 

2. Les avantages d'un logiciel

En utilisant un logiciel de gestion de copropriété vous allez pouvoir développer votre portefeuille de façon plus efficace mais aussi de manière plus sereine. En effet, la solution logicielle va vous permettre :

- d’automatiser les tâches : pouvoir faire en quelques clics seulement des tâches qui étaient complexes à faire « à la main » ou encore trop répétitives, voilà le premier intérêt du logiciel de gestion de copropriété. C’est en quelque sorte un premier pas vers l’industrialisation de vos process qui va vous permettre de pouvoir vous développer sans craindre d’être submergé par l’arrivée de nouveaux contrats. Indispensable lorsqu’on sait que de nombreux syndics refusent de prendre en gestion de nouvelles copropriétés faute de temps.

- de vous dégager du temps : utiliser un logiciel de gestion de copropriété va vous permettre de de gagner du temps dans la gestion administrative et comptable des dossiers. Vous allez pouvoir employer ce temps à d’autres activités comme le développement commercial de votre portefeuille ou encore à être plus présent auprès de vos copropriétés.

- de limiter les erreurs : la solution logicielle va vous apporter de la rigueur et vous permettre d’une part de réduire les erreurs d’inattention et d’autre part de pouvoir vérifier l’exactitude des données saisies notamment au niveau des traitements comptables. Le logiciel pourra vous alerter en cas d’irrégularité avec un message spécifique ou en faisant apparaître en rouge un solde négatif ou une anomalie.

- de mettre en avant votre professionnalisme : des éditions comptables claires, la mise à disposition d’un extranet qualitatif pour vos copropriétaires sont autant d’avantages dont vont pouvoir bénéficier vos copropriétaires grâce au logiciel de gestion de copropriété. Ces éléments vont vous permettre de valoriser votre rôle et vos missions auprès des copropriétés que vous gérez. 

3. Se faire accompagner pour une meilleure rentabilité

Pour développer votre portefeuille en toute sérénité l’un de vos objectifs sera d’atteindre au plus tôt un seuil de rentabilité acceptable. Pour cela certains prestataires offrent des solutions qui vont au-delà du simple logiciel de gestion de copropriété avec une prestation de service adaptée à l’activité de syndic. Le service en question s’appuie sur une plateforme 100% web telle que décrite dans la première partie de cet article et propose l’externalisation d’une partie de la gestion comptable des copropriétés. Le but est pour vous syndic d’avoir plus de temps à consacrer au développement commercial de votre portefeuille mais aussi de bénéficier de plus de souplesse au niveau de la gestion de votre cabinet.

Vous limitez les contraintes liées à la gestion du personnel en bénéficiant dès le départ si vous êtes en lancement d’activité du savoir-faire d’une équipe de gestionnaires de copropriété expérimentés. Et si votre cabinet est déjà en place ce service vous permettra d’absorber plus simplement l’augmentation de la charge de travail généré par le développement de votre portefeuille. En effet, ces prestataires prennent en charge notamment la reprise des copropriétés, les appels de fonds, les relances, la préparation des arrêtés comptables ou encore l’envoi des convocations et procès-verbaux d’assemblées générales…

Cet accompagnement au quotidien vous permettra de bénéficier d’autre part des conseils de spécialistes en gestion de copropriété. Si vous démarrez votre activité de syndic vous pourrez compter sur leur retour d’expérience, un véritable atout surtout si comme dans la plupart des cas vous vous lancez dans l’aventure en solo. Si vous êtes déjà en place sachez que ces prestataires proposent des outils adaptés à vos besoins ainsi qu’à votre volume d’activité : lecteurs de chèques ou scanner de facture à partir d’un certain volume, automatisation de la facturation agence, simplification des opérations bancaires etc.

Un logiciel de gestion de copropriété est donc une solution incontournable pour développer simplement et efficacement votre portefeuille. Notre recommandation : optez dès le départ pour une solution qui soit la plus complète possible et gardez en tête que vous pouvez si vous le souhaitez décider de confier les tâches fastidieuses à un prestataire spécialisé pour vous concentrer sur votre développement et sur le relationnel avec vos copropriétaires.

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