Bien gérer votre 1er locataire, une étape essentielle

Nous avons vu dans les articles précédents les étapes essentielles pour mettre en location votre premier bien. Si vous avez communiqué efficacement sur ce logement vous devriez rapidement recevoir des candidatures de locataires potentiels. Suivant les zones géographiques et compte tenu du manque de logements dans certains secteurs, les candidatures peuvent rapidement affluer. Vous devrez alors sélectionner le candidat, heureux élu, qui signera le bail et pourra accéder au logement. Mais sur quels critères se baser? Quelles sont les informations importantes à connaître concernant le contrat de location? Qu’en est-il de la colocation? Qu’est-ce qu’une caution solidaire? Autant de questions auxquelles nous allons tenter de répondre ici.

1. Les critères importants pour sélectionner efficacement vos locataires

Même si bien entendu certains critères d’appréciation restent subjectifs, plusieurs points doivent être validés avant de retenir un locataire. En tant qu’administrateur de biens, le propriétaire vous a donné tout pouvoir pour le représenter dans cette mission. C’est donc à vous de vous assurer que son logement sera entre de bonnes mains et qu’il pourra percevoir un revenu régulier en échange de la mise à disposition de ce dernier. En cela, la solvabilité du candidat ou encore la pérennité de sa situation font partie des critères majeurs à étudier. Vous pourrez vous en assurer en demandant certains justificatifs de ressources comme le contrat de travail, les trois derniers bulletins de salaire, le dernier avis d’imposition ou encore les trois dernières quittances de loyer. Attention cependant à ne pas exiger trop de justificatifs, ou à fixer des critères discriminants, ce qui serait répréhensible.

2. Que faut-il savoir concernant le bail ou contrat de location ?

Il s’agit du document qui formalise la relation entre le locataire d’un logement et son propriétaire ou dans notre cas le gestionnaire qui le représente. Il y a plusieurs types de contrats de location dont la durée peut varier. Les plus courants sont les baux d’habitation de locations vides qui durent 3 ans ou meublés dont la durée est d’un an (sauf bail étudiant qui dure 9 mois). Les baux commerciaux, quant-à-eux durent généralement 9 ans et leur contenu dépend de l’activité exercée dans les locaux. 

Le contrat de location est indispensable pour fixer les droits et obligations de chacune des parties. C’est à lui qu’on se réfère en cas de litige. Il doit faire figurer notamment le montant du loyer, des charges mais aussi les conditions de renouvellement et de dénonciation. A noter que le locataire peut résilier son contrat de location à tout moment moyennant un préavis alors que le propriétaire ne peut le faire qu’à date anniversaire du bail sauf motif légitime (pour vendre le bien, l’occuper…)

3. Qu’est-ce qu’une colocation et quelles implications pour vous en tant que gestionnaire ?

Une colocation intervient lorsque plusieurs locataires occupent le même logement et que celui-ci est leur résidence principale. Elle peut se matérialiser de deux manières :

• soit par un contrat de location unique, signé de tous les colocataires,
• soit par la signature d’autant de baux qu’il y a de colocataires.

Les colocataires peuvent mettre en place un pacte de colocation qui permet de décrire précisément les règles que ce soit vis à vis des dépenses communes, des conditions de départ ou encore de l’utilisation des parties communes. Il arrive également que les colocataires ouvrent un compte joint sur lequel ils sont cotitulaires et solidaires. 

Pour vous en tant que gestionnaire la colocation ne diffère pas énormément d’une location classique d’un point de vue pratique. Si chaque colocataire à signé un bail spécifique alors vous traiterez les dossiers séparément. Si par contre il y a un bail unique pour toute la colocation alors les occupants sont solidaires au niveau comptable. Cette solidarité peut d’ailleurs se formaliser par une clause de solidarité que le propriétaire peut demander à insérer dans le bail afin de se prémunir contre les risques d’insolvabilité. En cas de départ d’un locataire, la location se poursuit avec les colocataires restés dans le logement. 

4. Quel est le rôle de la caution solidaire ?

La caution solidaire est une personne ou un organisme qui s’engage à  s’acquitter du loyer et des charges à la place du locataire dans la mesure où celui-ci serait confronté à des difficultés et ne pourrait pas payer. Pour cela, on signe un document qui sera annexé au contrat de location : l’acte de cautionnement. Peut se porter caution d’un locataire toute personne physique (un membre de la famille, un ami, un tiers…) ou morale (une entreprise ou une association…) à condition d’apporter les garanties financières suffisantes. Ainsi en tant qu’administrateur de biens vous devrez valider la solvabilité du garant au même titre que celle du futur locataire, justificatifs à la clé. 

La caution solidaire, contrairement à la caution simple, peut être contactée directement par le propriétaire ou le gestionnaire qui le représente et ce dès le premier impayé du locataire sans avoir à passer par ce dernier. La procédure ainsi simplifiée est celle retenue dans la grande majorité des cas.

Une fois le locataire sélectionné et le contrat signé, une communication efficace sera la clé d’une location sereine. En tant qu’administrateur de biens, vous serez l’interlocuteur privilégié du locataire en cas d’incident mais également dans la gestion comptable de son dossier. Nous vous conseillons vivement de vous équiper d’un logiciel de gestion locative qui vous permettra de gérer efficacement et simplement le volet comptable tout en mettant à la disposition de vos locataires des outils pour simplifier vos échanges. Un extranet notamment ou encore une application mobile dédiée aux locataires, sont autant d’outils de nouvelle génération à utiliser sans modération afin d’optimiser la communication entre vous et vos locataires.